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DAY 8
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IT管理

30天All Do一下odoo-使用開源系統達到企業數位治理新高度系列 第 8

【Day8】ERP核心模組篇-Invoicing

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在台灣的中小企業實務上,企業內之會計作業人員基本上都有一套會計系統,可以說有一半的工作時間都在跟它打交道,那另一半的時間呢? 相信有相當高比率的會計朋友們會說:EXL。

這可能是一個很有趣的觀察,明明會計單位已經有了專用系統,但卻還要大量的EXL資料整理?深入認識後才知道,大部分會計人員使用會計套裝軟體來處理簡單的總帳作業,首先它不一定跟前端系統串聯一起,第二系統的既有功能很可能無法滿足分析的需求。因此作業上會計人員必須先獨自整理全公司的所有單據才能進行帳務作業,當如果要進行各種企業上層所交派之財報分析需求,很多人的做法就只能在每張會計憑證之會計項目細項中做各種備註key in後,再搭配資料導出、EXL資料剖析再整理後才能進行作業,如果一開始沒有key in到備註但又要分析時就要一筆筆交易去定義屬性,比較有sence的會計人還會善用樞紐分析表,不然可以說大部分的會計人員,為了一張張分析報表是消耗了多少青春年華還不可知!

這些故事,也許在過去的套裝軟體的服務架構下持續上演,那今天如果我們透過開源軟體+客製的服務架構是否可以有所改善呢?就讓我們進入今天的odoo會計系統來一探究竟吧。

在我們進入會計系統前,我們要先說說odoo在社區版與企業版兩個版本間的兩三事。odoo自9版開始將系統分拆為社區版與企業版,在這幾年雖然odoo官方持續的進行開源社區版的提升,但畢竟企業還是要賺取營收為目標,在提升客戶購買企業板的必要性上,自然還是要把一些比較重要之機能,或是開發上比較困難之功能放到企業版模組內。而我們今天在討論的會計系統的一些功能,如財務報表、對帳工具或是固定資產等就是這樣的狀況。

就如同侏儸紀公園中的那句名言:「生命會找到自己的出路。」

這也是odoo開源社區版的最佳寫照。即使官方將這些重要功能放到了企業版的功能沒有開源,但odoo在全世界廣大社群依舊不屈不撓的持續將對應功能模組進行版本提升,並且將這些功能之第三方模組開源,讓使用社群版的你我都能使用,本篇的系統畫面將以安裝這些功能後進行呈現。

總而言之,別擔心,在odoo裡沒有什麼功能是開發不出來的!

模組名稱:Invoicing

特色功能

  • 簡潔清楚的會計儀錶板
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    相較於台灣一般的會計總帳系統,首次使用odoo會計系統之朋友,會發現系統運作的一個有趣差異在odoo在日記帳簿的特殊設計。過去當我們在找尋一筆會計交易時,如果沒有該筆會計交易的編號,我們幾乎必須要在一個月幾百筆或幾千筆資料中大海撈針找尋。而在odoo的設計,系統依不同的交易類型來進行交易歸類,例如應收憑單管理、應付帳款管理或是銀行/現金收付款等等,odoo根據明確分類的日記帳本,讓我們可以快速的找尋我們所要的資訊,再透過會計儀表板快速了解公司最即時之營收狀況、銀行或現金水位等等重要企業運營資訊。

  • 與前端系統之高度整合
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    會計作業在企業流程來說屬於後端作業,在許多公司採取前端系統與會計系統各自獨立規劃時,會計人員必須重新整理單據後才能入帳到總帳系統。在odoo系統流程規劃裡,銷售系統或採購系統當運作到應收憑單/應付帳單管理作業時,資料就已經整合進入會計系統,搭配在銷售系統或採購系統之智慧按紐,我們可以很快速地查找後續單據,並且快速了解目前各筆交易之目前狀況。

    當資料從前端系統轉入會計系統時,系統將依各產品主檔所設定好之會計項目完成會計記帳作業,如需更改時會計人員可再次調整日記帳項目。

    還記得Discuss模組嗎?從創建到確認過帳的過程系統也會在下方紀錄,其跨模組功能運作在會計模組上,一樣讓公司內部針對需關注或需溝通的文件表單暢行無阻。

  • 獨特之銀行/現金對帳功能
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    銀行對帳作業是odoo非常獨特的一個作業流程,在一般ERP系統內似乎看不到這般大膽的設計。以往的系統運作,除了要花費非常多的精神來進行客戶/供應商別之應收應付帳款之沖帳作業,還要在系統外與銀行對帳單進行比對確認。在odoo之流程中,我們可以直接透過銀行對帳單之對帳功能一次性的完成應付帳款與銀行對帳單之作業。odoo系統之作業流程,從導入銀行對帳單開始,財會人員透過資金端匹配帳務端紀錄,財會人員可快速完成帳面與銀行收付款對帳與沖帳,並且可確保企業帳務之完整性!

  • 即時動態樞紐分析報表
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    如前文所提,實務上為了補足套裝軟體無法滿足之分析目標,非常多之會計人員只能透過在每筆日記帳明細備註輸入長長一串的備註內容,再把資料導出系統後透過系統外之工具進行二次加工。在odoo系統,除了常見的列表清單可查看表單,在odoo內就可以直接透過樞紐分析進行明細分類帳之資料分析。在明細分類帳的資料表裡我們可以發現資料非常充足,如產品、產品類別、客戶別等等常用來進行分析之資料都從企業日常作業過程中就適當填入,我們可以透過分組、篩選、時間區隔等等功能操作,使用者可透過動態之交叉比對報表進行資料之檢視。若企業有更多分析的方向時也可使用分析會計之功能進行多維度等級的分析,或針對企業的分析需求加入新的欄位。已經使用過的分析條件可透過收藏功能儲存,於下次打開報表時可直接選取該條件進行分析,或加入到個人儀表板持續追蹤。

應用

在odoo的會計系統範疇中我們可以感受,它不再將自己侷限只是一個總帳管理系統,它更去思考如何協助企業在日常作業的過程自然而然的完成會計作業。當我們完成日常交易流程,大部分的會計作業將同時完成,我們可隨時透過財務報表查看最即時的經營成果,透過odoo我們將可以回歸會計的本質:即時的記錄、分類與總結企業的交易事項。

odoo之會計模組在這幾年持續不斷的進化前進,在最新版的odoo會計系統中,它統整了所有有關企業金流運作之管理,如應收帳款/應付帳款管理,如銀行/現金之交易管理,或如自動化金流沖帳功能等等,透過這個架構,我們可以達成更多自動化之會計作業,協助企業更智能、更快且更簡單。

結論

odoo之會計模組觀念新穎且獨樹一格,不管從銀行對帳單反向勾稽沖帳之對帳流程、整合日常應收付管理作業與會計總帳之架構,或是在系統中直接透過樞紐分析來滿足企業經營之各種分析需求,這些新的運作流程都可以讓會計人員可以更迅速的達成工作目標。但畢竟還是跟台灣習慣的會計系統運作模式差異較大,會計人員需要一定時間進行認識與習慣,而這個問題不管導入哪個新系統都會遇到。

站在數位治理角度來看,系統除了使用者能夠完善掌握使用外,最終目的在於如何應用,並且達成公司營運效果提升之目標。正如同ERP?的基本定義,企業運作之系統應以財務會計為設計核心。今天我們若要突破目前企業數位E化的既有問題,企業所使用之會計系統變革將是企業轉型過程中必定歷經的過程。透過odoo的會計系統,我們可以在一個新的架構下思考一個以數位化管理為核心之企業可以如何運作,我們將在未來的幾個篇章透過odoo的其他應用模組更進一步的認識!

參考文件:


Day9預告:ERP核心模組篇-Inventory


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1 則留言

0
尼克
iT邦高手 1 級 ‧ 2021-09-23 08:43:54

我比較好奇是,有上市公司用過及經過會計師查帳核可?

台灣odoo社群裡有幾個大大以及前輩是上市櫃公司IT主管
他們在集團內使用odoo來解決集團內幾十甚至幾百家公司會計帳務的問題
並且已經行之有年XD

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