經過了超過一周的後端架構開發、前端整合、自動化測試與 UAT 驗收，我們的 NGO 房間預約系統已正式具備上線條件。

然而，一套優秀的軟體要能在非營利組織（NGO）順利落地，清晰、零門檻的操作手冊與故障排除指南（FAQ） 是不可或缺的最後一塊拼圖。最後數天，我們將分別為 「內部職工 (Staff)」 與 「系統管理員 (Admin)」 撰寫圖文並茂的操作手冊，並整理出常見問題解答。

1. 內部職工 (Staff) 使用者手冊

1. 登入與查看空席日曆: 免安裝任何 App，直接透過瀏覽器存取.

2. 打開瀏覽器（Chrome / Safari / Edge），存取 NGO 專屬的 Web App 連結。

3. 主畫面將直接載入 FullCalendar v6 視覺化日曆。

4. 點選頂部的切換選單，選擇欲預約的房間（活動室 A1、活動室 A2、活動室 B1、活動室 B2 或 洽談室）。

5. 日曆上綠色區塊代表開放預約的時段，灰色區塊代表已被他人預約或已過期。

6. 提交房間預約: 即時自動核准，無須等待手動審核.

7. 在日曆上拖曳或點選欲預約的時間區塊（營運時間為 08:00 - 22:00，每節 30 分鐘）。

8. 系統彈出預約確認視窗，輸入您的 NGO 工作 Email 與 預約用途說明（例如：跨組別輔導工作坊）。

9. 點擊【確認預約】按鈕。

10. 系統完成自動衝突排查後，將即時顯示預約成功視窗，並產生一組專屬的 預約編號（如 BK_20261011_001） 及 簽到 QR Code。

11. 現場掃碼簽到: 請於預約開始後 15 分鐘內完成簽到.

12. 抵達預約房間門口或櫃檯處。

13. 使用手機相機掃描現場顯示的 簽到 QR Code，或開啟預約成功信件中的簽到連結。

14. 畫面顯示「✅ 簽到成功」即完成現場報到。

15. ⚠️ 注意：若超過預約開始時間 15 分鐘 未完成簽到，系統將觸發 Auto-Release 自動釋放機制，將該時段釋放供他人預約。

16. 預約取消與改期規章: 恪守 24 小時規章，保障資源合理利用.

17. 如需取消或改期，請於預約列表或郵件連結中點選【取消/改期】。

18. 使用前 24 小時以上取消：系統標示為 CANCELLED，免收任何手續費用。

19. 使用前 24 小時內取消：系統標示為 LATE_CANCELLED，將記錄晚取消違規警示。

2. 系統管理員 (Admin) 維護手冊

🛠️ 1. 查看與管理 Telegram 狀態推播

系統管理員可加入專屬的 Telegram 管理頻道，即時接收：

• 新預約通知：即時掌握各房間的使用動態（已隱藏金額與費用細節，符合職工隱私權限劃分）。
• 取消與 24HR 規章警示：查看職工是否有晚取消紀錄。
• 逾時自動釋放告警：接收 Auto-Release 觸發訊息，便於現場人員調配。

📊 2. Google Sheets 資料庫後台維運

• 查看預約總表：開啟 Bookings 工作表，可依日期、房間或職工 Email 篩選歷史紀錄。
• 查看稽核日誌：開啟 SystemLogs 工作表，系統發生的所有非預期 Try-Catch 異常均會記錄於此。

🔄 3. 手動維護與備份機制

雖然系統設有每日深夜自動備份，但管理員亦可在 Google Apps Script 編輯器中手動執行以下函式：

• verifyAndRepairDatabaseStructure()：自動校驗並補齊缺少的試算表欄位結構（Self-Healing）。
• backupDatabaseToDrive()：立即複製一份目前的資料庫至 Google Drive 的 NGO_Booking_System_Backups 資料夾。

3. 常見問題解答 (FAQ)

Q1：如果我在預約時發現想要的時段無法選取，該怎麼辦？

答： 系統具有前端與後端雙重的防重登記機制（Anti-Double Booking）。如果時段呈現灰色且無法點選，代表該時段已被其他同事登記，或該時間已低於當前時間。請選擇其他開放時段或房間。

Q2：為什麼我收到了「預約已被自動釋放（Auto-Released）」的通知？

答： 為了防止場地被預約後無人使用（No-Show）造成資源浪費，系統規定必須於預約開始後的 15 分鐘內 完成 QR Code 掃碼簽到。若超過 15 分鐘未簽到，系統會自動將該時段釋放並標記為 CANCELLED_NO_SHOW。

Q3：如果臨時因緊急公務需要在 24 小時內取消預約，會怎樣？

答： 依據 NGO 營運規章，24 小時內的取消會被系統記錄為 LATE_CANCELLED（晚取消）。這不會影響您當下的取消操作，但系統會將紀錄匯總給管理團隊，作為未來場地資源分配的參考。

Q4：若 Telegram 機器人突然沒有收到預約通知，該如何排查？

答：

1. 請管理員確認 Config.gs 中的 TELEGRAM_BOT_TOKEN 與 TELEGRAM_CHAT_ID 是否設定正確。
2. 查看 Google Sheets 中的 SystemLogs 工作表，檢查是否有 UrlFetchApp 相關的錯誤日誌。
3. 可執行 TelegramBotService.gs 中的 testTelegramBotNotification() 測試函式進行連線診斷。

4. 小結

今天我們完成了 使用者操作指南與常見問題解答 (FAQ)，為內部職工與管理團隊提供了清晰無障礙的落地指引，徹底解決了系統導入 NGO 過程中的使用門檻問題。