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2021 iThome 鐵人賽

DAY 10
2
IT管理

人人有功練的典藏知識分享系列 第 10

企業的應用文系統與未來

文組常被酸死了,但舉凡履歷、公文、書信、出差報告在企業中還是要用到吧!但會寫的人少之又少,除非你是考公務人員,被訓練一定要會寫,不然寫公文這種應用文還真得是天書,除了私底下咒罵,還是要寫。就算不是公文,光寫一封書信給廠商或重要人物,不論外文或中文,敬語和應用文還是要用上,尤其是日本廠商或歐美廠商,對這是很要求的,除非你不想要這份訂單。

所幸,現在網路影片就有公文撰寫的教學,也有做好的範本來套,只要稍微改一改,就可以解決撰寫公文的苦惱,要知道,企業往來不單只對企業,也會和政府打交道,或者接標案,如果有公文寫得好,又會和公家溝通,通常升官也快,並不只是技術好就能往上升官。

大致的公文格式會有「受文者」,包含(1)發文日期、(2)發文字號、(3)速別、(4)密等及解密條件或保密期限、(5)附件。
然後,「主旨」、「說明」之後包括(1)正本、(2)副本,最後才有官銜、職銜及姓名。
以上只是簡單列舉,當然秘書處或文書處就扮演很重要的指導者,最好是建立範本資料庫,讓沒有修過應用文的員工,能夠摸著一點頭緒,然後在寫完後,能給予數次發還糾正錯誤寫法,等內容無誤後,才能蓋公司關防(大印)送出,因為公文的世界是很斤斤計較的,縱使現在流行無紙化的電子公文,也是要把內容過好幾關才能送出,對了!還不能有錯字,不然對方會認為很失禮。

除了以上會遇到的狀況,還有要搞對層級,越是層級高的,越在乎公文裡的稱謂或用詞,主從關係就很重要,例如有隸屬關係:下對上稱「鈞」、上對下稱「貴」、自稱為「本」;無隸屬關係:除下對上稱「大」,其餘跟有隸屬的相同。

接著,還沒完,還有什麼期望及目的用語,下對上常見「請 鑒核」、「請 鑒察」、「請 核示」或「請 備查」等;對等的單位用「請 查照」、「請 查照辦理」、「請 查照轉告」等;上對下常見「請照辦」、「請依規定辦理」以及「請切實照辦」。還有很多的公文詞彙,當然無法一一講解,講到這裡,其實就已經睡成一片,但現在有些單位會很貼心做有下拉式清單的系統,讓撰寫公文的職員能人性化些,減少摸索的時間,雖然應用文內容看似枯燥麻煩,但不要忘了,內容清晰的公文,比起做個半死的員工,更能為公司帶來獲益。


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