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PMP大師對PMBOK® Guide第五版的審查意見〈PMBOKG5_05:流程群組關係的變更〉

流程群組並不是專案生命週期的階段。專案生命週期任何一個階段(如;可行性分析或系統分析)都有可能包含所有「起案(I)」、「規劃(P)」、「執行(E)」、「監控(M)」、「結案(C)」5個流程群組的反覆流程活動,專案管理的反覆特性讓流程群組的流程在專案生命週期各個階段中被重覆使用,因此能否掌握這些流程群組之間的關係就變成專案管理成敗的關鍵因素。
雖然PMBOKG5保留PMBOKG4原有的5個流程群組,不過由於流程群組的組件內容變更了,因此PMBOKG5這5個流程群組之間的關係也做了些微調整。下圖中對流程群組之間和特定關係人的基本資料流和互動做了簡介,流程群組之間的資料流代表某一流程群組的某流程的輸出項目變成另一流程群組的某流程的輸入項目。不過這張圖是PMBOKG5所有圖中錯誤最多的一張圖,不知是PMI®編修小組的疏忽,還是美編插圖人員的誤植?不過在談這張圖的錯誤之前,筆者先來介紹PMBOKG5的5個流程群組:

  1. 起案流程群組(Initiating Process Group)包含界定新專案或現有專案新階段,並且獲得贊助人之授權,以便起動專案或專案階段所需執行的流程。在這些起案流程中,起始範圍已經界定,初步財務支援也已獲得承諾,並且已辨識可能會影響專案結果的關鍵內部和外部關係人(Stakeholders)。專案若是尚未指派專案經理人,此時應該是指派專案經理人,並且授權專案經理人使用組織資源於專案上的最好時機。起案流程群組的主要目的就是要讓關係人的期望和專案目標趨於一致,讓關係人了解專案的範圍和目的,同時了解他們對專案的參與將如何確保他們的期望能夠被實現。起案流程群組協助設定專案的願景(也就是專案需要完成的目標)。

  2. 規劃流程群組(Planning Process Group)包含建立專案工作範圍、界定與修訂目標、以及發展達成這些目標所需執行的流程。規劃流程群組發展執行專案所需要的「專案管理計畫」(Project Management Plan)和「專案文件」(Project Documents),對範圍、時間、成本、品質、人資、溝通、風險、採購以及關係人各層面做出規範,各個流程的互動會因專案性質而異。專案團隊應該鼓勵所有關鍵關係人,踴躍參加專案管理計畫和專案文件的發展。由於專案管理複雜的天性必須採用反覆回饋以進行額外的分析,甚至是額外的規劃;專案執行過程所引起的變更是以逐步詳盡的方式進行的,隨著專案的資訊逐漸被收集和了解,專案就需要做進一步規劃,因此專案管理規劃流程群組的流程也會一再的被執行。而由已核准的專案變更所做的更新,更會對專案管理計畫和專案文件產生重大影響,這些文件的更新能使達成既定專案範圍所需的時程、成本以及資源需求更加精確。規劃流程群組最大的效益是同時描繪成功完成專案或階段所需要的戰略和戰術,以及行動和路徑。如果規劃流程群組管理得好的話,就會較容易獲得關係人支持與全心投入。

  3. 執行流程群組(Executing Process Group)由完成專案管理計畫中既定工作,以滿足專案規範所需執行的流程所組成。此流程群組涉及協調人員和資源、管理關係人全心投入、並且按照專案管理計畫整合和執行專案活動。專案執行結果可能需要對計畫或基準做更新,變更活動工期或資源可用性,產生不預期的風險;這些變動會對專案管理計畫和專案文件產生影響,可能帶動變更申請;已核准的變更申請會修訂專案管理計畫和專案文件,甚至會重建新基準;專案大部份的預算會花費在執行流程群組。

  4. 監控流程群組(Monitoring and Controlling Process Group)包含追蹤及審查專案進展和績效,辨識所需要的任何專案管理計畫變更,以及起動必要變更所需執行的流程。度量和分析專案績效是採定期或在適當事件或執行出問題時實施,以辨識執行現況和專案管理計畫的差異;監控流程群組控管變更並針對可能問題建議矯正和預防措施,並根據專案管理計畫和專案績效度量基準來監督專案活動之進行,只允許已核准的變更被建置。監控流程群組不只監控流程群組本身的工作,還監控整個專案工作。

  5. 結案流程群組(Closing Process Group)包含總結所有專案管理流程群組活動,以便正式完成專案、階段或合約義務所需執行的流程。結案流程群組一旦完成,驗證所有流程群組已界定的流程都已完成,準備好結束專案或階段,並正式宣告完成專案或階段。結案流程群組也會正式宣告半途而廢,或因故取消或中止的專案提前結束。

了解每個流程群組的意涵和功能之後,現在可以來看這張代表流程群組關係的圖到底錯在哪?

首先,PMBOKG5第53頁和第421頁(出現2次)的這張圖,根本就是把PMBOKG4第42頁的圖照樣搬過來,然後只將從「專案起始人或贊助人」到「起案流程群組」的第三個資料項目,從「Contract(合約)」改為「Agreements(協議)」。如果PMI®編修小組對PMBOKG4在流程群組關係上的變更只是這麼單純,筆者也不必大費周章地介紹這張圖了。

這張圖錯誤的地方還真不少,筆者目前抽不出時間重繪,只能用說的了。本文先提2個較嚴重的錯誤。

第1個錯誤
從「企業/組織」和「顧客」這2個外部實體流向「規劃流程群組」的資料項目「Teaming agreements(合夥協議,TA)」。說到「合夥協議」,這是原本只出現在PMBOKG4流程12.1和12.2的輸入項目,PMI®編修小組在PMBOKG5已經將它移除,所以不應該再出現,代表此一關係從「企業/組織」和「顧客」到「規劃流程群組」的箭號應一併去除。同樣理由,從「執行流程群組」流向「賣方」外部實體的資料項目「Procurement contract award(採購合約授予,PCA)」已經被PMI®編修小組移除,所以不應該再出現。詳細情形必須留到筆者稍後針對個別流程的審查意見之流程12.2(〈PMBOKG5_41:流程12.2的修訂與勘誤〉)才能揭曉,如果讀者想知道從「執行流程群組」流向「賣方」外部實體的資料項目是什麼,PMI®編修小組在流程12.2中是加上「Selected sellers(入選賣方,SS)」。

第2個錯誤
從「起案流程群組」流向「規劃流程群組」的兩個資料項目「關係人登記簿」和「關係人管理策略」,由於PMI®編修小組在PMBOKG5已經將「關係人管理策略」移除,所以不應該再出現。另外,由於原本在PMBOKG4中,「關係人管理策略」是唯一能從「起案流程群組」的流程10.1「辨識關係人」流到「執行流程群組」的流程10.4「管理關係人期望」,既然PMI®編修小組已經將「關係人管理策略」移除,已就是已經移除從「起案流程群組」到「執行流程群組」的唯一資料流關係,因此代表此一關係從「起案流程群組」到「執行流程群組」的箭號應一併去除。

除了變更流程群組關係之外,PMI®編修小組還做了哪些修定?

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