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PMP大師對PMBOK® Guide第五版的審查意見〈PMBOKG5_33:流程12.1的修訂與勘誤〉

PMI®編修小組在PMBOKG5「專案採購管理知識領域」並未新增加新流程,只是把流程12.1的名稱調整為「規劃採購管理」(Plan Procurement Management),並把流程12.3的名稱調整為「控管採購」(Control Procurements)。
在PMBOKG5中,流程12.1「規劃採購管理」屬於規劃流程群組,負責記載專案採購決策、指定作法和辨識潛在賣方。流程12.1「規劃採購管理」有7個輸出項目:「採購管理計畫」、「採購工作說明」、「來源選擇準則」、「自製或外購決策」會流向「執行採購」(流程12.2);「採購文件」會流向「執行採購」(流程12.2)、「控管採購」(流程12.3)、「結束採購」(流程12.4)、「辨識風險」(流程11.2)和「辨識關係人」(流程13.1);「變更申請」會流向「執行整合變更控管」(流程4.5);「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」。

在ITTO圖中,流程12.1共有9項輸入、4項工具&技術、7項輸出。7個黑色輸入項目代表來自其他流程;2個藍色輸入項目——「企業環境因素」和「組織流程資產」代表來自外部實體;藍色工具&技術項目——「專家判斷」和「會議」代表會被其他流程重複使用;紫色輸出項目——「採購管理計畫」代表會流向其他流程的子計畫;紅色輸出項目——「變更申請」代表會流向流程4.5的變更申請。

在PMBOKG5中,由於PMI®編修小組擬定了「專案管理計畫」規則,因此流程12.1「規劃採購管理」和流程9.1一樣也不需要「過水輸出項目」(細節請參考〈PMBOKG5_26:流程9.1的修訂與勘誤〉)。流程12.1「規劃採購管理」的輸出項目「採購管理計畫」直接可以流向「執行採購」(流程12.2),但是不能流向「控管採購」(流程12.3)和「結束採購」(流程12.4)。

不過當筆者同樣以『所有的基準和子計畫都應該流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)』的一致原則來審查流程12.1的輸出項目「採購管理計畫」是否有流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)。仔細一看果真漏掉了,因此必須從輸出項目「採購管理計畫」拉一條箭號到流程4.2

如此一來,流程12.1的9個輸入項目會集中在8條箭號上;流程12.1的7個輸出項目會分散在9條箭號上。這是因為流程12.1這9個輸入項目是來自不同的流程和外部實體:來自流程4.2的「專案管理計畫」,來自流程5.2的「需求文件檔」,來自流程11.2的「風險登記簿」,來自流程6.4的「活動資源需求」,來自流程6.6的「專案時程」,來自流程7.2的「活動成本估算」,來自流程13.1的「關係人登記簿」,以及來自「企業/組織」的「企業環境因素」和「組織流程資產」;而流程12.1的7個輸出項目:「採購管理計畫」會流向「執行採購」(流程12.2)和「發展專案管理計畫」(流程4.2);「採購工作說明」、「來源選擇準則」和「自製或外購決策」會流向「執行採購」(流程12.2);「採購文件」會流向「執行採購」(流程12.2)、「控管採購」(流程12.3)、「結束採購」(流程12.4)、「辨識風險」(流程11.2)和「辨識關係人」(流程13.1);「變更申請」會流向「執行整合變更控管」(流程4.5);「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」。

ITTO圖和DFD圖若分開看,只知其一不知其二。讀者必須透過「解碼符號」,將ITTO圖和DFD圖整合成如下的解碼圖:

在流程12.1的9個輸入項目中:「專案管理計畫」之前要加上虛線箭號,以表示該項目是來自整合知識領域的流程(4.2);「需求文件檔」、「風險登記簿」、「活動資源需求」、「專案時程」、「活動成本估算」和「關係人登記簿」之前要加上點線箭號,以表示該項目是來自與流程12.1不同知識領域的流程(5.2/11.2/6.4/6.6/7.2/13.1);「企業環境因素」和「組織流程資產」之前要加上實線天線,以表示該2個項目來自「企業/組織」。

至於流程12.1的7個輸出項目:「採購管理計畫」會流向「執行採購」(流程12.2)和「發展專案管理計畫」(流程4.2),本來只要在該輸出項目之後,加上一條箭號以及數字2,就可以代表該輸出項目會流向2個流程,不過從DFD圖中可以發現這2個流程並不屬於同一個知識領域,因此必須將箭號再加以區分為實線+點線,且將數字2為「1,1」,以代表該輸出項目會流向1個與流程12.1相同知識領域的流程(12.2),以及其他1個與流程12.1不同知識領域的流程(4.2);「採購工作說明」、「來源選擇準則」和「自製或外購決策」之後要加上實線箭號,以表示該項目會流向與流程12.1相同知識領域的流程(12.2);「採購文件」會流向「執行採購」(流程12.2)、「控管採購」(流程12.3)、「結束採購」(流程12.4)、「辨識風險」(流程11.2)和「辨識關係人」(流程13.1),本來只要在該輸出項目之後,加上一條箭號以及數字5,就可以代表該輸出項目會流向5個流程,不過從DFD圖中可以發現這5個流程並不屬於同一個知識領域,因此必須將箭號再加以區分為實線+點線,且將數字5為「3,2」,以代表該輸出項目會流3個與流程12.1相同知識領域的流程(12.2/12.3/12.4),以及其他2個與流程12.1不同知識領域的流程(11.2/13.1);「變更申請」之後要加上虛線箭號,以表示該項目會流向整合知識領域的流程(4.5);「專案文件更新」之後要加上代表「專案文件」的符號,以表示該項目會流向外部實體「專案文件」。

整體來說,除了違背『所有的基準和子計畫都應該流向「發展專案管理計畫」(流程4.2)』的一致原則之外,PMI®編修小組對流程12.1「規劃採購管理」的修正是OK的。下一篇將審查規劃流程群組第24個(最後一個)流程「規劃關係人管理」(流程13.2),是否有PMI®編修小組尚未改正的錯誤呢?

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