接續昨日，在之前我們列出的幾個「開周會的目的」當中，目的1其實可以用其他方式取代。

若團隊裡本就安排了特別會議來確認專案工作進度的話，其實 Weekly Meeting裡有參與專案的人其實沒什麼新資訊要講，我們也只需從特別會議上的報告就可以掌握該部屬的工作進度了。另外，也可以請部屬每周交「工作週報」，主管先透過週報來了解狀況，如果有看不懂的項目或不滿意的工作進度，再個別找該部屬來談即可。這樣，就可省下其他人在會議上「旁聽」的時間。

目的2則是可以透過每個專案開始前，召集一次團隊聚會，請大家介紹自己負責的部分。另外，也可以在每季召集團隊開個分享會，請大家各自分享這季工作上用到的專業技能，或者專業領域上的成長或新知。透過這種方法來做，也可大幅減少平常周會用掉的時間。

若想達成目的3, 透過「開周會」的方式其實不太可能如願。試想，單單各自報告工作進度，以及主管給的工作指示，怎麼會創造任何團隊互動呢？除非大家可以在周會裡自由地聊天、抱怨、開玩笑，不然「開周會」實在無助於目的3的達成。多辦些需要團隊合作的 team building，反倒會創造工作以外的合作互動機會，對於目的3會有正面效果。

至於目的4，則一定得透過召集所有人開會才能達成。不過因為這類重大事件應該不會太多，所以在有需要時在額外開會也可。

總結來說，「一次召集所有人來開會」這件事會同時占用所有人的時間，時間成本很高，除非有非得集合所有人一起才能解決的事，最好是能免則免。雖然代價是可能會多花些主管的時間，但只要能省下所有部屬的時間，總和來說還是很划算的。