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DAY 29
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IT管理

30天All Do一下odoo-使用開源系統達到企業數位治理新高度系列 第 29

【Day29 #1】企業數位治理議題2:企業經營流程之數位化整合

#odoo #開源系統 #數位賦能 #E化自主

前言

昨天我們利用個案協助大家認識對於一個正在成長中的公司,以及當面對目前不斷變動的經營環境時,企業數位治理的重要性與急迫性。當企業擁有更強壯的數位經營體質,就更能隨時彈性因應並且適應新環境。

我們今天繼續透過個案來進入企業數位治理的第二個重要議題:企業核心經營流程之數位整合。

個案情境

要討論這個議題前我們先透過個案會比較容易入境。此個案為專案軟體業,主要經營的項目是依客戶需求完成其指定之軟體開發。主要之銷售模式有專案報價之模式、工時報價模式以及混合模式。客戶之初步需求透過企業官網遞送,由銷售單位了解其需求後提供適當的專案報價單,再轉入專案系統由專案團隊接手服務,並依所簽訂之專案報價內容向客戶進行交付項目之確認與開發款項管理作業。

個案企業數位治理運作

在此個案,企業在流程上的主要需求如下:

  1. 銷售報價
  2. 應收付管理
  3. 專案管理
  4. 客戶關係管理
  5. 24小時營運機制

以上需求,透過odoo系統來進行整合性的建構如下圖:
https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20210929/20134677c2Y4TUTSRJ.png
而此個案目前稀鬆平常之日常作業流程如下:

  1. 客戶可透過24Hour服務之網站送出需求,系統建立CRM系統之線索/潛在商機
  2. 業務單位針對線索/潛在商機進行商機轉換,進入CRM系統進行銷售前SOP流程
  3. 業務單位依客戶需求完成報價單,寄送給客戶進行報價單內容確認
  4. 客戶確認報價後轉為銷售訂單,系統依訂單內容產生對應專案或專案任務
  5. 專案團隊接手處理專案,相關專案之達成狀況或執行工時依需求自動回傳銷售訂單
  6. 由對應人員進行銷售訂單之請款作業,轉入會計系統進行應收帳款立帳作業
  7. 由會計人員確認立帳內容,並依客戶付款進度管理/更新付款狀況

如果只看該公司目前的運作,可能會覺得很順暢阿,不是就該如此運作嗎? 但如果比對個案公司以前的情況,你可能才能感受到差異:

原流程需求對應之工具or流程

  1. 銷售報價 ⇒ 透過公司自行開發之報價單系統
  2. 應收付管理 ⇒ 透過會計套裝軟體
  3. 專案管理 ⇒ 透過單機版專案管理軟體
  4. 客戶關係管理 ⇒ 無工具,透過業務單位SOP流程
  5. 24小時營運機制 ⇒ 無工具,主要透過人工接聽電話

個案過去的企業經營日常

  1. 當客戶透過電話聯絡送出需求,業務單位必須經常放下手邊工作解決潛在客戶諮詢,但不一定能產生訂單。
  2. 無採用CRM系統,業務單位必須人手一本筆記本紀錄客戶需求,造成報價延滯且無法分工。
  3. 業務主管無系統進行個專案狀況之掌控,業務單位需花相當多時間進行內部會議。
  4. 專案單位與業務單位間常因溝通不良造成客戶怨言。
  5. 會計單位無法透過適當管道得知目前應可收款之款項,造成現金流入延滯。

結論

在過去,當企業高階主管在規劃企業各部門的職掌工作時,我們經常會從:「我們該要用什麼工作來填滿員工的工作時間?」的角度來思考事情,卻發現員工疲於奔命的同時心裡倒是樂得輕鬆:「反正你叫我做甚麼我就做什麼阿」,在目前職場現況中有這種停止思考如何優化工作流程心態的員工比率卻越來越高,讓企業的內部氛圍與文化一直往「窮忙」方向惡性循環。

這個個案的最大看點,不是他使用了odoo,而是在於高階管理人員意識到了以上問題,在各種找尋下遇到了odoo這個整合性的應用軟體工具。透過外部與內部的努力與合作,讓企業的氛圍朝向「如何透過數位工具聰明工作」邁進,提升工作效率,增加企業營收與改善現金流,減少員工加班時數(以及加班費用),並在最後獲得員工、企業以及高階主管三贏的結果。

回到企業數位治理的議題,企業經營的一個重點在於「如何建構內部流程並提供市場所需服務」,但企業內部流程該如何建構還在於企業經營者之想像力,數位軟體的功能只是輔助企業經營者把他的想像落於現實。過去我們雖也知道這個道理,卻經常被「成本」一詞打倒,在開源odoo的體系下,我們可以再次把夢想拿出來,並且讓「美夢成真」。


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