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PMP大師對PMBOK® Guide第五版的審查意見〈PMBOKG5_45:流程5.5的勘誤〉

由於PMI®編修小組在PMBOKG5「專案範圍管理知識領域」中新增加流程5.1「規劃範圍管理」,因此原本在PMBOKG4中的流程5.4「驗證範圍」(Verify Scope) 在PMBOKG5中就變成流程5.5,PMI®編修小組同時將此流程改名為「確認範圍」(Validate Scope)。
在PMBOKG5中,流程5.5「確認範圍」屬於監控流程群組,負責正式驗收已完成的專案交付項目。流程5.5「確認範圍」有4個輸出項目:「已驗收的交付項目」會流向「結束專案或階段」(流程4.6);「變更申請」會流向「執行整合變更控管」(流程4.5);「工作績效資訊」會流向「監控專案工作」(流程4.4);「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」。

在ITTO圖中,流程5.5共有5項輸入、2項工具&技術、4項輸出。4個黑色輸入項目代表來自其他流程;藍色工具&技術項目——「檢驗」和「團隊決策技術」代表會被其他流程重複使用;黑色輸出項目——「已驗收的交付項目」代表會流向其他流程。

在DFD圖中,流程5.5的5個輸入項目會集中在4條箭號上;流程5.5的4個輸出項目會分散在4條箭號上。這是因為流程5.5這5個輸入項目是來自不同的流程:來自流程4.2的「專案管理計畫」,來自流程4.3的「工作績效資料」,來自流程5.2的「需求文件檔」和「需求追溯表」,以及來自流程8.3的「已確認的交付項目」;而流程5.5有4個輸出項目:「已驗收的交付項目」會流向「結束專案或階段」(流程4.6);「變更申請」會流向「執行整合變更控管」(流程4.5);「工作績效資訊」會流向「監控專案工作」(流程4.4);「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」。

上圖是PMBOKG4流程5.4的DFD圖,筆者在圖中已明列「過水輸入項目」,也就是真正流向流程5.4的輸入項目是從流程5.3「產生WBS」流入的「範圍基準」;而在PMBOKG5中,流程5.5的DFD圖尚未明列「範圍管理計畫」和「範圍基準」這2個「過水輸入項目」。換句話說,在PMBOKG5中,真正流向流程5.5的輸入項目不是「專案管理計畫」,而是「範圍管理計畫」和「範圍基準」。

這是因為在PMBOKG5中,根據PMI®編修小組所修定的「專案管理計畫」規則,規劃流程群組所產生的子計畫和基準是可以直接流向規劃執行流程的8個流程,但是卻不可以直接(必須改以「專案管理計畫」做為輸入項目)流向監控和結案流程群組的13個流程;這個調整造成執行流程群組就不需要「過水輸入項目」,但是監控和結案流程群組仍然需要 (詳情請參考〈PMBOKG5_36:流程8.2的修訂與勘誤〉之說明)。

讀者可以自行參照筆者在PMBOKG4對「過水輸入項目」的處理方式,來修正流程5.5的DFD圖;當然讀者也可以選擇維持圖形不變,只在圖中輸入項目「專案管理計畫」的旁邊加上「範圍管理計畫」和「範圍基準」。

ITTO圖和DFD圖若分開看,只知其一不知其二。讀者必須透過「解碼符號」,將ITTO圖和DFD圖整合成如下的解碼圖:

在流程5.5的5個輸入項目中:「專案管理計畫」和「工作績效資料」之前要加上虛線箭號,以表示該項目是來自整合知識領域的流程(4.2/4.3);「需求文件檔」和「需求追溯表」之前要加上實線箭號,以表示該項目是來自與流程5.5相同知識領域的流程(5.2);「已確認的交付項目」之前要加上點線箭號,以表示該項目來自與流程5.5不同知識領域的流程(8.3)。

至於流程5.5的4個輸出項目:「已驗收的交付項目」、「變更申請」和「工作績效資訊」之後要加上虛線箭號,以表示該項目會流向整合知識領域的流程(4.6/4.5/4.4);「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」,因此在該輸出項目之後,加上代表「專案文件」的符號。

整體來說,PMI®編修小組對流程5.5「確認範圍」的修正是OK的。下一篇將審查監控流程群組第4個流程「控管範圍」(流程5.6),是否有PMI®編修小組尚未改正的錯誤呢?

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