資料專案為什麼比 IT 專案更多利害關係人？

同樣是做專案，IT 專案開會時頂多 3～5 個人，而資料專案一開會，竟然能塞滿一整個會議室？
行銷、業務、資安、IT、法遵，大家輪流發表意見，句句有理，但句句衝突。

到底發生了什麼事？為什麼資料專案的利害關係人會這麼多、這麼雜、這麼難搞？

💡 IT 專案的角色清楚，資料專案卻像社區大會

先來看個對比：
在傳統 IT 專案中，常見的利害關係人其實不多，通常有三大類：

• 需求端：通常是業務部門，提出系統需求的人
• IT 團隊：負責開發、建置與維運系統的人
• 使用者：實際會操作系統的人（有時和需求端是同一批人）

這種專案通常比較像是「我知道我要什麼，請你幫我做出來」的委託關係。
PM 重點是控制時程、成本與交付。

但資料專案呢？

這些人彼此可能素未謀面，卻跟這些資料都有關。。

常見的資料專案角色包括：

• 資料產出者：上游系統或業務單位，負責提供原始資料
• 資料處理者：資料工程師、IT 團隊，處理、轉換、清洗資料
• 資料使用者：行銷、營運、分析師，實際分析或用來決策的人
• 資料管理者：資安、法遵、資料治理部門，關心資料是否合規
• 決策高層：使用報表與儀表板做策略判斷的人

這些人橫跨組織縱向（高層、中層、基層）與橫向（不同部門），他們對資料的定義、期待與焦慮，完全不同。

⚔️ 衝突背後的真相：你的 KPI 不是我的 KPI

你會發現，每個部門都在堅持自己的需求是最重要的。對 PM 來說，這意味著必須在不同需求、焦慮與期望之間穿梭，協調各方，確保專案能順利推進。

舉幾個例子：

• 資安部門 的 KPI 是「風險控管」：
  他們第一時間想到的是：「這資料能存多久？會不會被濫用？該不該打馬賽克？」
• IT 團隊 的 KPI 是「系統穩定」：
  他們最在意的是：「這樣的資料量會不會影響既有流程？需不需要改架構？」
• 行銷部門 的 KPI 是「成效與轉換率」：
  他們反而希望「資料越即時越好、越細越棒、最好還能一鍵查詢」。

🏛️ 資料專案 PM 是跨部門外交官

資料專案的 PM 更像是「跨部門外交官」。任務包含

• 協調內部部門，化解立場分歧
  資料專案常跨越行銷、IT、資安、法遵等部門。PM 需要在他們之間搭建溝通橋樑，促進資訊交流與共識形成。

• 與其他廠商溝通，明確責任邊界
  一個資料專案常常牽涉到多家乙方。PM 要釐清責任區塊，避免「你以為他會做、他以為你會管」的模糊地帶。

• 在多重觀點中，對齊共同目標
  每個角色都有不同的 KPI，PM 要從中找到交集，建立大家都能接受的目標與驗收標準。

• 辨識什麼能談、什麼不能談
  有些要求是硬性規定（例如資安法規），有些只是需求提出者之偏好（例如欄位命名方式）。PM 要能區分這兩種，不要在無法妥協的點上浪費時間，或是在能妥協的議題花很多時間討論。

除了上述任務，資料專案常常還出現以下狀況
- 你知道的他知道嗎？
在資訊高度不對稱的情況下，PM 應主動補充相關背景脈絡，協助不同角色之間化解理解落差。畢竟不是每一場會議，所有關鍵利害關係人都能參與，但資訊仍需要被妥善傳遞。

- 你在說什麼？
在資料專案裡，最常見的問題往往不是意見衝突，而是彼此講的根本不是同一種語言。資安講風險、行銷講轉換、工程師講欄位命名──沒有人有惡意，但都聽不懂對方的語言。PM 的責任之一，就是設法讓他們真正「聽見彼此」，用圖解、翻譯、比喻、甚至重述對方的話，讓彼此站在同一個認知基礎上。

- 聽懂了，然後呢？
就算能聽懂彼此，也不代表開會能有結果。如果會議中沒有擁有決策權的人，或沒人能提供必要的背景資訊，最終也只會討論半天、無法定案。所以另一個 PM 的關鍵任務是：事前辨識利害關係人角色，確保把該做決定的人、該補充資訊的人找進來。

🔍 如何讓專案從混亂回到正軌？

1. 把利害關係人齊聚一堂

讓大家聽見彼此的需求與限制，不然永遠只有 PM 在轉述與承擔團隊間的資訊落差。

2. 用可視化工具對齊角色的認知

像是 RACI 表、資料流向圖，把誰該做什麼、為什麼做，透過工具讓大家理解一致。

3. 在「怎麼做」之前，先問清楚「為什麼做、為了誰做」

這個步驟常被跳過，但它其實是讓大家少走冤枉路的關鍵，因為只有對齊目的與對象，才能知道哪些需求是核心、哪些是可有可無，避免浪費時間。

4. 找出共通核心需求與不可妥協需求

每個人都會喊出一堆需求，但有些其實是 nice-to-have。PM 的價值就是從混亂中萃取「真正的需要」。

如果說 IT 專案像是專注蓋一棟樓，資料專案更像是規劃一整個城市。

人多嘴雜是常態，需求反覆是必然，政治協商是日常。

資料專案的成功，不只靠技術，更重要的是團隊共識。