Chatgpt給的這幾個選項中，我推薦 Google Drive

樓主並沒有精確定義文管系統的需求, 故難以推薦
但若以傳統認知來看, 以上回答均偏離文管系統的定位;

Confluence 應歸類為知識管理系統, 但並未提供文管功能;
ChatGPT 那個回答是胡言亂語, 把檔案分享系統拿來當成文管.

文管的正式名稱叫做 Document Management System，簡稱:DMS
文件本身的生命週期通常會有 4~6 個階段:

為了滿足以上階段, 管理文件的 DMS 至少需要有以下的基本功能:

檔案格式轉換

文管系統不只是單純儲存檔案而已, 她還要有能力在檔案之間轉換, 例如: 將上傳的 Word 轉成 PDF 後輸出, 或將紙本文件轉成電子格式儲存. 當然你可以用第三方工具搭配檔案系統來處理這些動作, 但那樣代表你必須跳離某個系統出去, 才能完成工作, 不只操作繁複, 而且會破壞權限管理的邊界.(例如: 是否在轉換的過程中, 就有機會外洩內容？ 或破壞機密分級標籤?)

統一的命名架構

文管系統內的文件, 必須遵循企業內部的文件命名規則, 例如: 資安文件要以 ISMS- 開頭, 個資管理要以 PIMS- 開頭...等等, 文管系統必須要有防呆機制, 禁止人員誤將不同性質的文件放在一起, 或拒絕她上傳到不正確的類別內.

自動取號及版更

企業文件都會有編碼規則, 其中可能有流水號的編制, 為了避免編號重複, 編碼不可讓使用者自訂, 文管系統必須統一管理所有的流水號, 在文件建立的同時, 核發唯一的流水號碼, 避免使用者自訂造成編碼重複問題. 編碼可能有她的生命週期, 通常週期最後需要做回收, 文管系統也要知道如何回收編碼.

文件通常也會有版號, 且明確標示在文件抬頭上. DMS 必須能做到在文件內容變更/核准之後, 自動將文件編號版更成新的版號, 以避免人工忘記版更, 或者版號更錯的問題發生. 對於可回溯歷史的文件, 也要提供不同歷史版本的儲存和取閱能力, 而且有防呆機制, 避免用戶誤改歷史版本.

發布與簽核管理

企業文件有既定的發布流程, 發布前也有各級簽核作業要核准, 文管系統必須能提供簽核與發佈的流程管理 (或者她能與其他簽核系統協同使用), 才能管理整個文件的生命週期.

內容搜尋能力

企業文件經過長期累積之後, 可能高達數十萬或數百萬份, DMS 應提供文件內容的搜尋能力, 且搜尋回應結果必須符合登入者的身分權限, 對於無權存取的檔案, 會在搜尋時跳過或隱蔽掉. 也可限定是否要搜尋已經被封存的過期文件內容.

分級標籤與限閱

文件應在上傳的時候, 就指定他的機密標籤, 標籤需永久跟隨文件, 之後在他的整個生命周期之內, 都必須依照這個標籤的機密等級來賦予適當動作, 例如: 密級文件幾年之後要自動降級解密? 機密限閱的人員層級/群組? 極機密文件讀取是否需要多人同時授權?...等等

存取權限與加密

存取權限不僅僅是登入身分的驗證而已, 文件本身也可以透過加密機制, 限制她被下載之後的可閱身分, 未被授權解密者, 即使拿到文件檔案, 也會被限制能使用該檔案的行為.

合規與法遵

美國與歐盟對某些特定文件, 都有落地區域的規定, 特定文件只能被儲存在特定的地理區域內, 文管系統必須能識別並主動分配到正確的落地儲存區, 避免人為疏失. (台灣金管會也要求某些文件必須落地在台灣的政府管轄區內)

歐盟 GDPR 要求對個資文件能提供銷毀請求, 但資料擁有者必須提出銷毀的證據. 銷毀是文件生命週期的最後一個階段, 文管系統應該要能夠管理這些銷毀證據.

存取稽核軌跡

DMS 至少要能夠記錄每一個人的存取時間和檔案, 較高階的 DMS 甚至可以記錄她是否下載或列印? 曾經被誰用 Email 寄出去或分享過? 搭配高階的加密機制, 稽核系統甚至可能紀錄: 該文件被下載離線之後, 在何處被誰開啟或列印過?

封存與復原

對於大量已過期但尚未達銷毀年限的文件, 需有自動歸檔並移轉至封存區的能力. 鑑於儲存成本昂貴, 長期封存可能選擇較便宜的儲存媒介, DMS 必須能管理各種不同媒介上的文件調閱, 或自動移動檔案儲位.

文管系統本身也必須有自動備份能力, 避免因儲存媒介毀損而造成文件遺失.

以上大致是 DMS 的基本功能.

但針對產業不同的需求, 又會從基本的 DMS 往上延伸出高階的特定產業功能, 例如:
品質文件管理
合約文件管理
研發文件管理
ISO文件管理

提供一個簡單的方法, 可以識別一套 DMS 是否達到企業應用的等級:

負責管理和維運整套 DMS 軟體硬體的最高系統管理員, 不能查閱 DMS 內超過她被授權機密等級的文件內容, 但仍能對這些文件進行生命週期管理, 例如: 封存, 稽核, 備份, 復原, 銷毀等等.

先能做到以上這點, 再來談其他的功能是否符合需求.