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PMP大師對PMBOK® Guide第五版的審查意見〈PMBOKG5_44:流程4.5的勘誤〉

在PMBOKG5中,流程4.5「執行整合變更控管」(Perform Integrated Change Control)屬於監控流程群組,負責辨識、記載、核准,或拒絕文件、交付項目或與該專案相關基準之修改。
流程4.5「執行整合變更控管」有4個輸出項目:「已核准的變更申請」會流向「指揮與管理專案工作」(流程4.3)、「控管品質」(流程8.3)、「控管採購」(流程12.3)等3個流程;「變更記錄單」會流向「管理關係人全心投入」(流程13.3);「專案管理計畫更新」會流向「發展專案管理計畫」(流程4.2);「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」。

在ITTO圖中,流程4.5共有5項輸入、3項工具&技術、4項輸出。2個黑色輸入項目——「專案管理計畫」和「工作績效報告」代表來自其他流程;2個藍色輸入項目——「企業環境因素」和「組織流程資產」代表來自外部實體;藍色工具&技術項目——「專家判斷」和「會議」代表會被其他流程重複使用;黑色輸出項目——「變更記錄單」代表會流向其他流程。

在DFD圖中,流程4.5的5個輸入項目會分散在18條箭號上;流程4.5的4個輸出項目會分散在6條箭號上。這是因為流程4.5這5個輸入項目是來自不同的流程和外部實體:來自流程4.2的「專案管理計畫」,來自流程4.4的「工作績效報告」,來自流程4.3/4.4/5.5/5.6/6.7/7.4/8.2/8.3/9.4/10.3/11.6/12.1/12.2/12.3/13.3/13.4的「變更申請」,以及來自「企業/組織」的「企業環境因素」和「組織流程資產」;而流程4.5的4個輸出項目:「已核准的變更申請」會流向「指揮與管理專案工作」(流程4.3)、「控管品質」(流程8.3)、「控管採購」(流程12.3)等3個流程;「變更記錄單」會流向「管理關係人全心投入」(流程13.3);「專案管理計畫更新」會流向「發展專案管理計畫」(流程4.2);「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」。

ITTO圖和DFD圖若分開看,只知其一不知其二。讀者必須透過「解碼符號」,將ITTO圖和DFD圖整合成如下的解碼圖:

在流程4.5的5個輸入項目中:「專案管理計畫」之前要加上虛線箭號,以表示該項目是來自整合知識領域的流程(4.2);「工作績效報告」之前要加上虛線箭號,以表示該項目是來自整合知識領域的流程(4.4);「變更申請」來自流程4.3/4.4/5.5/5.6/6.7/7.4/8.2/8.3/9.4/10.3/11.6/12.1/12.2/12.3/13.3/13.4,本來只要在該輸入項目之前,加上一條箭號以及數字16,就可以代表該輸入項目來自16個流程,不過這16個流程並不屬於同一個知識領域,因此必須將箭號再加以區分為實線+點線,且將數字16為「2,14」,以代表該輸入項目來自2個與流程4.5相同知識領域的流程(4.3/4.4),以及其他14個與流程4.5不同知識領域的流程(5.5/5.6/6.7/7.4/8.2/8.3/9.4/10.3/11.6/12.1/12.2/12.3/13.3/13.4);「企業環境因素」和「組織流程資產」之前要加上實線天線,以表示該2個項目來自「企業/組織」。

至於流程13.2的4個輸出項目:「已核准的變更申請」會流向「指揮與管理專案工作」(流程4.3)、「控管品質」(流程8.3)、「控管採購」(流程12.3)等3個流程,本來只要在該輸出項目之後,加上一條箭號以及數字3,就可以代表該輸出項目會流向3個流程,不過這3個流程並不屬於同一個知識領域,因此必須將箭號再加以區分為實線+點線,且將數字3為「1,2」,以代表該輸出項目會流向1個與流程4.5相同知識領域的流程(4.3),以及其他2個與流程4.5不同知識領域的流程(8.3/12.3);「變更記錄單」之後要加上點線箭號,以表示該項目會流向與流程4.5不同知識領域的流程(13.3);「專案管理計畫更新」之後要加上虛線箭號,以表示該項目會流向整合知識領域的流程(4.2);「專案文件更新」之後要加上代表「專案文件」的符號,以表示該項目會流向外部實體「專案文件」。

整體來說,PMI®編修小組對流程4.5「執行整合變更控管」的修正是OK的。下一篇將審查監控流程群組第3個流程「確認範圍」(流程5.5),是否有PMI®編修小組尚未改正的錯誤呢?

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