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PMP大師對PMBOK® Guide第五版的審查意見〈PMBOKG5_41:流程12.2的修訂與勘誤〉

在PMBOKG5中,流程12.2「執行採購」(Conduct Procurements)屬於執行流程群組,負責取得賣方回應、選擇賣方和授予合約。
流程12.2「執行採購」有6個輸出項目:「入選賣方」會流向外部實體「賣方」;「協議」會流向「控管採購」(流程12.3)、「決定預算」(流程7.3)、「發展專案許可證」(流程4.1)等3個流程;「資源行事曆」會流向「估算活動資源」(流程6.4)、「估算活動工期」(流程6.5)、「發展時程」(流程6.6)、「決定預算」(流程7.3)、「發展專案團隊」(流程9.3)等5個流程;「變更申請」會流向「執行整合變更控管」(流程4.5);「專案管理計畫更新」會流向「發展專案管理計畫」(流程4.2);「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」。

在ITTO圖中,流程12.2共有8項輸入、7項工具&技術、6項輸出。4個黑色輸入項目代表來自其他流程;3個藍色輸入項目——「賣方建議書」、「專案文件」和「組織流程資產」代表來自外部實體;藍色工具&技術項目——「專家判斷」和「分析技術」代表會被其他流程重複使用;藍色輸出項目——「入選賣方」代表會流向外部實體。

在DFD圖中,流程12.2的8個輸入項目會集中在4條箭號上;流程12.2的6個輸出項目會分散在12條箭號上。這是因為流程12.2這8個輸入項目是來自不同的流程和外部實體:來自流程12.1的「採購管理計畫」、「採購文件」、「來源選擇準則」、「自製或外購決策」、「採購工作說明」,來自「賣方」的「賣方建議書」,來自「專案文件」的「專案文件」,以及來自「企業/組織」的「組織流程資產」;而流程12.2的6個輸出項目:「入選賣方」會流向外部實體「賣方」;「協議」會流向「控管採購」(流程12.3)、「決定預算」(流程7.3)、「發展專案許可證」(流程4.1)等3個流程;「資源行事曆」會流向「估算活動資源」(流程6.4)、「估算活動工期」(流程6.5)、「發展時程」(流程6.6)、「決定預算」(流程7.3)、「發展專案團隊」(流程9.3)等5個流程;「變更申請」會流向「執行整合變更控管」(流程4.5);「專案管理計畫更新」會流向「發展專案管理計畫」(流程4.2);「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」。

上圖(摘自PMBOKG5第372頁)的輸出項目「協議」流向「發展專案許可證」(流程4.1),不過下圖(摘自PMBOKG5第67頁)中流程4.1「發展專案許可證」的輸入項目「協議」卻是來自「專案發起人/贊助人」,這個不一致就不是美編排版錯誤。修正後應該將流程12.2從輸出項目「協議」流向「發展專案許可證」(流程4.1)的箭號刪除,並將流程4.1「發展專案許可證」從圖中移除。

上圖是先前審查過的流程4.1 DFD圖,圖中流程4.1的輸入項目「協議」是來自「專案發起人/贊助人」,和流程12.2的說法不一致。筆者建議讀者可以將流程4.1「發展專案許可證」的輸入項目「協議」視為外部的買方授與我方的「協議」(我方站在賣方的角度),而將流程12.2「執行採購」的輸出項目「協議」視為我方內部授與外部賣方的「協議」(我方站在買方的角度),以便區隔兩個「協議」的的用法。

ITTO圖和DFD圖若分開看,只知其一不知其二。讀者必須透過「解碼符號」,將ITTO圖和DFD圖整合成如下的解碼圖:

在流程12.2的8個輸入項目中:「採購管理計畫」、「採購文件」、「來源選擇準則」、「自製或外購決策」、「採購工作說明」之前要加上實線箭號,另外用一條垂直短線聯結這5條箭號,以表示這5個項目都是來自與流程12.2相同知識領域的流程(12.1);「賣方建議書」之前要加上虛線天線,以表示該項目是來自「賣方」;「專案文件」之前要加上代表「專案文件」的符號;「組織流程資產」之前要加上實線天線,以表示該項目來自「企業/組織」。

至於流程12.2的6個輸出項目:「入選賣方」之後要加上虛線地線,以表示該項目會流向外部實體「賣方」;「協議」之後本來只要加上一條箭號以及數字2,就可以代表該輸出項目會流向2個流程,不過這2個流程並不屬於同一個知識領域,因此必須將箭號再加以區分為實線+點線,且將數字2為「1,1」,以代表該輸出項目會流向1個與流程12.2相同知識領域的流程(12.3),以及其他1個與流程12.2不同知識領域的流程(7.3);「資源行事曆」之後要加上一條點線箭號以及數字5,以表示該項目會流向與流程12.2相同知識領域的5個流程(6.4/6.5/6.6/7.3/9.3);「變更申請」之後要加上虛線箭號,以表示該項目會流向整合知識領域的流程(4.5);「專案管理計畫更新」之後要加上虛線箭號,以表示該項目會流向整合知識領域的流程(4.2);「專案文件更新」之後要加上代表「專案文件」的符號,以表示該項目會流向外部實體「專案文件」。

整體來說,除了「協議」的用法違背一致性之外,PMI®編修小組對流程12.2「執行採購」的修正是OK的。下一篇將審查執行流程群組第8個(最後一個)流程「管理關係人全心投入」(流程13.3),是否有PMI®編修小組尚未改正的錯誤呢?

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