在企業導入 Odoo 的過程中，「使用者與權限管理」是資料安全與流程控管的地基。

本文聚焦完整的使用者生命週期：從新增與邀請、使用者類型選擇（Internal／Portal／Public）、到停用（封存）與密碼政策與重設流程。

你將獲得一套清楚、可落地的操作步驟與治理建議，幫助系統管理員在不影響日常營運的前提下，落實最小權限原則（Least Privilege）、符合資安要求，並同時讓內外部利害關係人（同仁、客戶／供應商與網站訪客）在正確的邊界內協作。建議在正式環境前，先於測試資料庫演練並建立內部 SOP，以降低設定失誤所帶來的風險。

新增個別使用者

路徑：設定 (Settings) → 使用者區段 → 管理使用者 (Manage Users) → 新增 (New)

1. 進入 設定 → 管理使用者，點擊 新增。

2. 填寫表單必要資訊（姓名、電子郵件等）。

3. 切換至 存取權限 (Access Rights) 標籤，選擇其在各應用程式的群組。

   • 顯示的應用程式清單，會依資料庫中已安裝的應用程式而異。

4. 儲存表單以建立使用者。

小提醒：群組決定功能範圍與資料存取深度，務必與職務相符（例如會計、銷售、存貨、網站）。

使用者邀請流程

自動邀請

• 建立使用者並儲存後，系統會自動寄送邀請郵件到該使用者的電子郵件。

• 使用者需點擊郵件連結以接受邀請並建立資料庫登入帳號。

使用者類型

• 內部使用者 (Internal User)
  完整的資料庫使用者，可依設定的存取權限使用各種功能。

• 入口網站使用者 (Portal User)
  外部使用者，僅能透過入口網站查看被授權的記錄，具預設的特定存取權限。

• 公開使用者 (Public User)
  透過網站前端瀏覽的訪客身份，用於未登入的網站訪客。

選型建議：

• 對內同仁：選 Internal，並指派對應群組。

• 客戶/供應商查詢訂單、發票等：選 Portal。

• 一般網站訪客：系統使用 Public 身份。

停用（封存）使用者

路徑：設定 (Settings) → 使用者區段 → 管理使用者 (Manage Users)

1. 勾選要停用的使用者左側核取方塊。

2. 點擊 動作 (Actions) → 選擇 封存 (Archive)。

3. 在確認視窗中點擊 確定 (OK) 完成。

注意：封存並不會刪除歷史紀錄；若人員回任，可再解除封存恢復使用。

密碼管理概述

密碼管理讓使用者能安全、隨時地自行存取資料庫。Odoo 支援多種重設密碼的方式。

最小密碼長度設定

路徑：設定 (Settings) → 權限 (Permissions) 區段

• 在 最小密碼長度 (Minimum Password Length) 欄位輸入密碼長度（預設 8）。

• 視內規或資安要求調整長度。

重設密碼選項

從登入頁面重設

路徑：設定 (Settings) → 權限 (Permissions)

• 可啟用/停用登入頁面直接重設密碼功能（預設啟用）。

• 勾選 密碼重設 (Password Reset) 後儲存，使用者即可在登入頁面點選「忘記密碼」。

發送重設指示（管理員）

路徑：設定 (Settings) → 使用者與公司 (Users & Companies) → 使用者 (Users)

1. 開啟目標使用者的表單。

2. 點擊 發送密碼重設指示 (Send Password Reset Instructions)。

3. 系統會寄送重設連結至該使用者信箱。

直接變更使用者密碼（管理員）

路徑：設定 (Settings) → 使用者與公司 (Users & Companies) → 使用者 (Users)

1. 開啟目標使用者的表單。

2. 點擊 動作 (Actions) → 變更密碼 (Change Password)。

3. 在彈出視窗輸入新密碼，並點擊 變更密碼 確認。

資安建議：優先採用「寄送重設連結」讓使用者自行設定；除非必要，不要由管理員代設密碼。

結論

正確的使用者治理，關鍵在「清楚的角色邊界 + 一致的作業流程」。將本文流程內化為日常習慣，可快速提升系統安全與可維運性：

• 建群組、再派人：先設計好群組與權限，再建立使用者並指派，確保權限一致。

• Internal／Portal 清楚分流：內部同仁用 Internal；客戶／供應商改用 Portal，避免過度授權。

• 封存優先於刪除：人員異動時立即封存，保留歷史紀錄、便於日後復任。

• 密碼政策到位：設定最小密碼長度，優先使用「寄送重設連結」取代管理員代設。

• 建立定期盤點：每季檢視「不活躍使用者」「異常高權限群組」，必要時封存或調整。

若遇到邀請信未收到，可重新發送並檢查垃圾郵件；無法登入時，先查使用者是否被封存與群組是否正確。把以上流程制度化，你的 Odoo 將同時兼顧安全、合規與使用效率。