iT邦幫忙

2021 iThome 鐵人賽

DAY 13
1
IT管理

善用 Microsoft 365 提升你的生產力!系列 第 13

【DAY 13】簡單化、視覺化組織團隊工作 - Planner X Power Automate

哈囉大家好~

昨天提到 Planner 是一個管理專案進度的工具,將 Planner 與 Teams 團隊串聯,也可以讓小組成員以更有效率追蹤並溝通專案進度。我們也建立的處理組織內「IT 相關問題」的「IT 問題回報中心」Planner ,今天就要針對 Planner 搭配 IT 問題回報 Microfost Form及 Power Automate 設計一個組織內部 IT 問題回報自動化流程。

再次提醒,我們需要釐清一個自動化流程希望達到的目的,規劃流程並進行步驟拆解。

接下來,我們來拆解我不同應用程式的用途 :

  • Planner:管理組織內部 IT 問題的解決進度
  • Form:IT 問題回報表單
  • Power Automate: 串聯 Form 及 Planner,並在 Planner 建立新任務後自動通知 Teams 小組的自動化流程

以下是利用 Form 製作的 IT 問題回報表單,你都可以在依據需求,新增其他的欄位:
https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20210927/20129658B4FRUbAUpU.png

此外,我們也要再次確認,Planner的分類設計,昨天提到我個人會偏好使用收到的 IT 問題為分類新增不同「貯體(Buckets)」,也提供我設計的 Planner 面板給大家參考,此外,我有多設計一個「尚未分類的問題的貯體(Buckets)」,目的是將透過 Form 回報 IT 問題會正的分類,並全部指派給一位 IT 小組成員,讓他在收到問題時在重新分類至指定的 Planner 貯體(Buckets),並指派給對應的處理人員,接者負責的處理人員就可以接受進行後續處理了。
https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20210927/20129658ClpmLCGqHc.png

完成前置設定之後,就可以到 Power Automate 設定我們的自動化流程拉~

我們可以使用「從 Microsoft Forms 在 Planner 中建立工作,並在 Teams 中張貼訊息」這個範本,以填寫「IT 問題回報表單」作為觸發,讓 Power Automate 開始執行自動化流程。

https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20210927/20129658LzK7C4bnbN.png

這邊就是我設計的步驟:

  1. 以填寫「IT 問題回報表單」作為觸發
  2. 收集「IT 問題回報表單」的回覆
  3. 擷取「IT 問題回報表單」的回覆在 Planner 中新增任務卡片
  4. 通知指定 Teams 小組有新增的 Planner任務

https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20210927/20129658jY1o8WBNWc.png

所以在完成「IT 問題回報表單」Power Automate 自動執行流程之後Planner 就會新增任務卡片,並指派給指定小組成員,接著該位小組成員就可以依照問題分類,將任務卡片指派給其他成員,並透過 Planner管理進度。

https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20210927/20129658yJhNAkJddv.png

也提供 Teams 發布通知的畫面如下:

https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20210927/201296582rTwRpdBX2.png

如果你有更多想法,也歡迎跟我分享。

溫秘書下班囉~


上一篇
【DAY 12】簡單化、視覺化組織團隊工作 - Planner
下一篇
【DAY 14】問卷、測驗樣樣行 – Microsoft Form 讓您搜集資料事半功倍!
系列文
善用 Microsoft 365 提升你的生產力!30

尚未有邦友留言

立即登入留言