iT邦幫忙

3

PMP大師對PMBOK® Guide第五版的審查意見〈PMBOKG5_09:流程4.1的修訂與勘誤〉

為什麼筆者不按照書本章節順序來審查PMBOKG5,而是要按照五大流程群組順序呢?原來PMI®在2010年底曾經出版《A User’s Manual to the PMBOK® Guide》(以下簡稱「使用手冊」),宣告學習PMBOK® Guide不能按照書本章節順序,也就是九大知識領域的順序,正確學習PMBOK® Guide的方法必須按照五大流程群組順序,難怪很多讀者看不懂PMBOK® Guide,原來是學習方法不對。「使用手冊」的出版等於是PMI®自打嘴巴:哪有人先出一本學習指南,然後再出一本「使用手冊」,來告訴讀者如何使用先前那本學習指南PMBOK® Guide?不過PMI®知過能改的態度還是值得讚賞。
針對新出版的「使用手冊」所提出的流程群組思維模式,筆者特別將2009年6月出版的《新PMP聖經密碼》重新編排,並分成三冊──秘笈篇、關鍵詞篇、題庫篇,重新於2011年7月出版《人人都可以成為PMP大師:國際專案管理師認證寶典(Ⅰ.祕笈篇, Ⅱ.關鍵詞篇, Ⅲ.題庫篇)》套書(ISBN:978-986-86326-2-2,可以到博客來網路書局購買),繼《新PMP聖經密碼》從「樹狀結構思維模式」轉移成「網狀結構思維模式」之後,《人人都可以成為PMP大師》更將繼續帶領讀者從「知識領域思維模式」轉移至「流程群組思維模式」,徹徹底底解開所有隱藏在PMBOK® Guide背後的秘密。

筆者在《新PMP聖經密碼》一書中,爲了解開PMBOKG4的ITTO圖資料流的密碼,創造了「專案文件」、「天線」、「地線」、「箭號」等四個「解碼符號」:

我們把這些解碼符號套在流程的ITTO圖I欄和O欄上。其中,

  1. 專案文件可以出現在I欄中任何一個輸入項目之前或或O欄中任何一個輸出項目之後,前者代表該輸入項目是從專案文件流過來,後者代表該輸出項目將會流向專案文件。
  2. 天線只能出現在I欄中的任何一個輸入項目之前,代表該項目不是來自其他流程的輸出項目,而是來自(1)企業/組織、(2)專案發起人/贊助人或(3)賣方(代表天線符號的三種類型)。
  3. 地線只能出現在O欄中的任何一個輸出項目之後,代表該項目不會再流向其他流程作為輸入項目,而是會流向(1)企業/組織、(2)顧客或(3)賣方(代表地線符號的三種類型)。
  4. 箭號可以出現在I欄中任何一個輸入項目之前或或O欄中任何一個輸出項目之後,前者代表該輸入項目是由其他流程的輸出項目流過來,前面若有數字,代表從多少個流程流過來;後者代表該輸出項目會流向其他流程作為輸入項目,後面若跟隨數字,代表會流向多少個流程。

這四個「解碼符號」可以結合ITTO/DFD圖,適用於任何一版的PMBOK® Guide,若是把它加在PMBOKG5上,更是如虎添翼。因此筆者在每個流程的修訂與勘誤之後,都會附上新版的解碼圖,好讓新讀者更能掌握該流程與其他流程的互動關係。

天線分為實線、點線和虛線三類:

  1. 天線1(實線)出現在I欄,代表該輸入項目是來自企業/組織。
  2. 天線2(點線)出現在I欄,代表該輸入項目是來自專案發起人/贊助人。
  3. 天線3(虛線)出現在I欄,代表該輸入項目是來自賣方。

地線分為實線、點線和虛線三類:

  1. 地線1(實線)出現在O欄,代表該輸出項目會流向企業/組織。
  2. 地線2(點線)出現在O欄,代表該輸出項目會流向顧客。
  3. 地線3(虛線)出現在O欄,代表該輸出項目會流向賣方。

箭號分為實線、點線和虛線三類,共有下列四種組合方式:

  1. 箭號1(實線) 若出現在I欄,代表該輸入項目是來自同一知識領域之流程;若出現在O欄,則代表該輸出項目會流向同一知識領域的流程。
  2. 箭號2(點線) 若出現在I欄,代表該輸入項目是來自不同知識領域之流程;若出現在O欄,則代表該輸出項目會流向不同知識領域的流程。
  3. 箭號3(虛線) 若出現在I欄,代表該輸入項目是來自整合知識領域之流程;若出現在O欄,則代表該輸出項目會流向整合知識領域流程。
  4. 箭號1+箭號2(實線+點線) 若出現在I欄,代表該輸入項目前一部分是來自同一知識領域的流程,後一部分是來自不同知識領域之流程,通常箭號前面會有兩個數字(m,n) ,分別代表前後箭號之流程個數;若出現在O欄,則代表該輸出項目前一部分會流向同一知識領域的流程,後一部分會流向不同知識領域的流程,通常箭號後面會跟隨兩個數字(m,n),分別代表前後箭號之流程個數。 m代表來自或流向m個同一知識領域的流程,n代表來自或流向n個不同知識領域的流程。

介紹完「解碼符號」之後,開始進入正題;流程4.1「發展專案許可證」(Develop Project Charter)屬於起案流程群組,在PMBOKG4和PMBOKG5中差異不大,此流程最大效益在於提供專案一個明確的起點和終點,為專案建立正式記錄,讓資深管理人可以正式接受專案和承諾專案所需資源。其唯一的輸出項目「專案許可證」建立專案發起單位和執行單位的合夥關係,在PMBOKG4中,它只會流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)、「收集需求」(流程5.1)、「界定範圍」(流程5.2)、「辨識關係人」(流程10.1) 等4個流程。

不過由於在PMBOKG5中,新增加「規劃範圍管理」(流程5.1)、「規劃時程管理」(流程6.1)、「規劃成本管理」(流程7.1)三個規劃流程,並且調整「收集需求」、「界定範圍」和「辨識關係人」三個流程的編號依次為5.2、5.3和13.1。

如此一來,在PMBOKG5中,流程4.1「發展專案許可證」的輸出項目「專案許可證」會流向下列8個流程:「發展專案管理計畫」(流程4.2)、「規劃範圍管理」(流程5.1)、「收集需求」(流程5.2)、「界定範圍」(流程5.3)、「規劃時程管理」(流程6.1)、「規劃成本管理」(流程7.1)、「規劃風險管理」(流程11.1)、「辨識關係人」(流程13.1)。

仔細算一下,原有在PMBOKG4中,「專案許可證」所流向的4個流程加上PMBOKG5中,新增加3個流程,應該只有7個流程,為何在PMBOKG5中,「專案許可證」會流向8個流程呢?換句話說,為何「專案許可證」會流向「規劃風險管理」(流程11.1)呢?

這是因為在PMBOKG5中,「專案許可證」已經包含高階的範圍、時程、成本和風險相關資料,流程11.1「規劃風險管理」的輸入項目有「專案許可證」也是無可厚非的,「專案許可證」包含下列12項:

  1. 專案目的或理由
  2. 可度量目標和相關成功準則
  3. 高階需求
  4. 假設與制約(新增)
  5. 高階專案說明及界限
  6. 高階風險
  7. 里程碑時程摘要
  8. 預算摘要
  9. 關係人清單(新增)
  10. 專案之核准需求
  11. 所指派的專案經理人、職責與職權
  12. 專案許可證授權者之姓名與職責

另外回頭來看輸入項目,由於內部專案起案時都是以口頭或書面協議行之,並不一定會有合約,因此PMI®編修小組以較廣義的輸入項目「Agreements(協議)」取代流程4.1「發展專案許可證」原有的輸入項目「Contract(合約)」。基本上,合約就是一種協議。

最後我們來看流程4.1「發展專案許可證」的兩張圖表:ITTO圖和DFD圖。

在ITTO圖中,流程4.1共有5項輸入、2項工具&技術、1項輸出。5個藍色輸入項目——「專案工作說明」、「案由」、「協議」、「企業環境因素」和「組織流程資產」代表來自外部實體;藍色工具&技術項目——「專家判斷」和「促進技術」代表會被其他流程重複使用;唯一的黑色輸出項目——「專案許可證」代表流向其他流程。

在DFD圖中,流程4.1的5個輸入項目只會集中在2條箭號上;流程4.1的1個輸出項目會分散在8條箭號上。這是因為流程4.1這5個輸入項目是來自不同的外部實體:一是來自「專案發起人/贊助人」的「專案工作說明」、「案由」和「協議」,另一個是來自「企業/組織的「企業環境因素」和「組織流程資產」;流程4.1的輸出項目「專案許可證」會流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)、「規劃範圍管理」(流程5.1)、「收集需求」(流程5.2)、「界定範圍」(流程5.3)、「規劃時程管理」(流程6.1)、「規劃成本管理」(流程7.1)、「規劃風險管理」(流程11.1)、「辨識關係人」(流程13.1)等8個流程。

透過上述的「專案文件」、「天線」、「地線」、「箭號」等四個「解碼符號」,就可以將ITTO圖和DFD圖整合成如下的解碼圖:

由於流程4.1是第一個流程,它的5個輸入項目都不是來自其他流程(此處特別用藍色字體做區別,若是來自流程則保持黑色字體),因此在每個輸入項目之前都要加上天線,以表示該項目不是來自其他流程的輸出項目。為了區隔其來源的不同,因此以點線天線實線天線,分別代表源自「專案發起人/贊助人」和「企業/組織」。

至於流程4.1唯一的輸出項目「專案許可證」則會流向8個流程(4.2/5.1/5.2/5.3/6.1/7.1/11.1/13.1),本來只要在該輸出項目之後,加上一條箭號以及數字8,就可以代表該輸出項目會流向8個流程,不過從DFD圖中可以發現這8個流程並不屬於同一個知識領域,因此必須將箭號再加以區分為實線+點線,且將數字8改為「1,7」,以代表該輸出項目會流向1個與流程4.1相同知識領域的流程(4.2),以及其他7個與流程4.1不同知識領域的流程(5.1/5.2/5.3/6.1/7.1/11.1/13.1)。

整體來說,PMI®編修小組對流程4.1「發展專案許可證」的修正是OK的。同樣屬於起案流程群組還有另一個流程「辨識關係人」(流程13.1),是否有PMI®編修小組尚未改正的錯誤呢?

上一篇:PMBOKG5_08:PMBOKG5尚未被改正的錯誤
下一篇:PMBOKG5_10:流程13.1的修訂與勘誤


尚未有邦友留言

立即登入留言