辦公流程自動化不僅能大幅增加效率，同時也能減低後勤人員的負擔，讓他們能更專注於核心業務。而以微軟（Microsoft）、谷歌（Google）而言，自動化辦公流程可透過以下三種方式達成：

上篇提出程式進行自動化流程的時的注意重點，而本篇將主要介紹透過應用程式進行的自動化流程時的溝通方式。

雖然透過常用的文書軟體（如：Google sheet、Excel、Word...等）也能開發完整系統，但對於常跑外勤、無法常用電腦的後勤人員（如：業務）來說，仍有很多的使用限制，小則造成人員討厭paper work但資料無誤（如：訂單資料），大則資料無法補齊（如：每日陌生開發紀錄、零用金使用紀錄）。

而當人員不照公司規定進行時，公司當然能透過各種方式管理並要求人員，如：天天盯進度、要求每週補齊進度、額外僱用助理、提出罰款要求...等，短時間內的效果通常不錯，但在一定時間之後便會隨著時間慢慢打折，或只能先喊卡（如：遇到旺季需要先專注於業務，管不到這件事了）。

應用程式開發－除了要「能開發」，更要能「被接受」

Excel通常是後勤部門的基本工具，更是許多客戶、廠商提供/接收資料的方式，換言之，對於後勤部門的人員而言，在沒有公司自建軟體、系統的狀況下，Excel/Google sheet通常就是首選或甚至是「唯一」的選擇。

當透過應用程式建立自動化辦公流程時，對於後勤部門來說，比起「太好了！這個好方便」，「這樣我還要做什麼呢？」可能會是更容易出現的一個想法。

對於人員而言，工作內容與**定位(團隊內的角色)**是重要的考量點。

溝通切入點1－使用者(員工)友善

雖然文書軟體的使用相對簡單，也能建立許多不同版面的文件，但也因此在調整檔案的過程中，人員經常需要進行的瑣碎項目，如：調整背景顏色、框線、欄寬...等。這些其實正是降低工作效率的主因，而最糟的狀況甚至是連內容都需要重新調整一次。（之前用Word改空白履歷格式改了3小時，整個只能說呵呵）

也許有人會說：「雖然資料沒那麼好看，但還是看得懂資料啊，不用那麼完美主義」，但試問如果同時收到兩個廠商的報價單，兩份資料內容一樣僅格式不同：廠商A的資料格式正常，廠商B的資料歪斜、字有大有小，那如果是你，會決定與廠商A還是廠商B合作呢？

使用者(員工)友善不僅能提升工作效率，更能讓成品顯得更專業，提升服務的可靠度。

溝通切入點2－行動裝置友善

文書軟體的另一個缺點就是「使用行動裝置的編輯內容」，多數人員出外勤時都選擇透過筆電或回到辦公室時再處理文件，而這並不是因為不清楚有手機/平板版的Google sheet/Excel，而是因為不方便編輯（甚至有些功能手機版並不會有）。

但要注意的是，如果對象是外勤比例不大的人員（如：每天最多只要跑半小時外勤），「在非辦公室時間處理資料」通常會直接聯想到「下班時間用公事」，反而會引起更大的反彈！

行動裝置友善適合外勤人員（如：業務）、常在各部門間奔走的助理...等。

沒有程式開發經驗怎麼辦？

目前市面上有許多No-code/low-code的產品，而無論是Power Apps還是Appsheet都屬於此類，而雖然使用時仍需要使用一些指令，但那其實就只是寫法不同的函數而已，所以沒有程式經驗也還是能上手的。

不過因為仍是「應用程式開發」，所以部分步驟仍與一般使用方式不同，以新增使用者為例：可透過網域授權、建立使用者清單、限制特定條件的使用者...等方式設定，因此限制很重要，要小心不要隨便允許/公開/取消限制。

就像手機預設的防火牆不要隨意關掉一樣，應用程式開發時的整體預設(如：不允許其他網域的使用者、版本發佈)先不要隨意變動，一邊調整內容(如：建立欄位、調整欄位格式)一邊慢慢摸索就好。