以前在建置產品的時候，其實很多東西都是自己先用自己的方式做紀錄。

設定檔在哪裡、安裝順序是什麼、哪一台設備負責什麼功能，做過幾次之後自然就會記得。

尤其有些產品不是每天都重新安裝，可能隔了一段時間之後又要重新建置，這時候就會開始想：

「我上次這個地方到底是怎麼設定的？」

所以後來我開始把自己記得的東西盡量留下來。

一開始的目的其實很單純，就是希望下一次遇到相同的事情時，不需要全部重新找一次。

後來說要訓練其他人或者新人時，

這時候我才發現，寫給自己看的紀錄，跟寫給一個完全沒碰過這套產品的人看，其實差很多。

不是一開始就直接教怎麼安裝

如果今天是一個完全沒碰過這套產品的人，我覺得直接丟安裝指令給他，其實沒有太大的意義。

他可能真的可以照著：

Step 1 -> Step 2 -> Step 3

一路把產品裝起來。

但是裝完之後，他可能還是不知道自己剛才裝了什麼。

所以我後來整理文件時，會先放一些比較基本的東西。

例如：

• 這套系統主要在做什麼
• 裡面有哪些主要元件
• 一些常見名詞是什麼意思
• 每台設備大概負責什麼
• 整體架構怎麼串起來

這樣新人至少先知道：

「我現在到底在建什麼東西？」

後面再開始看安裝步驟，我覺得會比較容易理解。

我不會想自己重新寫一份原廠文件

另外一件事情是，我自己的文件裡也會放相關的原廠文件。

因為很多安裝方式、系統需求或設定，其實原廠本來就已經有正式文件。

我沒有必要把原廠幾十頁的內容全部重新寫一次。

我比較希望自己的文件是在說：

「我們實際建置時是怎麼做的。」

需要更詳細的產品資訊時，再讓新人回去看原廠文件。

所以兩種文件對我來說用途不太一樣。

自己的文件
→ 實際怎麼建
→ 建置順序
→ 架構
→ 自己遇過的問題

原廠文件
→ 官方規格
→ 完整功能
→ 正式設定方式
→ 更深入的技術內容

兩邊其實是互補的。

遇到過的問題，我也會盡量留下來

除了正常的安裝步驟之外，我也會把自己記得的問題盡量寫進去。

因為正常流程通常最好寫。

真正花時間的，反而常常是那些：

「為什麼這次跟上次不一樣？」

「為什麼服務沒有起來？」

「這個設定到底放在哪裡？」

如果以前已經踩過一次，下一次又重新查一次，其實滿浪費時間的。

所以只要是自己還記得的處理方式，我會盡量留下紀錄。

不一定每個問題都能整理成很正式的 Troubleshooting G uide，但至少下次看到相同狀況時，知道以前曾經碰過。

後來真的拿來訓練新人

這些文件後來確實有拿來訓練新人。

新人可以先透過文件了解產品相關用到的詞匯，接著再按照安裝流程去建置。

我當初那份文件主要還是以「安裝教學」為主，先學好安裝的步驟。

所以新人開始使用產品之後，還是會跑來問我：

「這個畫面是在看什麼？」

「這個功能是做什麼的？」

「這個地方要去哪裡看？」

這些東西不一定有寫在原本的安裝文件裡。

一開始我可能也沒有覺得這些地方需要特別寫，因為自己已經用習慣了。

但是對第一次接觸產品的人來說，可能完全不是這樣。

安裝文件寫得再完整，也不代表新人看完就會操作產品。

有些東西，還是實際帶一次比較快

後來這些畫面操作、功能介紹，還有一些比較小的注意事項，我主要還是透過實際訓練去教新人。

我沒有把所有東西全部塞回原本的安裝文件。

因為我慢慢覺得，一份文件還是要先知道它是拿來做什麼的。

我的安裝文件主要就是希望：

讓一個沒有碰過這套產品的人，可以先理解它，然後知道怎麼把它建起來。

至於實際操作、畫面怎麼看，甚至一些只有實際使用之後才會碰到的小問題，就可以在後續訓練再補。

所以到現在，我不太會覺得「只要有 SOP 就不需要教人」。

反而比較像：

文件 -> 先建立基本概念 -> 可以完成基本建置 -> 實際操作 -> 遇到問題 -> 透過訓練補充經驗

從自己會做，到讓別人也能接手

以前留下紀錄，可能只是怕自己忘記做一個紀錄來保險。

但真的開始拿這些文件去訓練新人之後，我才比較明顯感覺到：

自己知道怎麼做，跟能不能把這件事情交給別人，是兩回事。

因為已經做習慣了，很多小地方可能根本不會特別注意。

但是當新人開始問問題，我才會發現：

「原來這個地方第一次接觸的人會不知道。」

或許文件真正有價值的地方，也不一定是把所有東西全部寫進去。

而至少讓下一個接手的人不用完全從零開始。

系統是做什麼的、架構怎麼走、安裝要怎麼做，先透過文件建立基礎；實際操作與一些比較細的經驗，再透過後續訓練慢慢補上。