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第 11 屆 iT 邦幫忙鐵人賽

DAY 29
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自我挑戰組

猶豫就會敗北,果斷就會白給|園藝 boy 的生物資訊冒險記趣,跟上學術潮流不走冤望路 feat. RNA-Sick系列 第 29

RNA-Sick@Day29 > 我曾經都用 WORD,直到我膝蓋上中了一箭|用 GTD 工作術加速論文撰寫 feat. Notion

寫文章真的好難啊

做實驗很難,整理數據也難,最後要把不見得符合預期的結果寫成一個完整的故事又更難。聰明的腦袋大家都有,要克服這些心理障礙,我們需要的是幫助自己達成行為管理的技巧與工具,特別是這個虛擬與現實交融的數位時代。

生活就是專案管理,專案管理就是生活,來洗衣服吧

GTD (Getting Things Done) 是一套非常有名的管理方法,概念很簡單,但是要持續執行與正確推動的話又會有很多細節。概念上就像是洗衣服,有一個裝髒衣服的籃子、一個洗衣機、和一個收納的衣櫃。

  1. 先把所有要做的專案拆解成細部工作,放進裝髒衣服的籃子,如果有什麼剛吸收到的資訊也都先放進這個籃子。總之不要信任你自己的腦袋,把所有裝在腦中的東西外部化,記錄到載體上,寫成便條紙或是用電腦工具紀錄,把這些代辦事項與資訊放在代表著待處理的舊衣籃中。

  2. 接著開始洗比較急著要穿的衣服,把髒衣服拿到洗衣機中。依據先後順序安排要做的細部工作、或是要詳讀理解的新知,把他們移動到進行中的區塊。

  3. 洗好之後,衣服還是要好好收好。處理完的工作、仔細讀完的知識,歸檔以供未來使用也是非常重要的,不可以亂丟。如果歸檔本身也是一個十分耗時間的工作沒辦法馬上做完的話,就把歸檔這件事情也記錄到洗衣籃中。

網路上有很多教學,建議大家直接 google GTD 來取得更好的 GTD 說明,而不是從我這個半吊子學生來吸收~

用 Notion 實踐 GTD 工作術輔助學術生活

我個人非常喜歡 Notion,連這次鐵人三十天挑戰的草稿規劃也都是在 Notion 上進行,因為他也支援 Markdown 輸出,可以看我的使用紀錄~但是今天想要跟大家分享的是我之前如何用 Notion 搭配 GTD 工作術來完成我目前還未發表的手稿 (QQ

相信大家讀到這邊已經對 GTD 有了基本的概念,其實就是要讓每件工作有狀態供追蹤,狀態要分成 To-Do, Doing, 和 Done。Notion 則是一個跨平台的共同工作空間,一款可以讓你打造自己的工具的工具,其中的 board 看板功能預設介面就分成了 GTD 所需要的這三個狀態之欄位,雖然用字不同,概念一樣。

我開啟一個新的工作空間 (Workspace) 來作為寫作時需要的中央儀表板或是 Dashboard 的概念,主要頁面中包括三個附屬頁面用來儲放常用指令供複製或暫存資訊、兩個 toggle list 作為 reminder、以及下方兩個 GTD 看板。Toggle list 中的 開啟寫作工具主要是英文編修、書目管理、以及時間提醒軟體,包括下列:notion、writefull in chrome、grammarly、dictionary、endnote、termdown in terminal,有時候漏開某個軟體就會讓我的工作流程亂掉或是時間失控效率降低;另一個 toggle list 則是初步的專案工作降解與排序。

我總共用兩個 GTD 看板,一個用來管理整體流程,另一個則是直接將整篇論文的各個章節拆解成一張張的卡片。

每一個小卡片 (card) 都可以點開來,打開又是一個全新的頁面,以文章內容的看板為例,我直接在卡片頁面中輸入草稿。

目前為止提到的東西都還沒有展現 Notion 的厲害之處,Notion 可以為每個頁面增添性質 (properties),也就是上圖左上側的「陳述狀態」、「圖片及表格」、「內容與概念」,有了這些分類的 tag,我們回到看板頁面的時候就可以依據不同的性質來分群 (Group by)。

用「圖片及表格」分群,我就可以掌握有多少章節引用圖表,那些相關的圖表的完成度如何;用「陳述狀態」分群,則是用來追蹤每個章節的撰寫情況,因為我初步先用中文把概念記下,才陸續改為用英文撰寫。

「內容與概念」則是用來把每個章節附加上跟引用狀況、文獻查詢追蹤情形有關的標籤。這裏的每個標籤其實也都帶有 GTD 三狀態的性質,只是被我分成不同的角度來使用,用以輪流追蹤寫作進度,切換著寫才不會麻痹,避免陷入永遠寫不完的恐懼中。

最後還不是要回到 WORD 編輯,有必要 Notion 嗎

在 Notion 中撰寫完畢之後,我還是要把每個段落的文章貼到 WORD 中,調整格式才能給指導教授批改。我總是很羨慕那些用 WORD 撰寫長篇文字卻不會暈頭轉向的人。我覺得人類的思考與工作方式還是習慣三維立體世界的體驗,長時間在電腦上用 WORD 這樣的文字編輯工具來書寫令我覺得很壓迫,因為操作介面是二維的,縱向排列的虛擬化紙張使思緒更加壓縮成為一維。相較之下 Notion 提供的看板介面雖然在螢幕上是二維的,但是橫向的分群類別與縱向的順序排列之卡片關係都有意義,每個卡片上的標題文字又提供了第三個維度的資訊,架構出一個比較貼近真實世界物體工作的感覺。

針對學術文章撰寫的部分,其實四大段落,前言、材料方法、結果、討論,之間多少會有一點連結。比如結果的每個試驗都會對應到材料與方法的細項,用 Notion 的看板展開來檢視就可以避免缺漏,段落間挪移文句也方便。又比如前言與討論的關係,前言四個概念由廣至深逐漸收束,連結點成線串入文章主軸的試驗設計;討論則是由結果的小點擴散加廣,索引相關文獻凝聚成新的概念。前言與討論之間往往有對應的關係,像是針對主題的切入角度、探討的生理機制範疇,前人已經進展到哪裡而本篇發表又用什麼方法開拓新境地。雖然討論的內容有時候會依據結果的類型而重新排列順序,所以前述的對應關係可能不會很明顯,但是寫作過程中常常會思緒疲乏,這時候在討論與前言之間切換閱讀活絡一下思緒總有點幫助,而這在 Notion 看板的輔助下也變得容易,展開的卡片可以一眼瀏覽通篇各段落概念,切換段落編輯的操作過程也比在 WORD 中滾動好多頁面方便。

綜上所述,面對概念較為複雜的文章,在 Notion 上活用 GTD 看板以及各種自定義的標籤,讓你的學術寫作事半功倍~如果還沒有 Notion 帳號的話,請參考這個申請流程,將可以獲得十美元的 credit~

以上就是我的小小寫作技巧分享,如果有什麼共鳴或是更多想知道的細節請留言告訴我~

關於作者

謝晨 (Chen Hsieh),臺大園藝暨景觀學系研究所碩士。讀碩士前的興趣是懷著寫點程式妄圖解決農業問題的夢想參加比賽,拿了幾個黑客松與 Open Data 創新應用競賽的獎,卻都沒有勇氣將項目經營下去;研究所期間的興趣轉換成讀學術期刊的出刊電子報。靠著這些興趣當選 107 學年的臺大優秀青年,畢業後卻成了無業的實驗室居民。現在在農場旁的研究館辦公室寫點東西,希望可以跟世界分享生物資訊與園藝的樂趣!

感謝選擇匿名的朋友協助校閱初稿與提供意見,也敬請各位讀者不吝指教!

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