25 - 【WORD】 Word 排版是為了列印

14th鐵人賽 word 文件排版

3323 瀏覽

Word 跟Power Point 一樣，是個擁有多種功能的軟體，小的時候我甚至拿Word 來做過網頁。如果你使用Word 的目的跟我一樣是為了要用來製作印刷品，那接下來的幾件事情我想跟你分享。

目的是為了印出來

就是因為最終目的是要印出來，所以需要先想像印製裝訂後的樣子，通常我會把握三個原則：

在以上三個大前提之下，就能來思考版面設定，例如：頁面方向、文字排列方向、裝訂位置...等。

中文的排版中，具有兩種常用的排版方式，分別為橫排與直排，指的是文字排列方式，其中橫式排列通常使用左翻書，即左側裝訂，而直式排列則大多使用右側裝訂。以目前台灣主流在專案中需要交付的文件來說，由於已經習慣使用Word排列的關係，大多時候都要會要求設定為直式紙張、文字橫式排列、左側裝訂。

先前有討論到要如果維持目錄及章節開頭要維持在右頁，就需要基於上述的幾個原則去安排所有的指定頁面在「奇數頁」這個規則。

從在個人電腦上面編輯完成，如果不是直接在辦公室或家裡印刷，在印刷過程中我們必然會經歷檔案傳輸，這每一段的過程中都極有可能因為各種原因造成檔案中的設定跑版、圖片亂跑的問題，因此在起初排版的時候就要注意到排版格式的穩定性。

可能有人會說：「就都轉PDF最安全，為什麼還要在排版時就注意呢？」
其實正是因為轉 pdf 的過程中，一些word內建的變數、組件和文繞圖設定可能會發生我們無法預期的錯誤，導致 pdf 轉完反而整個檔案都跑版的問題，因此，才會需要維持穩定性。

維持穩定性的方法：

由於文件印製出來之後，終究是一個具體的書本型態印刷品，因此維持「一致性」便成為一件非常基本的要求。
這邊有幾個重點建議在開始撰寫前可以先行定義下來：

階層關係
將每個章、節、小節、列點等階層關係定義清楚，包含縮排相對關係、大綱階層...等，最好可以拿一篇文章先試排作為範例確認設計的合理性，也作為後續協作時給大家的參考。
樣式選擇
善用「樣式」功能，把每個階層文字的樣式定義清楚，相同階層採用相同的樣式，避免前後不一致的情形。
圖表設計
圖和表都應該要預先設計好呈現方式，例如圖片的色彩風格，是否加上框線等，又或者表格的格線設定、表頭設計...等，都可以先行定義好，每次都回來參考這個風格製作，就可以維持一致性。
強調內容
文件是否允許先幫讀者畫重點也是一個可以考慮的問題，若是允許先幫讀者把重點畫好，那麼畫重點的樣式就也需要先定義，可以考慮加黑體、斜體、底線、換色、醒目底色...等各種方式，維持一致才是重點。

在完成編輯，轉為pdf 檔前後，都要花點時間做最後的印前檢查，畢竟印下去了就無法挽回。

頁首
一定要檢查內容正確性，如果是沿用前一份報告當很容易忘記改頁首標題。另外記得是否有跑版、奇數頁與偶數頁設計不同的話是否排列正確。
頁尾
注意頁碼格式是否正確，如果目錄頁要獨立一種編髮的話還要確定是否有記得分節。然後要有無跳號，如果頁尾有插入小圖片還要額外檢查是否跑版。
目錄
先按F9更新到最新版本，並仔細檢查文字是否正確。尤其是圖表目錄，如果內文的樣式設定有錯，這邊很容易會發現。另外，如果頁碼有分節(如：1-1, 1-2, 2-1, 2-2….)，要記得首首棟補回去。
交互參照
也是按F9更新到最新版本，務必要檢查是否有參照錯誤，可以用搜尋功能找「錯誤！」這個關鍵字。
空白頁
如果有插入空白頁，務必檢查位置是否正確，千萬不要有多一頁或少一頁導致想要出現在右頁的內容跑到左頁。
轉向頁
如果有轉向頁，一定要特別檢查是否有轉成功，也要花點時間檢查分節符號是否正常，有多有少一定會跑版。最後，如果你有為轉向頁設定一個轉向版的頁首頁尾(如21 - 【WORD】分節符號)，要特別檢查這個頁首頁尾設定是否有正常。
多層次清單
之前在 16 - 【WORD】多層次清單討論過多層次清單有可能會發生縮排跑掉的問題，如果又發生了，記得檢查段落設定跟多層次清單設定是否有衝突。