回想2023年我參加一場非常難忘的研討會 - RSG Taipei 2023，其中一個議程是採用非常自由、互動性強的 「Open Space」 的會議模式進行。活動開始時，所有與會者聚集在一起，由主持人簡單介紹 Open Space 的原則與運作方式，並鼓勵大家提出自己希望解決的問題；每個參與者都有機會將自己的議題寫下來，並張貼在會場中的「議題牆」上；這些問題會被收集，然後所有人共同挑選出 10 個最關鍵的問題。

每個議題會被分配到不同的場地區域，每個人可以自由選擇自己感興趣的主題，走到那個區域參與討論或提出自己的看法。這種自我驅動的模式打破了傳統的會議框架，允許每個人自由流動，不受限於時間或角色的束縛。

討論過程並非僅限於問題提出者主導，所有人都可以自由發表意見、分享經驗。最終，問題提出者會根據討論的結果彙整出潛在的解決方案，並在會議結束時與大家分享。這樣的模式使每個參與者能夠在開放、安全的環境中自由探索問題並尋求解決之道。

這樣的進行方式能夠促進開放式的對話與集體智慧，讓每個人都有發言機會，同時允許在場的專家、同行進行實質性貢獻。

何謂「Open Space」

由 Harrison Owen 在 1980 年代初創立的會議模式，專門用來促進大型團體進行高效溝通和協作，尤其適合討論複雜問題或需要創造性解決方案的場景。Open Space 的核心理念是提供一個開放、無結構的環境，允許參與者根據他們的興趣和需求，自由決定他們想參與的話題討論。

Open Space 的進行模式

1. 啟動會議： 整個會議通常會由一位引導者簡要介紹 Open Space 的原則和進行方式，並且設置一個議題牆（Agenda Wall），讓參與者貼上他們關心的問題。

2. 議題提出： 參與者可以在會議初期將他們想討論的主題或問題寫在紙條上，並將其貼在議題牆上。這樣每個人都能看到當前有哪些討論主題。

3. 時間與空間配置： 提出議題後，會場會配置不同的討論區域和時間段，供參與者選擇。這樣每個人可以根據自己的興趣選擇參與一個或多個議題的討論，這被稱為「蝴蝶效應」（Butterfly Effect）和「蜜蜂效應」（Bumblebee Effect）——人們可以像蜜蜂一樣在討論區之間移動，或像蝴蝶一樣隨興流動、觀察和參與。

4. 討論過程： 各個議題的討論並沒有固定的主持人，問題提出者通常會自然成為討論的引導者，但所有參與者都可以發表意見、分享經驗和建議。討論內容可以被紀錄，並且在會議結束時分享給所有參與者。

5. 總結與反饋： 最後，議題提出者會對討論的結果進行彙整，並分享解決方案或問題的進展。這一過程讓每個參與者都有機會了解其他議題的進展和成果。

Open Space 的四大原則

1. 對的人：參與者來到這裡的人，都是應該來的人（Whoever comes are the right people）。
2. 對的時間：當討論開始時，這正是它應該開始的時刻（Whenever it starts is the right time）。
3. 對的結果：無論進展如何，它都是適合的結果（Whatever happens is the only thing that could have）。
4. 結束就讓它結束：當事情結束時，它就應該結束了（When it's over, it's over）。

Open Space 的「兩隻腳法則」

參與者可以自由離開或加入任何他們感興趣的討論。這種彈性鼓勵人們在最能激發他們熱情和貢獻的地方發揮作用。

應用場景

Open Space 非常適合應用於需要協作、創新、問題解決的場合，特別是在敏捷團隊的運作中，它常被用來促進回顧會議（Retrospective）和問題解決會議，鼓勵團隊成員在自由和安全的環境中提出和解決問題。

回顧會議的目的是集體反思過去的工作，找出可以改進的地方，而「Open Space」提供了一個靈活、開放的空間，讓每個人都能主動提出問題並解決它。這讓團隊成員在一個安全、無壓力的環境中自由表達想法，進而促進更深層次的討論和創新解決方案。特別是在敏捷運作中，回顧會議常常被限制在預設的框架中，但 Open Space 的自由度和彈性則可以激發更多的靈感和想法。

總結來說，Open Space 是一種創造性、動態的會議形式，強調自由參與和自我組織，這非常適合應用在敏捷團隊中，特別是在回顧會議或問題解決的場合，幫助團隊更高效地集思廣益，快速迭代解決方案。