工作和就學都難免要跟人合作撰寫文件，那麼要如何進行才能讓多人協作時可以順利執行呢？今天來跟大家分享我的經驗。
一份Word 模板包含了階層設定、樣式設定、版面設定...等等規則，已經足夠應付大多數的寫作場合，但是遇到多人協作的時候，需要再加上「寫作樣本」。
寫作樣本可以包含兩個層面：
就像是準備文件模板一樣，除了樣式設定之外，也可以放一些填充用的內文、圖片與表格，讓其他成員參考怎麼使用，也可以進一步直接在文字段落前後加上所選用的樣式名稱，這樣其他人可以更容易理解。這樣準備的話，就算隊友們不會使用樣式功能，用複製格式去刷內容都可以好好地遵守樣式的使用方法。
主要是告訴團隊成員在這個專案中的寫作默契，尤其是詞彙的使用，例如自稱的方法、稱呼專案的方法、稱呼客戶的方法，這些用詞要盡量一致，因此一開始就講清楚。專有名詞的統一也非常重要，這樣能讓前後文之間具有連貫性。
此外，由於中文寫作語法中，經常迴避第一人稱，例如「我」、「我們」，甚至連「本公司」、「本團隊」這種稱呼自己的做法都盡量減少使用，因此很少會在文件中出現「我們做了OOO和XXX。」，大多會用「本專案」或「本計畫」來代稱，寫成「本計畫完成了OOO與XXX。」。
稱呼客戶，或者說閱讀報告者的說法，較常使用「貴公司」這種說法，套用到公家機關就可以用「貴局/處/所/中心」，至於要選擇「局/處/所/中心」的哪一個，最標準的方式就是看簽約單位是誰(注意，不是承辦單位喔)。
有時候也會用「業主」來稱呼對方單位，但這並不是一個親切的說法，比較近第三人稱，相對來說比較疏離且沒有禮貌，建議少用。
這邊有個小插曲，如果這份文件是我們協助對方撰寫的，那第一人稱就會是「本公司/局/處/所/中心」，執行了這個工作的我們公司就會變成「執行單位/廠商/承商」。
專有名詞或數量單位的使用，一樣需要先統一，例如：%和百分比、時速和kph或km/hr、中華民國年或西洋年…等。
如果你的協作隊友是個不擅長使用樣式的人，或大量從其他檔案複製貼上而未妥善設定樣式，貿然混亂的樣式設定貼近文件的話，很容易造成外來的樣式「汙染」原本的樣式設定，造成多出一堆用不到的樣式，或原本樣式設定結果亂掉。
因此遇到這種隊友，貼進來之前一律先清除格式，全選後使用「常用頁簽>字型區塊>清除樣式」，可以將樣式完全清除後，再複製貼上到我們手上的文件裡，就比較不容易造成影響。
章節分工是否撰寫以及如何撰寫是很見仁見智的問題，有些人可能會直接在標題旁邊標上括號指定要交給某人來寫，有些單位則會再加上每個章節希望呈現什麼內容，如此一來，就比較不會出現前後文重複或者沒有呼應到的問題。
我在職場上遇到最過分的一種分工方式，是主管要求我直接把內文完全寫好，合作的隊友只需要填入幾個關鍵數據就好。
追蹤修訂的功能主要用在追蹤文件的修改歷程，將每個被修改過的地方標註出來，並記錄修改前後的內容是什麼。通常我會在我會在整份文件寫完並整合完畢後，寄出來給團隊夥伴要求大家做修改，並要求所有人都要開啟「追蹤修訂」功能。
由於追蹤修訂開啟或關閉後再存檔，其開關狀態會被記錄下來，因此先設定為開啟後再存檔寄給大家，也是可以的。
開啟追蹤修訂的檔案，只要有任何調整都會鉅細靡遺地被記錄下來，表示我們如果需要尋找夥伴究竟修改了哪些內容，只要看追蹤修訂的歷程紀錄就好。相對的，由於每個動作都被記錄下來，表示整個檔案的容量會膨脹到不可思議地大，顯示檔案內容地時候，也會耗用更多硬體資源，因此宜謹慎使用。
由於公司配給我的電腦實在太爛了，過多追蹤修訂紀錄會直接導致文件的樣式崩潰，因此我的習慣是只保留一次來回的追蹤修訂，超過一次以上調整紀錄會直接接受其變更。
在「校閱」頁籤中有個註解功能，可以在文件的任何區域中，為文件加上註解，這些註解在列印時可以透過設定隱藏起來，通常註解功能對我來說有兩個功能：
由於註解相當顯眼，並且不會直接影響到正文內容，文件彷彿同時被劃了螢光筆還貼便條紙，用來標註要求團隊修改的地方是非常好用的工具，重點是改完後可以刪除，可以很快知道團隊是否改動完畢。
在校閱頁籤中提供註解與註解間可以切換移動至上一個、下一個註解所在位置，可以很快速地搜尋到下一個需要處理的地方。因此我也很常拿來當作定位工具，要求所有成員一定要掃過一次所有註解的地方，確認是否有自己負責的地方需要修改。就算是單人單機作業，我也很常用來記錄需要注意的地方，並且利用上一個、下一個來快速切換。
自從雲端空間普及，在雲端空間協作也成為了團隊合作方式的一個選項，由於可以共同編輯的關係，可以即時知道究竟哪些區域調整過，一切看起來都很方便。
然而目前雲端文件協作的功能，尚不能支援複雜的樣式設定與多層次清單，使用雲端編輯過的檔案仍然很容易出現格式設定錯誤或跑版的問題，因此雲端多人即時協作的功能僅適合用在較為簡單的文件格式。
多數時候，我仍建議純粹把雲端空間當成個共用硬碟，拿來存檔案傳輸就好。
由於工作型態的關係，經手專案中的各項文件都是多人協作的成果，算是有很多跟別人合作的經驗，我只能說，隊友決定了一份文件是否能順利產出。
不遵守寫作規範
有些人從頭到位都我行我素地用自己的方式自由揮灑，完全拋棄樣式，拋棄寫作習慣，詞彙的使用也是超級亂寫，這種時候只能破釜沉舟，清除樣式後貼上、花時間逐一檢查用詞。
其實不知道自己該寫什麼
即便事前一再討論與叮嚀，最後交出來的東西不是前後重複就是漏掉關鍵內容，如果遇到的人是老鳥會更吐血，總之就是溝通再溝通、引導再引導，退回去重寫吧。
檔案格式被吃掉
由於追蹤修訂很吃電腦硬體資源，如果電腦資源不夠強，在F9更新變數或存檔後都很有可能造成原始檔案格式被移除或亂掉，所以適時地清理追蹤修訂會有助於電腦的運算。
奇妙的公司習慣
每間公司有每間公司的寫作習慣，小至統一用詞與專有名詞，大致標號的應用。我曾經遇過一間公司，他禁止員工寫文件時使用自動標號，就連圖表標號都要人工填寫；但同時，其樣式設定的規範也是最多最完整的，只要每個位置都有套對樣式，最後目錄一拉出來，就可以快速檢查是否有標錯號的地方，雖然反人性，但也稱得上是相當嚴謹。
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今天分享了一些多人協作經驗與技巧，如果你也有有趣的經驗，歡迎在下面分享給我知道。
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