Yvonne～最近就要年中考核了，我覺得這個流程蠻適合自動化的，你可以幫我們嗎？
阿不過只剩一個月，這樣來得及嗎？

這是我第一次聽到這個需求的樣子。

那時候我剛進公司一個月左右，距離績效考核只剩一個月，而我連這條流程長什麼樣都還不確定。

身為一個新人，自然是義(無)不(法)容(拒)辭(絕)地接下了這個挑戰。

壓力山大

其實這個專案從技術上來說一點都不難，只是它剛好同時滿足了三個條件。

它影響全公司所有人。 不是某個部門的內部流程，而是每一個人都會收到信、都要填、都會被評分的事。做壞了不是一個部門卡住、稍微修改就好，而是全公司都會知道我做壞了，績效流程被卡住了。

它有一個不會移動的 deadline。 考核的日期就在那裡，不會因為我還沒做好而往後延。這跟大部分的自動化需求比較不一樣，多數需求原本流程一樣可以照跑，慢一週不會怎麼樣，但這個不行。

而我是一個進公司一個月的新人。 我不知道這條流程以前怎麼跑、不知道各部門的習慣，也不知道哪些環節可以動、哪些碰了會出事。

第一件事：先搞懂它原本怎麼跑

我花了大約三天，跟人資開會、請他們提供資料、排出流程圖，把現在的流程弄清楚。

附帶的收穫是，我因為做這個流程記住了公司所有人的名字。

壞消息是我只記得名字，跟真人對不到臉哈哈哈

玩笑歸玩笑，但這其實也代表著我不再只是為我自己製作自動化工具， 我是在替一群我沒見過的人設計流程。 我手上有完整的組織表，知道誰向誰報告、誰在哪個部門，但我不知道他們平常怎麼工作，誰可能會拖到最後一天、誰會認真看信、誰根本不會打開附件。

原本的流程長這樣

搞清楚之後，這條流程是這樣跑的：

1. 依照評分項目，分別製作表單給夥伴和他的直屬主管
2. 寄給他們，各自填寫
3. 時間到收回，把兩份合併成一份
4. 再同時寄給夥伴和主管，讓他們討論出評分的共識
5. 收回共識分數
6. 彙整不同部門的分數，送給部級主管確認
7. 部級主管確認後，再送給副總與總經理確認

七個步驟裡，人資夾在中間反覆收發，而有四棒的進度根本不在他手上。

這是一條接力，每一棒都在等上一棒。 第 3 步要等所有人填完才能合併，第 6 步要等所有部門都收齊才能彙整。中間任何一個人沒動作，後面全部停住。

而且更麻煩的是，在當下，沒有人知道現在卡在誰身上，人資得一個一個去確認，才會知道還缺誰。

然後不出意外，意外就來了

我把流程畫成流程圖，加上每個階段需要哪些資料、要產出什麼格式的報表，拿去跟人資確認。

確認到一半，他突然說：

啊對了，那個評分項目現在還不是完整的，可以也先給所有主管確認嗎？

整條流程的最前面，突然多出一段我完全不知道的前置作業。

這不是人資故意漏講，只是他覺得這次加上我的幫助，應該可以把他們之前想做的一併做出來。 在看到我提供的流程圖之前，他沒有想到前面可以加上這個前置作業。

如果我沒有把流程畫出來攤在他面前，我大概會一路做到要寄出問卷那天，才發現評分項目根本還沒確認。

於是我回頭去查以前的評分項目有哪些，做成問卷讓主管們確認。

收項目的過程中，我還觀察到人資認為大家評分的依據不太一樣，以至於個人和主管對於分數有時候會有理解上的差異，所以我就問人資，需不需要我幫他們把每個項目的評分標準列出來，讓夥伴和主管有一個共同的依據， 這樣自評和主管評分就比較不會落差太大 ，他們也覺得這個提議不錯，就一起加進去了，這大概是所有流程中唯一一個有用到AI的部分。

搞懂流程，其實是這個專案裡最簡單的部分。

因為畫出來的流程是理想狀態，每個人都會乖乖填表、都會準時、都照順序走，但自動化真正怕的不是流程複雜，是有太多例外情況。

下篇再來分享那些我們當初討論最久的問題，但有趣的是，其中沒有一個是技術問題XD