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DAY 2
12

IT上櫃心法系列 第 2

[IT上櫃心法]-1.資訊稽核內稽內控循環

一般上市櫃公司,公司內部需設立內部稽核人員,負責公司相關內部控制與稽核辦法之制定與執行,並對董事會負責。
稽核人員除稽核公司內部相關業務之執行外,本身稽核人員也應受外部稽核單位稽查。

稽核重點:公司是否制定內部控制文件?是否擬定內部稽核辦法?每年是否有制定稽核計畫與內稽內控的自行評估文件。

提供資料:

(1)電子計算處理作業內部控制文件(由內部稽核人員提供)
(2)電子計算處理作業內部稽核辦法(由內部稽核人員提供)
(3)電子計算處理作業自行評估文件(由內部稽核人員提供)
(4)查核年度稽核計畫
依據證券交易法第十四條之一第二項規定,證期會得訂定有關公開發行公司、證券交易所、證券商及第十八條所訂定之事業應建立財務、業務之內部控制制度之準則,也就是我們俗稱的八大循環。

其內容為:

一、銷售及收款循環:包括訂單處理、授信管理、運送貨品或提供勞務、開立銷貨發票、開出帳單、記錄收入及應收帳款、銷貨折讓及銷貨退回、執行與記錄現金收入等之政策及程序。

二、採購及付款循環:包括請購、進貨或採購原料、物料、資產和勞務、處理採購單、經收貨品、檢驗品質、填寫驗收報告書或處理退貨、記錄供應商負債、核准付款、進貨折讓、執行與記錄現金付款等之政策及程序。

三、生產循環:包括擬訂生產計畫、開立用料清單、儲存材料、領料、投入生產、計算存貨生產成本、計算銷貨成本等之政策及程序。

四、薪工循環:包括僱用、請假、加班、辭退、訓練、退休、決定薪資率、計時、計算薪津總額、計算薪資稅及各項代扣款、設置薪資紀錄、支付薪資、考勤及考核等之政策及程序。

五、融資循環:包括借款、保證、承兌、租賃、發行公司債及其他有價證券等資金融通事項之授權、執行與記錄等之政策及程序。

六、固定資產循環:包括固定資產之取得、處分、維護、保管與記錄等之政策及程序。

七、投資循環:包括有價證券、不動產、衍生性商品及其他投資之決策、買賣、保管與記錄等之政策及程序。

八、研發循環:包括對基礎研究、產品設計、技術研發、產品試作與測試、研發記錄及文件保管等之政策及程序。

而因應企業對於電腦系統之依賴與日俱增,另訂定電腦資訊系統循環,以確保資訊之安全運作。

九、電腦資訊系統循環 :包括資訊部門之功能及權責劃分、系統開發及程式修改之控制、系統文書之控制、程式及資料之存取控制、資料輸出入之控制、資料處理之控制檔案及設備安全之控制、軟硬體之購置使用及維護之控制、系統復原計劃制度及測試程序之控制、資通安全檢查之控制、公開資訊申報相關作業之控制。

依產業別之不同,上述八(九)大循環,可能會有產業別之差異。例如通路業,不負責製造與生產業務,生產循環與研發循環,可能就沒有需要。

身為公司IT主管必須確實了解,除電腦資訊系統循環,為本身業務之範圍外,關係公司運作的相關業務流程,藉由八(九)大循環的了解將使 IT 主管更能掌握公司的發展以及規劃公司系統之所需。

如果貴公司要導入或升級ERP系統,上述八(九)大循環將會是導入可能涵蓋的範疇。

關於內部稽核的部分,我們公司每半年會進行一次資訊系統的查核工作,範圍包括人員帳號、資產設備、軟體授權、系統流程與記錄、資料的相關勾稽、系統文件是否確實等,稽核會擬定自行評估文件,並將稽核結果向董事會報告,並責成 IT 單位改善。

所以...跟稽核人員維持良好關係也是 IT 主管應該必備的一項技能XD
不然稽核變機車...那可不是一件好受的事情翻桌

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海綿寶寶
iT邦大神 1 級 ‧ 2010-10-02 00:32:32

關於ERP
我只聽過產、銷、人、發、財5個區塊

由文中看來
可能是要上櫃的緣故
似乎將重點放在 財務 的部份

所以推論
在上櫃過程中
最吃重的角色
是財務部門

這樣講對嗎疑惑

jamesjan iT邦高手 1 級 ‧ 2010-10-02 00:41:07 檢舉

嗯啊
主要的準備工作都落在財會部門,尤其是會計單位
各種單據、傳票的審計,通常都要用到一個會議室
券商與會計師都會有一組人員進駐(時間通常會錯開)
同時也會在ERP系統申請一組帳號,以供資料查詢用

各業務單位通常會指派相關人員負責回答審計人員詢問的問題並提供相關單據
當然這些都需要經過演練與沙盤推演

資訊單位的稽核重點在於資訊安全與緊急復原程序
資訊人員的權限是否受到合理的規範與控制

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SunAllen
iT邦高手 1 級 ‧ 2010-10-02 02:29:10

沙發 打工回來好累~~orzOrz

筆記筆記筆記

jamesjan iT邦高手 1 級 ‧ 2010-10-02 05:59:19 檢舉

太陽大身體要顧ㄋㄟ...身體健康才是本錢

echen688 iT邦研究生 1 級 ‧ 2010-10-02 08:38:01 檢舉

sunallen提到:
打工回來好累~~orz

太陽大其實是月亮? ......... XD

0
timloo
iT邦研究生 2 級 ‧ 2010-10-08 08:50:11

請問,

這系列文章的目標,

是指把一家以IT 營業項式為主的公司 ,申請上市,還是一般公司,要上市也是這樣辦理呢??

可以分享如何辦手續開一家資本額100萬的小軟體公司嗎?

如果不想給會計公司賺一萬處理費,兩千規費,每月1500記帳費。的情況下!!謝謝!!

你的文章很棒耶,若是自己一字一字打,也發不少時間,

想不到可以寫30天。這課題真複雜。

jamesjan iT邦高手 1 級 ‧ 2010-10-08 09:00:01 檢舉

謝謝您的鼓勵
本系列主要是將公司申請上櫃時,關於資訊查核這部份的工作,做一整理以及心得分享
我們公司不是軟體公司,一般申請上市櫃,資訊這一個循環是必須納入審核的

申請成立公司的手續應該不難,上經濟部商業司的網站,在商業行政服務這邊有很多指引,除了登記外,還有您的營業地址以及營利事業許可等的登錄,要向當地主管機關(如:台北市政府)申請以及轄區警政單位報備。

我知道的大概就是這些,因為沒有開公司的經驗,所以沒有辦法提供建議給您。

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