昨天是講到 Wiki 的功能，今天就換針對「文件」功能，內容分別會講到以下 3 個部分：

1. 如何啟用 文件 功能
2. 文件 的建置與操作（含客製化）
3. Wiki 與 文件功能的比較

那我們就進入正題吧！

文件主要就是用於管理和存儲專案相關檔案的功能。你可以上傳、共享專案檔案，包含各種類型，如Word文檔、PDF、圖像等。然後你對於這些檔案，也有一個類似文件夾的分類，這樣對於文件的整齊度來說，會更有組織感。

使用 文件 功能的前置設定

確認文件相關操作權限

在使用 文件 功能前，跟 Wiki 一樣，也是要記得先確認指定的角色權限中，這樣帳號才能正常進行操作。

設定文件檔案上傳限制

使用 Admin 帳號，可以設定 Redmine 對於上傳檔案的類型、大小的限制，而這個設定不是只侷限在文件檔案功能，在相關議題等可以上傳檔案的地方，都會吃一樣的限制。

開啟文件功能

如果你有需要使用到 文件功能，那麼你就必須要在專案的設定裡面，開啟 文件 模組。

使用文件功能

文件功能操作很簡單，只要選擇指定的文件分類，選擇檔案（或者是貼上網址也可以），就可以完成建置。

文件功能客製化

文件分類

Redmine 預設的文件分類只有兩個，如果在使用上發現不敷使用，就可以透過具備 admin 權限的帳號來增加更多的分類來做選擇。

添加文件自定義欄位

如果你覺得在添加文件的時候，有更多欄位要求，你就可以使用自定義欄位來添加。

以上面的示範說明，比如我希望多添加用戶，用來表達這個文件的主要負責人，後續如果有問題的話，大家也知道要找哪個窗口作回饋，於是我就添加了一個可以選擇用戶的欄位。

另一個很類似的功能：檔案清單

如果眼尖的人可能有注意到，其實還有一個看起來就像雙胞胎的功能「檔案清單」。

文件功能與檔案清單差異

你可以參考上面的動圖，可以看到檔案清單其實有一個特別的欄位輸入「版本」，所以他是一個基於「版本」作為分類基礎來上傳檔案，無法再使用其他分類。

舉一個比較實際的應用場景上：當你這次更新的版本有必要的一些設定 config，就可以額外準備文字檔來上傳到檔案清單，並選定版本號。

另外只有檔案清單這邊會有下載次數統計，文件功能則沒有。如果比起文件分類來說，你更在一看下載次數，就也可以考慮將檔案上傳到檔案清單的功能裡面。

Wiki 與 文件功能 兩者適用性

昨天我們介紹了 wiki，今天介紹了文件，因為兩者都是較為靜態、無互動類型的同步功能，所以以我的使用經驗上，一起綜合評比分析。

Wiki 主要用於創建和共享即時更新的知識性內容，例如說明、常見問題、專案指南等，所以會建議可以用在以下 2 種用途：

• 內部知識分享：將專案相關的內部知識和資訊集中在一個地方，供團隊成員查閱和更新。
• 專案文件庫：用於存儲專案相關的文檔、規格、需求和設計文件，比如 PRD 需求文件。

這些會時時、頻繁與時俱進更新的內容，就直接讓他使用 wiki 來呈現。

Document 則專注於文件管理，用於存儲各種文件類型，並提供版本控制和文件組織功能，重點是這些文件通常都是靜態的，不需要頻繁更新，所以會建議可以用在像是素材、投影片等非「Word」型態的類型的檔案，讓團隊成員很方便的下載和使用。

簡單言之！！Wiki 用於知識共享和協作（而且有版本紀錄），而 Document 用於文件存放，你可以根據你的需求選擇使用其中之一或兩者結合使用。

今天就告一個段落，明天我們將會分享「相對動態」的團隊協作功能：論壇與新聞！