今日主題：深入瞭解專案管理

一、定義
IT 不只是處理日常的支援與維運，當公司要升級系統、導入新技術或推動數位轉型時，就需要透過專案管理來有條不紊地完成每一個目標。

二、主要職責
以下是 IT 專案管理的主要職責：

1. 制定專案目標與範圍：明確說明這個專案要解決什麼問題，範圍包括哪些工作、不包括哪些，避免資源浪費或目標模糊。
2. 訂定時間表與里程碑：安排每個階段的進度與交付項目（milestone），如：系統測試完成、上線前驗收等。
3. 分配專案資源（人力、預算、設備）：根據任務分派適當人員與工具，同時控管預算，不讓專案超支。
4. 辨識風險並設立因應計畫：像是人員流動、技術障礙或需求變動等，都可能影響專案，要提前規劃備案。
5. 監控進度並即時調整策略：專案過程中持續追蹤進度，若出現落後或障礙，要快速調整策略或資源分配。

三、IT 專案常見類型

1. 系統導入：如 ERP（企業資源規劃）、CRM（客戶關係管理）等大型系統。
2. 軟體開發與升級：如開發新系統、APP，或更新現有系統。
3. IT 架構搬遷：例如資料中心遷移、系統上雲等。
4. 資安強化與合規性專案：如符合 ISO 27001、個資法、資安漏洞修補等。

四、使用工具與方法

1. 專案管理平台：如 Microsoft Project、Trello、Asana、Jira 等，可以用來指派任務、追蹤進度與協作溝通。
2. 專案管理方法論：
   • 瀑布式（Waterfall）：傳統的線性方式，適合範圍明確、變動少的專案。
   • 敏捷式（Agile）與 Scrum：適合需求會變動、需要快速回饋的開發型專案，例如軟體開發。
3. 專案文件：如
   • WBS（工作分解結構）：將整個專案拆分為小任務
   • 甘特圖（Gantt Chart）：視覺化排程與進度追蹤
   • 風險矩陣：分析風險的可能性與影響程度

五、實務案例分享
某公司 IT 團隊在導入 CRM 系統時，選擇使用敏捷式開發方式。他們以兩週為一個迭代（Sprint）進行開發與測試，並在每次迭代結束後收集使用者回饋，不斷修正與優化。結果整個開發時程比原本預期縮短了 30%，而且系統上線後也更貼近使用者需求。