把公文轉成公告，最直覺的做法是：照著原文改寫得通順一點就好。
我一開始就是這樣做的。結果做出來的公告，讀起來像是學校在推薦這個活動。
問題出在哪？出在原文的語氣。
來文的機關是活動主辦單位，他們的文字當然是熱情的——「本活動內容豐富精彩」「機會難得，敬請踴躍參加」「對學生職涯發展極有助益」。這些話從主辦單位口中說出來很正常。
但這些話從學校的公告裡說出來，意思就變了——變成學校在替這個活動背書。
同一則公告，兩種寫法：
沿用原文語氣：
本活動內容豐富精彩，對同學未來發展助益良多，機會難得，請踴躍報名參加。
中立轉知：
○○機關來文指出，該活動預計於某月某日辦理，對象為……，報名至某月某日止。
第二種讀起來冷淡很多。但它才是對的，理由有三個：
一、學校沒有實際評估過這個活動。 我不知道它辦得好不好、講師是誰、內容紮不紮實。既然沒評估過，就不該說它精彩。
二、出事的時候立場不同。 如果活動有爭議，「學校推薦」和「學校轉知」是兩件事。
三、公告的功能是傳遞資訊，不是行銷。 讀者要的是「這是什麼、我能不能參加、什麼時候截止」。
所以我的原則是：保持中立轉知的立場，不沿用原文的主觀語氣。
寫這篇的時候我把這個學年度做過的 63 則公告全部數了一次，想確認自己是不是真的做到。結果是：做到了，但不是一開始就做到的。
「○○來文指出」這個開頭，63 則裡有 34 則；但只看八月以後的 20 則，是 20 則全中。而我以為自己一直在用的「特此轉知」結尾，其實只有 18 則，而且七月底之後一次都沒再出現。語式不是我某天決定好就統一了，是做著做著才收斂的——早期那些不一致的公告還掛在網站上，數字騙不了人。
標題我也統一了格式：
【轉知】○○機關○○活動，邀請語
而不是「主旨：○○來文，轉知○○活動」。
差別在哪？後者是公文的寫法，前者是給人看的寫法。校網的讀者不需要知道這是「來文轉知」的行政流程，他們需要一眼看出這是什麼活動、跟我有沒有關係。
「【轉知】」兩個字放在最前面，是為了讓讀者知道這不是本校自己辦的。這個標示保留，因為它是有資訊量的；至於「主旨」兩個字就不必帶進來了——標題本身就是主旨。
同一批 63 則公告還數出一件我自己沒意識到的事。
內文裡的主觀評價字眼幾乎絕跡：「精彩」0 則、「機會難得」0 則、「助益」0 則。這符合我的原則。但標題不是這樣——63 則裡有 36 則的標題結尾是「歡迎……」，39 則有「踴躍」，典型長這樣：「歡迎有興趣教師踴躍報名參加。」
我原本以為自己的原則是「不勸誘」，實際做出來的卻是另一條更準的線：可以邀請，不可以評價。
「歡迎報名」是在說「這件事對你開放」，它不需要我對活動品質背書；「內容精彩、助益良多」是在替一個我沒參加過的活動打分數。前者是轉知的一部分，後者不是。
這條線是我從自己的產出裡回頭讀出來的，不是先想好的。
不過內文我還是留著「說明：」和「一、二、三」的條列。這不是偷懶，是因為它真的好讀：報名資格、時間、方式本來就該一項一項分開。公文格式裡不是每一樣都該丟掉，該丟的是「行政流程的痕跡」，不是「把事情講清楚的結構」。
這是我覺得最需要人盯的一段。
它可以把文字改寫得很通順。但通順的方向預設是「讓讀者想參加」——因為它學到的大量文本裡，宣傳文案就是這樣寫的。你不特別交代，它就會給你一則熱情洋溢的公告。
所以我的做法是把口吻原則寫進固定的指示裡，每次都帶上：保持中立、不沿用原文主觀語氣、用「○○來文指出……」開頭。
寫進去之後就穩定了。差別很明顯：改成品是一次性的，改指示是一勞永逸的。
除了口吻，我還固定了一套 HTML 版型：標題怎麼下、活動資訊條列怎麼排、連結文字怎麼寫（用活動名稱，不要寫「點此」）、樣式檔怎麼掛。
版型固定下來的好處不是好看，是每一則的產出時間變得可預期。不用每次重想結構，也不會這則跟那則長得不一樣。
這裡有個小坑值得記下來：樣式檔的連結要用完整網址，不能用相對路徑。因為公告在後台系統裡的實際路徑跟你想的不一樣，相對路徑會找不到檔案——而且它不會報錯，只是版面整個跑掉。
這個坑我也是做到一半才發現的：63 則裡有 20 則用的是相對路徑，全部集中在六月中以前，六月下旬之後的 43 則都改成完整網址了。換句話說，前面那 20 則當時貼出去的版面，很可能都是壞的。
前面所有工序都做對，最後在後台被一個錯字毀掉——這種事很常見，而且我真的遇到了。
那個坑跟「讓工具代替我把中文打進後台」有關，細節我留到 Day 14 一起講。這裡只先講結論：上線之後的檢查不能省。 產出的檔案是對的，不代表貼進系統的東西也是對的。
Day 11：用 NotebookLM 做會議逐字稿——關鍵不在錄音，在議程。
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