Microsoft Office 系列的 Word、Power Point 和本次鐵人賽沒有介紹到的Excel 可以合稱為辦公室三寶，學會這三項工具，已經是每個職場人的基礎能力。今天來討論一下三種軟體分別的專長以及怎麼互相跨軟體應用。

Word 主要用來處理大篇幅的文字、圖片與表格，能夠把各式各樣的素材整整齊齊地排在一起，並且讓你整整齊齊的印出來，做成一份整整齊齊的文字，他的特色就是規矩、整齊。

Excel 的本質就是表格，在表格裡面可以做是各樣的計算，而這些計算結果還可以畫成各式各樣的圖表，是處理數的好幫手，由於幾乎沒有邊界的特性，我很常用它起草要給Word用的表格，這樣我就不用先考慮我到底要畫多大的表格。

Power Point 用起來就是要炫，要吸睛，無論是用在什麼樣的場合，報告、會議等等，他都是我們非常好用的工具。可是，Power Point 同時也是非常好用的繪圖軟體，因此我經常會拿出Power Point 來繪製各式各樣的圖表和插畫，再轉貼到Word中排版印製。

用Excel 起草表格

用 Excel 來處理表格類的資料可以說是最好的選擇，因為它幾乎沒有邊界且拖拉方便，不像Word 跟 Power Point 插入表格時一樣需要先定義表格的大小，使用Excel 就一直打一直打，又快又順。

也因為Excel 處理資料很方便，如果從其他文件或網頁抓表格資料來用，我都習慣先丟到Excel 裡面整理一番。尤其是網頁，html 的表格直接進 Word 非常容易混亂，丟進Excel 處理，光是表格不會被版面邊界強制壓到變形，就可以減少許多麻煩。

用Power Point 美化圖表

製作圖表，通常我都是先在Excel 製作好後，貼進 Power Point 做後續微調。雖然Power Point 也有內建圖表繪製的功能，但是從資料新增開始就略輸Excel一點。反正只是要拿來展示或印刷的，單純好看比較重要。

把圖表貼入Power Point後，建議直接關閉圖表標題與圖例，使用文字方塊取代，在座標軸的附近也可用文字方塊補上單位、座標軸標題。有時候，我甚至繪連座標軸刻度都改用文字方塊來取代，但因為太麻煩了，我不建議這麼做。
除此之外，也可以利用框線和形狀標示出圖表中的重點，雖然在Excel中也能作，但Power Point操作起來會方便許多。

把 Power Point 中的圖片貼進 Word

前面利用Power Point 處理好的圖片或圖表要怎麼貼到Word 中進行排版？這邊提供三種方式進行：

• 貼上成圖片
  在Office 之間複製貼上有許多選項，根據貼上的物件不同，選項也有所不同。比較常用的有「使用目的格式」、「貼上純文字」、「貼上成圖片」...等，其中「貼上成圖片」就是一種很方便的工具，可以將我們在Power Point 繪製好的圖案直接原封不動貼到Word 中，不會跑版也不會亂掉，缺點是無法在Word中直接修改。
• 選擇性貼上
  進一步使用選擇性貼上，會發現可以貼上的格式有很多，通常選擇JPG或PNG等通用格式即可，但如果內容包含許多較小的文字，可以選擇「增強型中繼檔」或「Microsoft Office圖形物件」，但缺點是有時候字型會無法控制地變調。
• 另存成圖片
  Power Point 還內建一個「另存成圖片」功能，顧名思義就是可以把選取範圍直接存成指定格式的圖檔，存出來的圖片除了可以傳送給其他人之外，也可以在 Word 中直接插入此圖片。

—

今天主要分享跨軟體間地使用小技巧，善用不同軟體，可以減輕工作負擔。

鐵人賽完整系列文章
鐵人賽發文預告