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DAY 7
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IT管理

30天All Do一下odoo-使用開源系統達到企業數位治理新高度系列 第 7

【Day7】ERP核心模組篇-Purchase

#odoo #開源系統 #數位賦能 #E化自主
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昨天我們討論了銷售模組的運作,我們接下來進入到採購模組。實務上銷售跟採購可以說是一體兩面,一是賣家流程一是買家流程,只是採購流程相較於銷售來說,更添加了公司內部後勤備貨之管理。在實務上,也有許多中小企業將採購跟庫存歸納在同一部門一起管理。

以企業數位治理角度來看,公司將採購紀錄完整系統化的好處多多,例如公司可以快速透過系統查看各產品採買跟那些供應商合作過,再透過各供應商採購紀錄可以快速查詢先前購買紀錄、準交率等等。

模組名稱:Purchase

功能

  • 簡潔清新的介面
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    當進入採購系統,使用者可以快速進入目前由系統補貨原則建立之待處理詢價單進行作業,或點選創建新增詢價單。

  • 直覺化表單流程
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    當採購詢價單建立後,可以發現表單內容簡潔明確,使用者可很直覺性的將填寫詢價內容、送出給供應商、待供應商提供報價單給我方確認後才正式成立採購訂單。從創建到確認訂單的過程系統也會在下方紀錄。

    系統除了針對一些必要欄位的狀態變更會自動記錄外,如有任何待辦事項、記錄備註、安排活動皆可在表單下方靈活運用,甚至可透過odoo直接在此詢價單寄發信件給供應商及相關關注此單據之相關人員,都會留存紀錄。

  • 模組間整合串聯流暢
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    採購訂單確認後,接續之作業就是收貨入庫與應付帳款管理之流程,在odoo中採購作業表單與相關聯之模組間高度整合,使用者可在採購訂單上快速的連結到對應之收貨單據進行作業,同時應付帳款作業人員也依公司規定之作業流程進行應付帳款之拋轉立帳。從採購訂單之介面都可快速透過智慧選單連結到相關模組單據查看目前的即時狀況,既直觀又便利,不須再切換模組去查詢單據或跑報表等繁瑣動作。

  • 最適庫存補貨規劃/供應商價格表/採購協議
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    odoo之採購模組針對不同之企業採購流程需求進行設計,利用對應功能進行產品補貨之規劃、帶入採購產品價格,或載入適當的採購協議內容,使用者可善用相關功能節省採購作業過程之系統操作時間。

  • 即時資料動態分析報表
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    odoo除了常見的列表清單可查看表單,在odoo內就可以直接透過樞紐分析查看資料,透過分組、篩選、時間區隔等等功能操作,讓使用者可透過動態之交叉比對報表進行資料之檢視。

應用

採購作業為企業獲取營運必須資源的重要途徑。企業營運之實務上,採購作業在企業中之實際運作以及部門分工,可能是每家公司流程差異相較來說比較大的一塊。

在公司規模尚小時,不同需求之採購作業可能交由各部門依實際需求進行作業,在此階段之作業需求為如何快速完成採購作業,甚至若能達成對應銷售作業之自動化採購,可能是需求的重點核心;而當企業規模逐漸增長,在重新規劃企業流程時通常會將採購作業獨立成專責部門,讓採購作業將經過適當SOP流程,統整後再向廠商進行批次採購,此階段之企業採購流程核心需求,將更重視在管控企業目前之可用庫存,以及與外部供應商之採購協議/採購條件管理。

綜上,我們可以發現不管是小型公司或逐漸具有規模之企業,他們採購作業流程需求均可在odoo中達成目標。

結論

在採購流程之一般需求,odoo之功能足夠一般公司進行使用。但相信例如在一些比較複雜之內部單據審核流程,或依個案企業管理需求所需之欄位等等這些個案所產生之需求,就如我們在odoo基礎認識篇章中介紹的,odoo的強大在於整合性跟可塑性很高,我們可以善加利用odoo之既有流程,將各個企業專屬之需求往上進行開發與疊加,並將odoo變成個案公司喜歡的樣子!

站在數位治理角度來看,一個良好的系統除了讓使用者能夠完成日常行政作業,最終目的是讓企業可以快速且靈活的應用企業經營過程中所產生之數據,讓企業在經營管控上可以更上一層樓。在odoo世界中,我們可以很自由且有自信的達成此目標。

參考文件:


Day8預告:ERP核心模組篇-Accounting


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