對中小企業來說，「自動化」已經不是選項，而是必須。許多老闆或團隊常常要一人分飾多角，行銷、客服、行政、報表全都要自己扛。如果能善用自動化工具，就能減少重複作業，降低出錯率，把時間省下來投入到更有價值的地方。

那麼，中小企業到底可以選擇哪些自動化工具呢？目前主要有三種常見的路線，我會按照客製化程度由低到高來說明，並分享我自己的觀察與使用心得。另外，最近也開始出現所謂的 AI Agent 工具，雖然我還沒有實際使用過，但會在結尾先簡單提一下，之後如果有實戰經驗再專文分享。

1.特定需求型 SaaS 工具：快速上手，功能完整

這一類工具是針對單一需求而設計的 SaaS（Software as a Service）。例如：

• CRM 與行銷：HubSpot、Kit、Mailchimp...
• 客服：Super8、Chatbase...
• LINE 官方帳號：可設定自動回覆、分眾推播...

這些工具的好處是 「開箱即用」，幾乎不用懂技術，就能快速導入。特別適合中小企業一開始要解決「某一個明確痛點」時，例如需要自動化寄送 EDM，或是讓客服訊息能自動分類。

缺點是 客製化程度較低，畢竟多半是套裝好的功能，能改的範圍有限。不過現在也有越來越多 SaaS 工具在跨系統整合方面做得很好，因此是否足夠要看你的需求複雜度。

2.整合平台：跨系統自動化與流程整合（No-code / Low-code 自動化工具）

當企業的需求不再只是一個系統，而是「多個軟體要互相串接」時，就會需要這類 Workflow Automation / Integration Platform（工作流程自動化平台 / 整合平台），也就是常說的「膠水工具」。代表性的有：

• Zapier
• Make
• n8n

打個比方，這種工具就像是一組積木，你可以把一塊塊代表不同功能的積木拼接起來。每一塊積木可能代表「讀取表單資料」、「格式轉換」、「自動寄信」或「發佈到 Facebook」等功能，積木與積木之間透過資料傳遞連結在一起，最後就能拼湊成一個完整的自動化流程。對中小企業來說，這是在成長階段非常合適的選擇，能把行銷、客服、內部報表、雲端硬碟等流程串起來。

我自己一開始接觸自動化，就是從這類工具開始。Zapier、Make 我都有試過，但最後選擇 n8n 作為主要工具。原因很簡單：成本與彈性。

- Zapier：免費版功能有限，專業方案約每月 20–30 美元，依照操作次數計價，使用量大會迅速變貴。

- Make：免費版限制操作數，進階方案約每月 10 美元，同樣依操作次數（Operations）計價，流程多時會快速消耗額度。

- n8n：雲端版約每月 24 歐元，工作流上限越多價格越高；但如果自行部署，就只需伺服器費用。例如用 Zeabur 部署，每月約 5 美元，就能享受幾乎無限的工作流，長期來看最划算。

剛開始使用 n8n 的時候，我的第一個感覺是「天啊，這也太難了吧！」因為相比 Zapier 或 Make，它的介面和設定確實需要多一點摸索。但幸好現在有 AI 可以幫忙，我常常是先把需求描述清楚，再讓 AI 幫我產生流程設計或程式碼，學習曲線就降低許多。做了幾個案子之後，我也發現只要掌握幾個基本節點，比如讀取資料、寫入資料、控制流程等，就會越來越駕輕就熟。這些積木式的功能一旦熟悉，就能快速複製到不同情境，建立起屬於自己的自動化模組。

3.完全客製化：自行程式開發、自架平台 + AI 協作

如果你的流程比較獨特，或者 SaaS 與整合工具都無法完全滿足，那麼就會進入到第三種方式：自己寫程式或外包開發。

這裡有兩種做法：

• 純工程師開發：外包或內聘工程師，依照需求打造專屬系統。
• AI 輔助寫程式：透過 Cursor、Claude 等 AI 工具，快速生成程式碼，加速開發與除錯。

這種方式的優點是能完全符合你的需求，缺點則是前期投入成本較高，維護也需要技術人員。不過，如果企業內部已經有一定的 IT 能力，或是流程真的很特殊，這會是長遠來看最穩定的選擇。

番外篇：Google Apps Script

Google Apps Script 其實我一直都知道它的存在，但最近才真正開始拿它來實際運用，結果發現很好用。如果需求主要集中在 Google 生態（Sheets、Forms、Gmail、Drive），其實不一定要用 n8n 這類平台，很多事情直接用 Apps Script 就能搞定。

雖然它是以程式碼為主，看起來偏工程化，但現在可以透過 AI 來產生程式，再稍微修改即可，大幅降低了門檻。這也讓我發現，Google 自家能處理的工作，用 Apps Script 往往更簡單、更穩定。

我最近也做了一些小嘗試，像是格式轉換、批次製作客製化檔案...等。在之後的章節我會分享更多案例，展示我是怎麼用 AI 來輔助完成的。

怎麼選擇？我的建議

• 先解決痛點，不要一次做太大：從最急迫的需求開始，先用 SaaS 工具或簡單整合驗證效果。

• 考慮長期成本：Zapier、Make 很方便，但隨著流程數量增加，訂閱費用會很快上升。自架 n8n 或 Apps Script 可能長期更划算。

• 評估團隊能力：如果沒有人會程式，選太複雜的方案會卡住。建議逐步學習或找顧問協助。

• 資料安全與維護：流程一旦自動化，要考慮 API 變動、伺服器維護、資安等問題，這些也需要有人負責。

小結

中小企業的自動化不需要一步到位。先從解決單點需求開始，再逐步走向跨系統整合，最後才是全面客製化。每個階段都有適合的工具，重點是找到符合自己團隊能力與成本結構的方式。

就像我自己，最後最常用的還是 n8n，因為它在成本與彈性之間取得了平衡。雖然一開始學習曲線稍微高，但現在有越來越多教學資源，社群也很活躍，尤其在 Threads 上面有許多大神分享經驗與範例，讓學習門檻降低許多。趁這個時候學起來，絕對是值得的投資。下篇我就會開始分享 n8n 的教學，大家也不要錯過喔！

PS：AI Agent

今天分享的幾種自動化工具，還沒涵蓋到近期很火的 AI Agent。它更像是能自動判斷、執行多步驟任務的「智慧助理」。不過我目前還沒真正使用在實際案例上，主要因為我偏好把流程掌握在自己手裡。像在 n8n，我習慣用固定節點清楚控制資料流向；AI 雖然方便，但仍有資安與透明度的疑慮。對我來說，AI 很適合當輔助，加速程式、內容或報表處理，但若要把整個流程全權交給 AI Agent，我會比較保守。
如果未來在實務上真的有機會應用到，我也會再寫專文和大家分享。