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DAY 30
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AI 自動化

一個非工程背景 PM 的流程自動化實戰分享系列 第 30 篇

Day 30|這30天我的思考回來了嗎?

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30天前我在簡介裡寫了一句話。

在工作中我已經大量的使用 AI,我希望透過這30天的挑戰找回我的思考。

現在來回顧看看我是否有達成我的初衷。

我原本以為會發生什麼

我以為「找回思考」是讓我重新鍛鍊,少用一點 AI、多自己想一想,想的更深,然後腦袋會回到某個比較好的狀態。

但其實,這30天不是這樣,我用 AI 的量一點都沒有減少。

實際上是為了每天寫一篇,我被迫回去回憶每個專案的細節,然後把當初憑直覺下的判斷,一條一條寫成白紙黑字的規則。

而寫出來之後,結果大致可以分成兩種。

第一種,寫出來才發現當初應該有更好的做法

這一種是我把判斷攤開之後,發現它雖然不算錯,但旁邊還有一條我當初沒看見的路。

我把一件事切成了兩件

考核那個專案,我面對過一個問題,這一步要不要留給人做我在這一題上想得很仔細,哪幾步可以全自動、哪幾步不行、停在哪一層最合理,我都有理由。

然後我把它結案了。

另一個問題我沒有想,那就是我留下來的那個人,需要什麼才做得了這個判斷。我當時覺得那是後面的事,是實作細節,等做到那裡再說。

寫 Day 23 的時候,我把三個專案並排看,才發現這兩個問題根本是同一題。你決定把一個人留在流程裡的那一刻,就需要同時提供他判斷的資源。 你沒給他,那個「留人」就只是在流程上多一顆按鈕,他按下去,可是他沒有判斷的依據。

而我的錯不在實作,在我把一件事切成了兩件,切開的那一刻,第二件就注定會被忘記,因為它看起來像是下一個階段的問題。

方向是對的,但旁邊有一條更快的路

Day 29 那兩次數字對不上,我的判斷是錯在我的串接,所以我往回追。

這個判斷是對的,確實是我的串接有問題,而往回追也確實會找到答案。

但我沒有想到還有另一條路,會計每個月都在產那個數字,她不需要懂我的 API,看一眼差額就能說出它大概是哪一類,我自己對照是在整份資料裡找,她看一眼可以把範圍縮到一小塊。

我當初沒有考慮這條路,而且不是因為我排除了它,是因為它根本沒有出現在我的選項裡。我判斷這是技術問題,技術問題我自己修,整條推理每一步都說得通,所以我一路走到底。

判斷對了,不代表方法對了。 這種錯特別難發現,因為它沒有任何一步看起來是錯的。

這兩次的共同點

我本來以為這一類的問題是我想得不夠深,後來覺得更準確的說法是,我在下判斷的當下,腦袋裡只有一條路。

直覺的特性就是這樣,它給答案給得很快,而且一次只給一個,快到你不會發現它只給了一個。

然後因為那個答案通常可行,我就照著做了,整件事順利結束,沒有任何一刻會讓我停下來問還有沒有別的做法。

而寫的時候我得說明「為什麼要這樣?」,要回答這一題,我就必須把它跟某個別的做法放在一起比,平常我不用比,我只要做得出來就好,我不需要進一步去思考,這就是我思考退化的主因。

第二種,判斷是對的,只是我要讓別人知道為什麼

有一些我寫完之後,判斷結果沒有改變,它本來就對,我要補的是為什麼會這樣判斷。

這裡要講清楚一件事,缺這些背景知識的不是我,是其他人 ,我知道這個流程為什麼長這樣、這個數字為什麼卡在這裡、這一步為什麼不能自動,但它們只存在我腦袋裡,沒有任何人拿得到。

前提沒有被說出來

Day 26 我寫那個 ERP 填單工具,花了好幾個星期,換算下來一年省三小時,那篇文章讀起來像是一筆划不來的投資。

但那不是全部。

我當初願意把那麼多時間花在測試上,是因為我要的不只是「我自己能用」。我希望這個東西之後可以交給其他人,讓他們自己做出自己工作流程的 RPA。而一個只有我會用的工具,測到我能跑就夠了;一個要交給別人的工具,得測到別人亂按也不會出事。

這兩件事的測試成本差很多,而我選了後者。

問題是,這個理由從頭到尾都在我腦袋裡,它決定了我的做法,但它沒有出現在任何地方,讓別人知道我為什麼會這麼做。

我的判斷沒有問題,問題是支撐它的那個前提沒有被說出來。

寫結論,跟寫成文章,不是同一件事

我以前也記過東西,但那種紀錄多半是一句結論,例如這個欄位要用 A 不要用 B。

結論沒有前提,所以下一次情況變了,沒有人知道它還成不成立,包括寫的人自己。

Day 16 我吃過這個虧,一份上個階段留下來的筆記,上面寫著一句結論,我把它當成事實帶了好幾個月,因為那句話旁邊沒有任何東西可以讓我判斷它還準不準。

一篇有架構的文章跟一條筆記的差別就是它會逼我交代完整的背景。 一篇文章要站得住,我得說清楚這個判斷在什麼情況下適用、依據是什麼、換一種情況會怎樣,這些東西平常不會有人問我,我自己也不會主動想,是文章的形式把它們逼出來的。

有架構之後,才談得上方法論

而這才是我真正要的東西。

一條散的經驗只能用在同一件事情上,有架構的判斷可以被 SOP 化,而 SOP 化之後它才是一套方法論。

方法論的價值不在它比較聰明,在換一個人來做,結果還是一樣的。

我現在做的判斷,正確率我覺得不算低,但它的一致性接近零,因為它只存在一個人身上,而且那個人連自己都沒辦法保證每一次都想到同一件事。

Day 20 那個區分就是一個例子,我敢讓程式自動寄信給幾十個人,卻不敢讓它按一下儲存,這個差別我一直都做得出來,但沒有人能從我的程式碼裡看出依據在哪,寫成一句「錯了多久會有人發現」之後,它才變成一條別人也能用的規則,下次碰到一個全新的流程,他可以自己算出同樣的答案。

Day 28 那六個問句也是,我本來就在問,只是它們散在不同的專案裡,從來沒有被收成一張清單。

一個正確但只存在某個人腦袋裡的判斷,它不是一套方法,是一種個人習慣。

兩種思考都是我這30天的收穫

第一種處理的是判斷本身夠不夠好,藉由寫出來,我才會被迫把它跟另一個做法放在一起比一次。

第二種處理的是判斷能不能離開我,寫成有架構的東西,別人才拿得走,才會有一致的結果。

這兩種思考缺一不可。

只做第一種,我的判斷會越來越好,但它還是只有我能用,公司得到的是一個越來越可靠的人,不是一套越來越可靠的做法,而人會離開。

只做第二種,我會非常有效率地把一個不夠好的判斷複製給所有人,一致性本身沒有價值,一致地做對才有,把一條從來沒被比較過的判斷 SOP 化,等於讓所有人穩定地做同一個次好的選擇,而且因為它變成了標準,之後更難改。

原本缺乏的這兩種思考,起源於同一個問題

前面提到的兩種思考看起來是兩件事,但其實成因是同一個。

我不需要講給任何人聽。

公司裡沒有第二個人做這件事,所以我不用寫需求、不用說服工程師、不用在會議上被追問,以前一個想法要落地,中間一定有一段「講給另一個人聽」的過程,那一段在我這裡消失了,因為我自己就能做出來。

做出來就是答案。

而不用講出來,判斷就不會被比較,也不會被傳出去,第一種跟第二種,就是這兩件事各自的後果。

AI 沒有拿走我的思考,它只是將我思考的過程靜音了,所以我不是找回思考,我是把它從靜音狀態拿出來,變成別人聽得到的東西。

回到第一天那個問題

Day 1 的標題是,我做了一年,還是不確定自己做得對不對。

30 天後我還是不確定。

但有一個地方不一樣了,我現在知道我是在哪幾件事情上不確定,而且我能把它們一條一條講出來。

不確定是一樣的,但它從一種感覺變成了一張清單。

感覺沒有辦法被處理,清單可以。

最後的最後,感謝每一個點進來的人,謝謝你願意跟我一起走完這段釐清思緒的路!


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