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PMP大師對PMBOK® Guide第五版的審查意見〈PMBOKG5_36:流程8.2的修訂與勘誤〉

在PMBOKG5中,流程8.2「執行品質保證」(Perform Quality Assurance)屬於執行流程群組,負責稽核品質需求和品質控管度量結果,以確保專案採用適當的品質標準和操作型定義。流程8.2「執行品質保證」有4個輸出項目:「變更申請」會流向「執行整合變更控管」(流程4.5);「專案管理計畫更新」會流向「發展專案管理計畫」(流程4.2);「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」;「組織流程資產更新」會流向外部實體「企業/組織」。
流程8.2「執行品質保證」有4個輸出項目:「變更申請」會流向「執行整合變更控管」(流程4.5);「專案管理計畫更新」會流向「發展專案管理計畫」(流程4.2);「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」;「組織流程資產更新」會流向外部實體「企業/組織」。

在ITTO圖中,流程8.2共有5項輸入、3項工具&技術、4項輸出。2個紫色輸入項目——「品質管理計畫」和「流程改善計畫」代表來自其他規劃流程的子計畫;2個黑色輸入項目——「品質度量指標」和「品質控管度量」代表來自其他流程;藍色輸入項目——「專案文件」代表來自外部實體;3個黑色工具&技術項目代表只能在此流程使用;紅色輸出項目——「變更申請」代表會流向流程4.5。

在DFD圖中,流程8.2的5個輸入項目會集中在3條箭號上;流程8.2的4個輸出項目會分散在4條箭號上。這是因為流程8.2這5個輸入項目是來自不同的流程和外部實體:來自流程8.1的「品質管理計畫」、「流程改善計畫」和「品質度量指標」,來自流程8.3的「品質控管度量」,以及來自「專案文件」的「專案文件」;而流程8.2的4個輸出項目:「變更申請」會流向「執行整合變更控管」(流程4.5);「專案管理計畫更新」會流向「發展專案管理計畫」(流程4.2);「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」;「組織流程資產更新」會流向外部實體「企業/組織」。

上圖是PMBOKG4流程8.2的DFD圖,比較這2張不同版本的DFD圖,差別在於在PMBOKG4中,流程8.1的輸出項目「品質管理計畫」和「流程改善計畫」不可以直接流向流程8.2(必須透過流程4.2);而在PMBOKG5中,流程8.1這2個輸出項目卻可以直接流向流程8.2。

原因是在PMBOKG4中,規劃流程群組所產生的子計畫和基準都不能直接流向執行、監控以及結案等三個流程群組的20個流程,必須先集中到流程4.2之後,再由流程4.2流向這20個流程。筆者在《人人都可以成為PMP大師:國際專案管理師認證寶典(Ⅰ.祕笈篇, Ⅱ.關鍵詞篇, Ⅲ.題庫篇)》套書(ISBN:978-986-86326-2-2,可以到博客來網路書局購買)中,特別以「過水」系統思考來解釋這種現象。

不過在PMBOKG5中,PMI®編修小組定出下列「專案管理計畫」規則:

  1. 在ITTO輸入欄中,如果專案管理計畫的子計畫和基準是主要的輸入項目,它必須明列
  2. 在ITTO輸出欄中,專案管理計畫的子計畫和基準是會以「專案管理計畫更新」呈現,然後在對應章節中再另加描述
  3. 在ITTO輸入欄中,會產生子計畫的規劃流程,專案管理計畫必須明列
  4. 在監控流程中,主要的輸入項目必須是「專案管理計畫」,而不是特定的子計畫和基準,輸出項目則是以「專案管理計畫更新」呈現,而不是特定子計畫的更新

本來在PMBOKG4中規劃流程群組所產生的子計畫和基準都不會流向執行、監控以及結案流程群組的20個流程;不過經過PMI®編修小組修定後,在PMBOKG5中,規劃流程群組所產生的子計畫和基準是可以直接流向規劃執行流程的8個流程(4.3/8.2/9.2/9.3/9.4/10.2/12.2/13.3),但是卻不可以直接(必須改以「專案管理計畫」做為輸入項目)流向監控和結案流程群組的13個流程(4.4/4.5/5.5/5.6/6.7/7.4/8.3/10.3/11.6/12.3/13.4/4.6/12.4);這個調整造成執行流程群組就不需要「過水輸入項目」了。

ITTO圖和DFD圖若分開看,只知其一不知其二。讀者必須透過「解碼符號」,將ITTO圖和DFD圖整合成如下的解碼圖:

在流程8.2的4個輸入項目中:「品質管理計畫」、「流程改善計畫」和「品質度量指標」之前要加上實線箭號,另外用一條垂直短線聯結這3條箭號,以表示該3個項目都是來自與流程8.2相同知識領域的流程(8.1);「品質控管度量」之前要加上實線箭號,以表示該項目是來自與流程8.2相同知識領域的流程(8.3);「專案文件」之前要加上代表「專案文件」的符號。

至於流程8.2的4個輸出項目:「變更申請」之後要加上虛線箭號,以表示該項目會流向整合知識領域的流程(4.5);「專案管理計畫更新」之後要加上虛線箭號,以表示該項目會流向整合知識領域的流程(4.2);「專案文件更新」之後要加上代表「專案文件」的符號,以表示該項目會流向外部實體「專案文件」;「組織流程資產更新」之後要加上實線地線,以表示該項目會流向外部實體「企業/組織」。

整體來說,PMI®編修小組對流程8.2「執行品質保證」的修正是OK的。下一篇將審查執行流程群組第3個流程「籌組專案團隊」(流程9.2),是否有PMI®編修小組尚未改正的錯誤呢?

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