昨天我分享了如何部署 n8n，讓我們有了一個可以運行的環境。
今天我會用一個真實案例，來說明自動化的幾個關鍵元素。
有了這些基礎之後，等到後面分享更完整的串接流程設定時，會更好理解。

案例說明

在國際物流公司的日常作業裡，每天上游廠商在固定的雲端資料夾新增一個 Excel 檔案
要找出特定條件的資料，再更新到 Google Sheet 報表。
傳統做法是：人工下載 → 篩選出特定條件的資料 → 再貼回指定的 Google Sheet

這些步驟看似簡單，卻每天都要重複，既花時間，又容易出錯。

現在如果透過自動化，就能設計一條工作流：

每天早上 9 點自動讀取檔案，篩選出特定條件的，最後更新到指定的 Google Sheet。

這樣一來，不但節省人工操作的時間，資料也更準確，還能即時被後續部門拿去使用。

1. Workflow & Node

要理解這條流程是怎麼運作的，我們需要先建立一個共同語言：在 n8n 裡，整條自動化流程稱為 Workflow，就像是一張串連步驟的流程圖。
而流程圖中的每一個小步驟，稱為 Node。每個 Node 就像積木一樣，負責完成一件單純的任務，例如「搜尋檔案」、「下載檔案」、「寫回資料」等。

下圖展示我為這個案例創建的 Workflow：

這就是今天案例裡的整條 Workflow，由一個個 Node 串起來，每個 Node 功能如下：

1. Schedule Trigger：每天固定時間啟動流程
2. Search files and folders：到指定資料夾找 Excel 檔
3. Download file：把檔案下載下來
4. Extract from File：把 Excel 裡的資料解析出來
5. Filter：篩選需要的資料
6. Update row in sheet：更新到 Google Sheet

接下來，我們就從第一個元素開始講—Trigger（觸發條件）

2. Trigger（觸發條件）

在自動化流程裡，一切都從 Trigger Event 開始。
簡單來說，Trigger 就是定義「什麼時候要啟動這條流程」。

常見的幾種類型：

• Manual Trigger（手動觸發）：自己點一下就能執行流程，常用於測試或臨時要跑一次的情境。
• Scheduled Trigger（排程觸發）：按照時間自動啟動，例如每天早上 9:00 自動執行。
• Event-based Trigger（事件觸發）：當某個事件發生時自動啟動，例如 Google Drive 資料夾有新檔案上傳時，流程就會開始。

在今天的案例中，我用的是 Scheduled Trigger，讓系統固定一個時間，比如每天早上 9 點自動跑流程，去到指定的資料夾找上游廠商最新上傳的 Excel 檔案，之後會自動跑完剩下的流程，不需要再自己打開電腦操作。

3. Input / Processing / Output（節點的資料流動）

在 n8n 裡，每一個 Node 就像工廠產線上的一個 工作站（Station）：
原料被送進來（Input）、在這一站完成加工（Processing）、最後產出結果交給下一站（Output）。

以這個案例的前半段為例：

• Schedule Trigger

  • Input：無，因為它是流程的起點。
  • Processing：根據設定的時間（每天早上 9 點）執行。
  • Output：送出一個訊號，通知流程啟動。

• Search files and folders

  • Input：接收來自 Trigger 的訊號。
  • Processing：在指定的 Google Drive 資料夾搜尋符合條件的檔案。
  • Output：找到的檔案ID，傳給下一個節點。

• Download file

  • Input：接收上一個節點傳來的檔案 ID。
  • Processing：實際把檔案下載下來。
  • Output：輸出可供後續節點使用的檔案內容。

再加上後面三個節點整個串起來，就像一條完整的自動化產線，達成我們的最終目標「自動更新資料到 Google Sheet」。

4. Credential（憑證）

最後要讓整個流程真的能跑起來，還需要一個東西：Credential（憑證）。

你可以把它想成 主管的印章。
在公司裡，文件要生效，一定要蓋上主管的印章，才算正式被認可。

同樣地，Credential 就像這顆「印章」，代表 Google 認可：「這個流程是你授權的」。
因為在這裡，n8n 並不是 Google 自己的服務，它只是幫你代勞。
要讓 n8n 去幫你打開 Google Drive、下載檔案、更新 Google Sheet，就必須先獲得你的允許。

換句話說，n8n 要「用你的 Google 帳號」去做事情，但 Google 不會隨便讓外部工具操作你的帳號，所以需要憑證來證明這一切是合法且被授權的。
沒有印章，文件就算寫好了也不算數；沒有憑證，n8n 就算流程設計好了，也不能動你的資料。

在這個案例中，我們需要讓 n8n 讀取 Google Drive 裡的檔案、更新 Google Sheet，所以必須先設定 Google 的 OAuth 憑證。這就等於是給 n8n 一顆「主管印章」，明確授權它在 Google 生態系裡幫我們做這些動作。

下圖是第二個Google Drive Search files and folders 的 Node
當你要在裡面做設定要去哪個資料夾找新增檔案時
第一個需要設定的項目就是「Credential」

小結

今天我透過一個真實案例，帶大家拆解了 n8n 自動化裡的幾個核心元素：

• Workflow & Node：整條流程像是一條產線，而每個 Node 就像產線上的工作站，各自負責一個步驟。
• Trigger（觸發條件）：定義流程什麼時候開始，例如每天早上 9 點自動啟動。
• Input / Processing / Output（資料流動）：每個 Node 都遵循輸入 → 處理 → 輸出的模式，把資料一站站往下傳。
• Credential（憑證）：就像主管的印章，沒有這顆印章，n8n 就算流程設計好了，也不能幫你操作 Google Drive 或 Google Sheets。
  至於 Google、Facebook、LINE、Threads 等不同服務的憑證，要怎麼一步步設定，我會在接下來的幾篇文章裡分別拆解。

這樣一來，今天你就先掌握了自動化的核心元素。
等打好這個基礎，之後我們再往進階案例（例如自動把 Google Sheet 裡的內容發到 FB、IG、Threads 粉專）發展時，你就能更快理解整個流程。