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PMP大師對PMBOK® Guide第五版的審查意見〈PMBOKG5_48:流程7.4的勘誤〉

由於PMI®編修小組在PMBOKG5「專案時程管理知識領域」中新增加流程7.1「規劃成本管理」,因此原本在PMBOKG4中的流程7.3「控管成本」(Control Costs)在PMBOKG5中就變成流程7.4。
在PMBOKG5中,流程7.4「控管成本」屬於監控流程群組,負責監督專案狀態,以更新專案成本和管理成本基準之變更。流程7.4「控管成本」有6個輸出項目:「工作績效資訊」和「成本預測」會流向「監控專案工作」(流程4.4);「變更申請」會流向「執行整合變更控管」(流程4.5);「專案管理計畫更新」會流向「發展專案管理計畫」(流程4.2);「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」;「組織流程資產更新」會流向外部實體「企業/組織」。

在ITTO圖中,流程7.4共有4項輸入、6項工具&技術、6項輸出。2個黑色輸入項目——「專案資金需求」和「工作績效資料」代表來自其他流程;藍色輸入項目——「組織流程資產」代表來自外部實體;藍色工具&技術項目——「績效審查」、「專案管理軟體」和「儲備量分析」代表會被其他流程重複使用;2個黑色輸出項目——「工作績效資訊」和「成本預測」代表會流向其他流程。

在DFD圖中,流程7.4的4個輸入項目會集中在4條箭號上;流程7.4的6個輸出項目會分散在4條箭號上。這是因為流程7.4這4個輸入項目是來自不同的流程和外部實體:來自流程4.2的「專案管理計畫」,來自流程4.3的「工作績效資料」,來自流程7.3的「專案資金需求」,以及來自「企業/組織」的「組織流程資產」;而流程7.4的6個輸出項目:「成本預測」和「工作績效資訊」會流向流程4.4「監控專案工作」;「變更申請」會流向流程4.5「執行整合變更控管」;「專案管理計畫更新」會流向流程4.2「發展專案管理計畫」;「專案文件更新」會流向外部實體「專案文件」;「組織流程資產更新」會流向外部實體「企業/組織」。

上圖(摘自PMBOKG5第215頁)的輸出項目「專案管理計畫更新」應該會流向流程4.2「發展專案管理計畫」,漏畫了這條箭號;應該修正補上。

ITTO圖和DFD圖若分開看,只知其一不知其二。讀者必須透過「解碼符號」,將ITTO圖和DFD圖整合成如下的解碼圖:

在流程7.4的4個輸入項目中:「專案管理計畫」和「工作績效資料」之前要加上虛線箭號,以表示該項目是來自整合知識領域的流程(4.2/4.3);「專案資金需求」之前要加上實線箭號,以表示該項目是來自與流程7.4相同知識領域的流程(7.3);「組織流程資產」之前要加上實線天線,以表示該項目來自「企業/組織」。

至於流程7.4的6個輸出項目:「工作績效資訊」和「成本預測」之後要加上虛線箭號,以表示該項目會流向整合知識領域的流程(4.4);「變更申請」之後要加上虛線箭號,以表示該項目會流向整合知識領域的流程(4.5);「專案管理計畫更新」之後要加上虛線箭號,以表示該項目會流向整合知識領域的流程(4.2);「專案文件更新」之後要加上代表「專案文件」的符號,以表示該項目會流向外部實體「專案文件」;「組織流程資產更新」之後要加上實線地線,以表示該項目會流向外部實體「企業/組織」。

整體來說,除了DFD圖的錯誤之外,PMI®編修小組對流程7.4「控管成本」的修正是OK的。下一篇將審查監控流程群組第7個流程「控管品質」(流程8.3),是否有PMI®編修小組尚未改正的錯誤呢?

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