今日分享主題

1. 無腦用 Automation Template 把 Jira 提醒信設定好，造成同事困擾(ఠ్ఠ ˓̭ఠ్ఠ)
2. 關於我動手調整 Transitioned Automation template 完成 When an issue remains for 5 days without an update & also in progress → send a notification to Slack 的那件事

最近因為 iThome 鐵人賽練習 Jira Automation 略有小成，加上在部門會議中，同事們提到要提高管理效率，於是我就在工作的 Project 上，設定幾個 Automation Template，中間經過了一個雙十連假，等到開工那天，沒想到竟然被同事抱怨太過擾人！！！ Jira 提醒信設定好，本是協助 IT 管理的美事一件，造成同事太困擾(ఠ్ఠ ˓̭ ఠ్ఠ)，一言不合要我修好～

無腦用 Automation Template 把 Jira 提醒信設定好，造成同事困擾(ఠ్ఠ˓̭ఠ్ఠ)

事情是這樣的！

還記得我們在 Day5-你不是不好只是太用腦，快啟用 Jira 自動提醒你有五天沒更新票了！ 中，啟用了 When an issue remains for 5 days without an update → send a notification to the Assignee 這個自動化的 template 嗎？
啊，我就很開心的設定了啊，但我忘記對照我們家的工作流 Workflow 了（記得工具要配合工作流這個原則嗎？）

那我們的工作流程是如何呢？

在我們把開好的 Tickets 轉變為本週或本月 TO DO 前，我們會把 Jira Backlog 當成任務備忘錄，預定 1 個月甚至是 1 季內要做的工作，依日期先後次序先開好票，並設定 Start date 和 Due date，因為我們也有設定提醒機制，這樣就不會漏掉工作，等到適合處理的月份或那一週，我們再把 Tickets 移到 TO DO。
因此，Backlog 會存放許多暫時不會動的 Tickets。

我們來看一下 Template 原始設定吧！

1. WHEN 是每天早上九點，Jira 就會掃描一次
2. IF 條件是符合 Assignee is not empty，意思是 issues 是有負責人的，不會是空值。
3. THAN 行動是會寄 email 給 Assignee。
   所以，每天早上九點，Jira Automation 就會寄一封提醒信給我，不對，是給我和我的同事，每個人有開多少的票在 Backlog ，每天就會寄多少封的信給我們！ (✖╭╮✖)

我還自以為是的把天數改成 10 天，以為會好一點，但信件數不減只是數字改成 10 天。

每天看到這麼多的提醒信，你的心情如何？

所以～我活該被抱怨，連我自己都想打自己了。

那要怎麼辦？解決問題啊！

這時，友善的同事許願了，幫我把需求講得更具體了。

你能不能設定成拉到 IN PROGRESS 的 Ticket 需要提醒，不要 trigger 到在 Backlog 或是 TO DO 的 Ticket啊！
你能不能設定成不要寄 email 啊，可以只發訊息到 Slack 嗎？
每天早上九點發提醒太早了，你能不能設定晚一點？

這個過程啊我們可說是一言不合就動手，怎麼說呢？當然要動手了啊 練習這麼久的 Automation 不是練假的！

關於我動手調整 Transitioned Automation template 完成 When an issue remains for 5 days without an update & also in progress → send a notification to Slack 的那件事

呵呵呵，感謝同事給我這個機會，今天就要來練習 When an issue remains for 5 days without an update & also in progress → send a notification to Slack

這個真的要靠我們對設定的邏輯認知程度啦！

1. 首先從專案 Board 點擊左邊功能區的 [Project setting]。
   

2. 點擊左邊功能區的 [Automation]，並在 Rules list 中找到 When an issue remains for 5 days without an update → send a notification to the Assignee。
   

3. 點擊進入 [When] 的設定

• 從左邊的 When:Scheduled 中可以看到目前設定的掃描時間是每天早上 9:00 。
• 我們看一下右邊 （2）的 [Run rule every]欄位，時間的確是每天早上 9:00，這裡我們需要修改成 中午 12:00 （可詳第二張圖）
• 往下看（3）JQL 的語法，updated <= startOfDay(-5d) AND statusCategory != Done，其掃描 trigger 的條件中，我們目前不須修改。
  修改前
  

修改後

4. 點擊進入 [IF]

• 從左邊的 If:matches 目前只有一個條件 Assignee is nor empty
• 我們看一下右邊 （2）的 [Run action if...]，預設是 [Aii conditions match]
• 往下看（3）只有一個 Condition Assignee is nor empty
• 我們點擊最下方的 [Add condition⋯⋯], 準備要修改這裡的條件囉～
  

5. 點擊了 [Add condition⋯⋯]後，下方立即出現 6 個選單，我們選擇 [Issue fields condition]。
   

6. 進入 [Issue fields condition] 的設定畫面，出現了 [Field]、Condition、[Value] 3 個設定欄位，我依照同事許願「只要 trigger 在 IN PROGRESS 的 ticket，不要掃描到 Backlog 和 TO DO 」的需求，做了以下的設定。

• [Field]：Status
• [Value]:IN PROGRESS
• 按下 [Save]
  

7. 點擊進入 [IF] 的 Branch 按下 [ADD Component]，變成了 [New Component]，並點擊右邊的 THEN:Add an action。
   

8. 進入選單後，找到 Notification 分類的 [Send Slack message]。
   

9. 在填入資料前，我們要先取得 [Webhook URL]，我在 Day15-慶祝鐵人賽文章完成一半，應景玩個 Jira Celebrate Milestones in Slack 第 17 點起有教學，可以詳看如何取得 [Webhook URL]。

10. 回到 Send slack message 設定頁，設定如下：

• [Webhook URL]:把複製的 Webhook URL 貼進（1）欄位中
• 最後記得按 [Save]
  

11. 點擊另一個 Branch Then:Send email，點擊在名稱旁灰色的 Delete icon ，刪除這個設定。(因為我們不需要寄信，你一定會問為什麼現在才刪？這樣我們才不用找 branch，先設定好 Slack 再刪除 email 的 Then，不是比較方便嗎？）
    

12. 可以看到 Then:Send email 已經不見了，我們再按下右邊的 [Publish changes]。
    

13. 設定完成後，我們可以按下 [Run rule] 和 [Return to list]。
    

14. 回到 [Rules list]，我們再點擊開 [Audit log]，發現此 rule 呈現 ** CONFIG CHANGE**，算是成功啦！（雖然我們有按 [Run rule] 但目前呈現 [ No ACTIONS PERFORMED] 可以驗證。
    

我們等到明天中午就知道有沒有成功啦！！！！
明天見囉～