盤點跟報表的差別

昨天講怎麼篩課。今天講一件更嚴肅的事：那個數字最後是要交出去的。

自己看的盤點和要報出去的數字，標準完全不同。自己看的只要方向對；要報出去的，必須經得起一句追問：

「這個數字怎麼來的？」

答不出來，整份資料就沒有價值——不管它多接近真實。

我以為我發現了一個問題

寫這篇之前，我把課程盤點的檔案重新數了一次。

同一批全校課程資料，我手邊有兩個檔案。用程式一數，數字對不起來：

差了 12 筆。

那個「已自動修復」不是我取的名字，是 Excel 自己加的——檔案曾經損壞過，修復之後另存成新檔。所以我當時的推論很自然：修復的過程多生出了 12 筆東西，可能是空白列，也可能是重複列。

我把這個「發現」寫進了草稿，還寫了一整段講分母有多重要。

然後我回頭去查那 12 筆到底是什麼

因為答不出「是哪 12 筆」，這個結論就站不住。所以我把兩個檔案逐列比對。

結果是：那 12 筆不存在。整件事從頭到尾是我數錯。

錯在哪？我用的方法是問程式「這張表有幾列」。而程式回答的是表格範圍——Excel 記錄的「這張工作表用到第幾列」——不是「有幾列真的有資料」。

那張工作表的範圍到第 417 列，但實際有資料的只有 23 列，剩下 393 列是空的。曾經有資料、後來被刪掉，範圍卻留著。

而且我還漏了更大的一件事：那個檔案裡有四個工作表，我只數了第一個。

所以它根本不是「同一批資料的另一個版本」，是一個做到一半的工作檔——裡面有篩選過程、有碩士班的另外一份。拿它跟原始的 csv 比對母體，這件事本身就問錯了。

真正的母體就是 csv 的 404 筆，沒有爭議。 爭議是我自己製造的。

這個烏龍才是這篇真正的重點

我原本要講的是「分母錯了，整個比例都是錯的」。這個道理沒有變，但現在有了一個更好的例子——而且例子是我自己。

如果我沒有回頭查那 12 筆，會發生什麼事？

我會留下一份文件，上面寫著「母體有兩個版本，404 和 416，尚待釐清」。這句話看起來很嚴謹、很誠實，實際上是把一個不存在的問題記錄成待辦事項，然後它會一直待在那裡，每次有人問到都要重新解釋一次。

比「算錯數字」更麻煩的，是「記錄了一個假的疑點」。

前者會被發現，因為數字可以再算一次。後者不會，因為它看起來就是一個還沒解決的問題——而沒解決的問題，本來就長那個樣子。

另一個問題：有個檔案我打不開

同一個資料夾裡還有一個檔案，是六月做的關鍵字盤點，1.3 MB，副檔名是 .xlsx。

我打不開它。 程式讀取時直接報錯，說它不是有效的檔案格式（BadZipFile，意思是「這不是一個壓縮檔」——現在的 .xlsx 本質上就是一個壓縮檔）。

我原本寫的是「這個檔案大概損壞了」。發稿前再查一次，這句話也是錯的。

我去看檔案開頭的那幾個位元組——每種檔案格式的開頭都有固定的識別碼，像是簽名。它的簽名是 D0CF11E0，那是微軟舊版 Office 的容器格式，不是壓縮檔。所以程式報錯是對的：它看到的確實不是 zip。

再往裡面看，容器裡有三個叫做 EncryptedPackage、DataSpaces、StrongEncryption 的東西，卻找不到任何試算表的內容。這個檔案沒有壞，它是加密的——有人給它設了開啟密碼，Excel 就會把真正的內容包成這種殼。

所以正確的說法是：這份六月的盤點檔是加密的，要密碼才打得開。

這兩件事的處理方式完全不同。如果是損壞，要找備份、或者整份重做；如果是加密，檔案是完整的，要處理的是另一回事。我用「大概是壞了」把自己帶往錯的那一邊，而且如果不是為了寫這篇再查一次，我就會這樣寫出去。

至於原本想講的那個教訓，仍然成立，只是換了內容：那份是六月做的，中間過了三個月，我一直到要用它的時候才知道自己進不去。而那通常是最趕的時候。

所以我現在會做的事

這幾件事都是被上面這些狀況逼出來的：

一、母體先確認，而且只認一個。
開始篩之前，先確定「全部」是多少、來源是哪裡、匯出日期是什麼時候。有兩個版本就先搞清楚差在哪，不要同時用。

二、判準跟結果放在一起。
檔名叫「AI相關課程表」，三個月後沒人知道那是哪一種相關。判準要寫在檔案裡。

三、留下處理過程。
不是為了給別人看，是為了自己能重跑一次。如果有人質疑數字，我要能當場重現。

四、定期打開來確認檔案還在、還讀得開。
這聽起來很蠢，但我就是因此才發現有一份盤點檔我根本打不開。

AI 幫得上什麼

在這一段，AI 的角色其實很有限，但很具體：

它可以幫我做「核對」這件苦工。 就像上面那件事——把兩個檔案逐列比對、把每張工作表實際有幾列數清楚，這種工作量大又單調，但結果我打開檔案就能驗。這次戳破那個假疑點，靠的就是這種比對。

它不能替我決定用哪個分母。 那要判斷哪個來源比較可信，而那取決於我知道這批資料是誰匯出的、什麼時候、用什麼條件。

再一次是同一個結論：它做事，我負責這件事對不對。

明天

Day 9：換一個主題。一份上級來文的 PDF，怎麼變成校網上的一則公告。