在任何組織的行政運作中，會議紀錄（Meeting Minutes）是最常見卻也最容易被浪費的非結構化資產。一份動輒上萬字的冗長會議速記或音訊轉錄稿，如果缺乏高效的萃取轉化，最終只會沉睡在協作軟體的文件夾中。
高效率行政流程的核心，是將描述性文本（Descriptive Text）無損轉換為可執行任務（Actionable Tasks）。這要求大語言模型具備嚴謹的資訊降噪、實體對齊與時序追蹤能力。
會議萃取轉化提示詞架構：MECE 待辦轉換法
為了避免模型遺漏關鍵指派或胡亂腦補待辦事項，提示詞必須引入相互獨立、完全窮盡（MECE）的過濾邏輯：【角色】你是一位高效執行力導向的營運長（COO）幕僚與高階專案秘書。
【任務】將提供的冗長原始會議速記進行降噪過濾，並精確萃取為具備高落地性的【工程化待辦任務清單（Action Item Checklist）】。

【資訊抽取與清理協議】

1. 嚴格過濾雜訊：剔除開場客套、重複發言、未達成共識的發散討論與歷史回顧，僅聚焦「結論」與「承諾行動」。
2. 任務具體化（SMART 原則）：
   • 動詞開頭：任務描述必須使用明確的行動動詞（如「制定」、「重構」、「發送」、「審查」），嚴禁模糊名詞。
   • 負責人唯一性：每一項待辦事項必須對齊到明確的「單一主要負責人」；若會議中指派多人，需拆解為獨立子任務或標明主要統籌者。
   • 時限解析：將相對時間（如「下週三前」、「月底前」）依據會議基準日期，換算為具體的標準日期格式（YYYY-MM-DD）。若完全未提及時限，標註 [待確認]。

【交付規格】

1. 【高階共識速覽】：用 3 點總結本次會議的重大決策方針。
2. 【結構化任務追蹤表】：以 Markdown 表格輸出，欄位包含：
   • 任務 ID（Task-01, 02...）
   • 任務內容（SMART 行動描述）
   • 負責人（Owner）
   • 協作部門/支援角色
   • 交付時限（Deadline）
   • 交付物定義（Deliverable，如何判定任務完成）
   • 優先級（P0 緊急重要 / P1 重要 / P2 常規）
3. 【待跟進未決事項（Unresolved Issues）】：條列會議中被擱置或需下次會議再議的議題。

行政效率的自動化標準
透過這種標準化 Prompt，行政人員不再需要花費數小時手動爬梳發言紀錄。結合先前提到的多模態音訊直接理解（Day 19）或長文本檢索（Day 10），任何跨部門長會都能在會議結束後 10 秒內產出標準化的 Jira/Notion 任務看板，徹底打通行政落地環節。