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PMP大師對PMBOK® Guide第五版的審查意見〈PMBOKG5_43:流程4.4的勘誤〉

PMI®編修小組將PMBOKG4原本9個知識領域擴充為PMBOKG5的10個知識領域,新增加一個「專案關係人管理」知識領域,「監控流程群組」也多了「控管關係人全心投入」(流程13.4),變成11個流程。
在PMBOKG5中,流程4.4「監控專案工作」(Monitor and Control Project Work)屬於監控流程群組,負責追蹤、審查以及規範專案進度,以便符合專案管理計畫所界定的績效目標。流程4.4「監控專案工作」有4個輸出項目:「變更申請」會流向「執行整合變更控管」(流程4.5);「工作績效報告」會流向「執行整合變更控管」(流程4.5)、「管理專案團隊」(流程9.4)、「管理溝通」(流程10.2)、「控管風險」(流程11.6)、「控管採購」(流程12.3)等5個流程;「專案管理計畫更新」會流向「發展專案管理計畫」(流程4.2);「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」。

在ITTO圖中,流程4.4共有7項輸入、4項工具&技術、4項輸出。5個黑色輸入項目代表來自其他流程;2個藍色輸入項目——「企業環境因素」和「組織流程資產」代表來自外部實體;4個藍色工具&技術項目代表會被其他流程重複使用;紅色輸出項目——「變更申請」代表會流向流程4.5;黑色輸出項目——「工作績效報告」代表會流向其他流程的子計畫。

在DFD圖中,流程4.4的7個輸入項目會集中在11條箭號上;流程4.4的4個輸出項目會分散在7條箭號上。這是因為流程4.4這7個輸入項目是來自不同的流程和外部實體:來自流程4.2的「專案管理計畫」,來自流程6.7的「時程預測」,來自流程7.4的「成本預測」,來自流程8.3的「已確認的變更」,來自流程5.5/5.6/10.3/11.6/12.3/13.4/6.7/7.4/8.3等9個流程的「工作績效資訊」,以及來自「企業/組織」的「企業環境因素」和「組織流程資產」;而流程4.4有4個輸出項目:「變更申請」會流向「執行整合變更控管」(流程4.5);「工作績效報告」會流向「執行整合變更控管」(流程4.5)、「管理專案團隊」(流程9.4)、「管理溝通」(流程10.2)、「控管風險」(流程11.6)、「控管採購」(流程12.3)等5個流程;「專案管理計畫更新」會流向「發展專案管理計畫」(流程4.2);「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」。

上圖(摘自PMBOKG5第87頁)的輸入項目「工作績效資訊」少了來自「控管時程」(流程6.7)、「控管成本」(流程7.4)和「控管品質」(流程8.3)等3個流程的箭號,應該修正補上。

ITTO圖和DFD圖若分開看,只知其一不知其二。讀者必須透過「解碼符號」,將ITTO圖和DFD圖整合成如下的解碼圖:

在流程4.4的7個輸入項目中:「專案管理計畫」之前要加上虛線箭號,以表示該項目是來自整合知識領域的流程(4.2);「時程預測」、「成本預測」、「已確認的變更」之前要加上點線箭號,以表示該項目是來自與流程4.4不同知識領域的流程(6.7/7.4/8.3);「工作績效資訊」之前要加上點線箭號和數字9,以表示該項目是來自與流程4.4不同知識領域的9個流程(5.5/5.6/10.3/11.6/12.3/13.4/6.7/7.4/8.3);「企業環境因素」和「組織流程資產」之前要加上實線天線,以表示該2個項目來自「企業/組織」。

至於流程4.4的4個輸出項目:「變更申請」之後要加上虛線箭號,以表示該項目會流向整合知識領域的流程(4.5);「工作績效報告」會流向「執行整合變更控管」(流程4.5)、「管理專案團隊」(流程9.4)、「管理溝通」(流程10.2)、「控管風險」(流程11.6)、「控管採購」(流程12.3)等5個流程,本來只要在該輸出項目之後,加上一條箭號以及數字5,不過因為這5個流程並不屬於同一個知識領域,因此必須將箭號再加以區分為實線+點線,且將數字5為「1,4」,以代表該輸出項目會流向1個與流程4.4相同知識領域的流程(4.5),以及其他4個與流程4.4不同知識領域的流程(9.4/10.2/11.6/12.3);「專案管理計畫更新」之後要加上虛線箭號,以表示該項目會流向整合知識領域的流程(4.2);「專案文件更新」之後要加上代表「專案文件」的符號,以表示該項目會流向外部實體「專案文件」。

整體來說,除了DFD圖的錯誤之外,PMI®編修小組對流程4.4「監控專案工作」的修正是OK的。下一篇將審查監控流程群組第2個流程「執行整合變更控管」(流程4.5),是否有PMI®編修小組尚未改正的錯誤呢?

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