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PMP大師對PMBOK® Guide第五版的審查意見〈PMBOKG5_42:流程13.3的修訂與勘誤〉

PMI®編修小組將PMBOKG4原有的流程10.4「管理關係人期望」調整為「管理關係人全心投入」(PMBOKG5流程13.3)。
在PMBOKG5中,流程13.3「管理關係人全心投入」(Manage Stakeholder Engagement)是執行流程群組最後一個流程,負責與關係人溝通和相處,以滿足其需要/期望,處理問題的出現,並促進關係人在專案決策和活動適當全心投入。流程13.3「管理關係人全心投入」有5個輸出項目:「議題記錄單」會流向「發展專案管理計畫」(流程13.4)、「收集需求」(流程9.4)、「界定範圍」(流程10.3)等3個流程;「變更申請」會流向「執行整合變更控管」(流程4.5);「專案管理計畫更新」會流向「發展專案管理計畫」(流程4.2);「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」;「組織流程資產更新」會流向外部實體「企業/組織」。

在ITTO圖中,流程13.3共有4項輸入、3項工具&技術、5項輸出。黑色輸入項目——「變更記錄單」代表來自其他流程;藍色輸入項目——「組織流程資產」代表來自外部實體;藍色工具&技術項目——「溝通方法」和「人際關係技能」代表會被其他流程重複使用;黑色輸出項目——「議題記錄單」代表會流向其他流程;紅色輸出項目——「變更申請」代表會流向流程4.5。

在DFD圖中,流程13.3的4個輸入項目會集中在4條箭號上;流程13.3的5個輸出項目會分散在6條箭號上。這是因為流程13.3這4個輸入項目是來自不同的流程和外部實體:來自流程4.5的「變更記錄單」,來自流程13.2的「關係人管理計畫」,來自流程10.1的「溝通管理計畫」,以及來自「企業/組織」的「組織流程資產」;而流程13.3的5個輸出項目:「議題記錄單」會流向「控管關係人全心投入」(流程13.4)、「管理專案團隊」(流程9.4)、「控管溝通」(流程10.3)等3個流程;「變更申請」會流向「執行整合變更控管」(流程4.5);「專案管理計畫更新」會流向「發展專案管理計畫」(流程4.2);「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」;「組織流程資產更新」會流向外部實體「企業/組織」。

ITTO圖和DFD圖若分開看,只知其一不知其二。讀者必須透過「解碼符號」,將ITTO圖和DFD圖整合成如下的解碼圖:

在流程13.3的4個輸入項目中:「關係人管理計畫」之前要加上實線箭號,以表示該項目是來自與流程13.3相同知識領域的流程(13.2);「溝通管理計畫」之前要加上點線箭號,以表示該項目是來自與流程13.3不同知識領域的流程(10.1);「變更記錄單」之前要加上虛線箭號,以表示該項目是來自整合知識領域的流程(4.5);「組織流程資產」之前要加上實線天線,以表示該項目來自「企業/組織」。

至於流程13.3的5個輸出項目:「議題記錄單」會流向下列3個流程:「控管關係人全心投入」(流程13.4)、「管理專案團隊」(流程9.4)、「控管溝通」(流程10.3),本來只要在該輸出項目之後,加上一條箭號以及數字3,就可以代表該輸出項目會流向3個流程,不過這3個流程並不屬於同一個知識領域,因此必須將箭號再加以區分為實線+點線,且將數字3為「1,2」,以代表該輸出項目會流向1個與流程13.3相同知識領域的流程(13.4),以及其他2個與流程13.3不同知識領域的流程(9.4/10.3);「變更申請」之後要加上虛線箭號,以表示該項目會流向整合知識領域的流程(4.5);「專案管理計畫更新」之後要加上虛線箭號,以表示該項目會流向整合知識領域的流程(4.2);「專案文件更新」之後要加上代表「專案文件」的符號,以表示該項目會流向外部實體「專案文件」;「組織流程資產更新」之後要加上實線地線,以表示該項目會流向向外部實體「企業/組織」。

整體來說, PMI®編修小組在PMBOKG5「專案關係人管理知識領域」中調整後的流程13.3「管理關係人全心投入」的修正是OK的。PMBOKG5執行流程群組8個流程全部審查完畢,下一篇將審查監控流程群組第1個流程「監控專案工作」(流程4.4),是否有PMI®編修小組尚未改正的錯誤呢?

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