在昨天的 Day 21 中，我們成功升級為 Dify Advanced Workflow，為待辦助理導入了 Web Search 聯網搜尋與背景資訊自動補充的能力。然而，在日常工作中，許多重要的任務、會議邀請、繳費通知與專案 Milestone，最原始的來源其實是「電子郵件（Gmail）」！

如果每次收到重要信件，還需要手動複製信件內容、再貼到 LINE 或 n8n 去觸發 AI 提煉，依然存在著不小的操作斷層。今天我們要將輸入源延伸至 Gmail——實現 Gmail 郵件自動監聽與待辦事項智慧抽取！透過 n8n 監聽收件匣中的新信件（或帶有特定標籤的信件），自動交由 Dify 萃取關鍵待辦，並同步寫入 Notion 看板與 Google 行事曆！

為什麼需要 Gmail 郵件自動化監聽？

1. 零手動干預（Zero-Touch Automation）：客戶傳來專案需求信、HR 發送會議通知或系統寄來帳單時，後台自動完成任務提煉與排程。
2. 精準過濾非重要雜訊：郵件中常常夾雜大量禮貌性客套話或簽名檔，透過 Dify LLM 能精準過濾冗餘文字，僅提取真正的 Task、Deadline 與 Action Items。
3. 主動式工作串接：將原本被動的「收信 ➔ 閱讀 ➔ 手動記下待辦」轉變為「收信 ➔ 看板已建立待辦 ➔ 直接執行」的自動化流程。

核心實作步驟說明

1. 配置 Gmail Trigger / Polling 節點

• 在 n8n 畫布中新增一個 Gmail 節點（或 Gmail Trigger）：
• Resource：選擇 Message。
• Operation：選擇 Get Many / 監聽。
• Filter Query：設定過濾條件，例如 label:INBOX is:unread（監聽收件匣未讀信件），或指定標籤 label:To-Do（僅處理標記為待辦的信件），避免處理垃圾郵件。
• Authentication：完成 Google OAuth2 授權。

2. 提取信件主旨與內文 (Subject & Body)

• 當 Gmail 節點抓取到新信件時，提取關鍵欄位：

• 信件主旨 (Subject)：{{ $json.subject }}

• 寄件者 (Sender)：{{ $json.sender }}

• 內文純文字 (Plain Text Body)：{{ $json.plaintextBody }}

• 透過 JavaScript 節點進行簡易清洗（如截斷過長的歷史回覆或簽名檔），組合為完整的待處理文本。

3. 送入 Dify 進行待辦事項萃取

• 將清洗後的信件內容餵入 Dify API：

• Prompt 設計：引導模型分析信件內文，判斷是否包含需執行的待辦事項。若有，提取出任務標題、優先級與截止時間（ISO 格式），並標註 action: "create"。

• 範例萃取結果：

• 原始信件：「Hi All, 請大家在下週三前完成 Q4 季報簡報，另外明天下午兩點先開會討論 Outline...」

• Dify 提煉：產出 2 筆結構化待辦（1. 明天 14:00 討論 Q4 季報 Outline；2. 下週三前完成 Q4 季報簡報）。

4. 落地至 Notion/Google Calendar 與 Telegram 推播

• 經過 JavaScript 拆解 ➔ If 時間條件分流：

• 包含明確時間的會議行程自動登錄至 Google Calendar。

• 所有 Action Items 同步新增至 Notion 看板。

• Telegram 推播通報：在手機端收到提醒：

📧 *[Gmail 自動化] 發現信件待辦事項！*

✉️ *來源信件*：{{ $json.subject }}
👤 *寄件者*：{{ $json.sender }}

✅ *已自動建立 2 筆任務至 Notion & 行事曆*

今天我們成功打通了電子郵件這塊重要的大陸，讓 Gmail 成為智慧待辦管線的自動化觸發源之一。明天「Day 23」我們將深入研討「多人協作與權限管理：Notion 多人看板與 Telegram 群組成員任務指派」！