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DAY 7
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IT上櫃心法系列 第 7

[IT上櫃心法]-6.資訊部門年度目標與預算

資訊部門的年度目標與預算,是一項重頭戲,關乎 IT 部門的營運是否可以順利進行。

稽核重點:是否擬定年度計劃?是否軟硬體設備採購經由內部審核程序?是否有編列預算處理等等。

提供資料:年度計畫與預算書
年度預算該怎麼編?我想這是 IT 主管相當頭痛的問題,因為關係著,要不要得到錢?業務能不能順利推動等問題。

我們公司的作法是,每年的年底提出下一年度的資訊預算,並於年中的時候,視預算執行成果以及當時環境的狀況,修正下半年度的預算。

在說明怎麼做編列預算之前,我們先看一下資訊部門應編列的預算項目有哪些:

1.人力預算
2.國外出差預算
3.一般費用預估:修繕費、教育訓練(外訓)費、其他(網路通訊費)
4.重大專案支出
5.固定資產購置
6.資訊部門設備購置

以上這些項目,除了一般費用項目是固定支出外,其他的部份都與資訊部門的年度計畫息息相關。

所以回到源頭,我們應該先談,資訊部門如何做年度計畫?以及該蒐集哪些資訊?

年度計畫通常包括三個部分:工作目標(或專案目標)、資源需求(人力、系統、設備等)以及執行方案。

工作目標怎麼訂定?通常會承襲公司的目標與政策或者老闆的交付以及各單位提出的需求。例如:降低營運成本,這個目標說起來很廣泛,不僅僅是資訊部門一個單位的事情,如果以資訊部門的角度,從其所轄的業務範圍中,去思考如何透過資訊技術來達成這個目標,有跨部門需求時,如何與跨部門主管溝通並取得共識,這是資訊主管所應該努力的項目之一。

舉例來說,如果我們的工作目標是降低公司的列印成本。則欲完成此工作目標,我們必須先分析:目前公司列印所花費的成本有哪些?市面上有哪些新的供應方案可以參考?目前耗材的成本居高不下,是供應商價格過高的問題?或是同仁列印習慣不好的問題?(是否有重複使用的觀念?是否在列印前先行預覽或者是否有提供多張列印一張的功能?是否雙面列印等等)

除此之外,設備的故障率是否過高?是否有浪費的問題等,將列印的過程中所衍生出的各項問題,先釐清其問題的根本之後,再來思考是否設備需要更換?是否租賃?是否汰換供應商?是否導入列印管理軟體?是否提昇列印效率/效益等(提供多頁列印、估算列印費用等)。綜合評估後,來決定所要採用的方案,並擬定所需要的人力物力相關資源。

這樣,要完成此工作目標所需搭配的預算,就可以得到一個比較完整的估算,專案的執行成果也比較容易掌握。

資訊審計在這部份要稽核的是,重大專案是否有事先編列預算?採購軟硬體設備是否經過內部審核程序以及相關的驗收。其目的為何?我沒有問過審計人員,但我想應該還是避免人為的舞弊。OK,關於採購審計的部份,我們後續再聊。

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2 則留言

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pantc328
iT邦研究生 1 級 ‧ 2010-10-07 09:30:31

你這種方式是目標有重大的轉變才需要這樣做.
一般不用這麼瑣碎去編.
什麼印表機印一張幾元..這樣算也很辛苦.錢也不可能就為了幾角的東西把印表機換掉.
而印表機也不一要定換,要修,或用租的.
你編的預算也不一定會執行到.

大部分都是編一筆預算.等哪台印表機壞了的時候才會去考慮這個問題.而不是一開始就有辦法預測這一台就是會壞就是要如何處置..
有時也無法預測今年IT會出現哪些特別狀況.
比如原公司有30台印表機,其中有10台過3年,我預計他們要換.但他們可能好好的不用換?也有可能今年就壞20台?

所以一般都會依前幾年的預算跟決算和公司營運狀況去編.
每年做的事就這些,會壞的大概幾台..
如果10台印表機沒問題.我年終就把錢花在把公司最舊的筆電換掉.
如果壞了20台印表機,不好意思,最老的同仁(最菜的同仁應該都拿最新的)的筆電在用一年.
這樣才會有彈性.

jamesjan iT邦高手 1 級 ‧ 2010-10-07 12:36:29 檢舉

關於設備維修與耗材採購的部份,在我們公司屬於固定資產的部份是屬於總務管轄的範疇,每年都會固定編列維修的預算,屬於管理性的費用則會分攤到各部門的管銷費用當中

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海綿寶寶
iT邦大神 1 級 ‧ 2010-10-07 09:33:02

我對這個問題一直很好奇
倒底預算是怎麼編出來的
如果只是拿前一年的預算來抄
加減個百分比我就會了

本文提的我覺得像是Bottom-up的加法
而我大膽猜測
老板會是Top-down的減法
即依據某些因素(eg.行業別、營業額、獲利...)
先決定一個百分比或總金額
然後再去調整預算的明細

講到這裡我就得給ITHome拍手拍手
因為他回答了我這個外行人的問題
在每期CIO專欄的最後
都有資訊部門的年度預算可參考
我本來是打算要升CIO的時侯再來收集這些資訊當參考值
但除了中樂透自已開公司之外
這輩子大概沒希望了
落寞




jamesjan iT邦高手 1 級 ‧ 2010-10-07 12:40:14 檢舉

看到上面的數字,我也好希望預算後面能多加 1 個 0...XD

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