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30天打造AI驅動企業:Copilot整合策略與實踐指南系列 第 15

Day 15 : 協作星際站:Teams與Copilot構建無縫溝通網絡

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當企業尋求提升團隊合作與溝通效率時,Microsoft Teams 與 Copilot 的結合無疑是現代數位轉型中的一大突破,隨著全球化和遠程辦公的趨勢下,企業內部的溝通不再侷限於面對面的會議和傳統的訊息工具,而是轉向了一個更為智能、整合的協作平台。

Microsoft Teams 已成為企業協作的核心平台,而當 AI 助手 Copilot 加入後,Teams 從一個溝通工具進化為無縫連接的「協作星際站」,不僅支援高效溝通還能主動推動團隊運作走向更高層次。

Teams與Copilot的結合:無縫溝通的基礎

Microsoft Teams 透過集成聊天、頻道、會議與檔案共享,已經大幅提升了企業的協作效率。Copilot 作為 AI 助手進一步強化了這一功能,利用人工智慧輔助各種日常溝通場景,從會議議程設定到摘要總結,再到動作項目分配,讓溝通更加高效和精準。

例如,在會議過程中,Copilot 可以即時追蹤討論要點並生成重要的決策與任務,對於那些無法參與會議的成員,Copilot 能夠在會後自動生成會議摘要,讓所有團隊成員無論身處何地都能保持同步,確保溝通的透明性與一致性。

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另外當會議進行到最後幾分鐘時,也會自動提醒參與者進行會議總結並建議後續行動,這樣的智能提醒功能能確保每次會議都以明確的下一步行動結束,減少無效討論的發生。

這一個功能很有感,但是在檢視會議的摘要結果時要再review是否正確

改變會議的未來:從冗長到精準

另外當有越多的會議和長時間的討論往往伴隨著資訊重複與焦點分散,會後的跟進或者是要回顧的時候更是考驗使用者的耐心,但 Copilot 在這一點上展現了強大的能力,它不僅能夠會議中生成即時摘要外,會議後也可以做一樣的事情持續彙整和檢視重要的資訊。

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團隊聊天與頻道中的智能助手

除了會議,Teams 中的聊天與頻道也是團隊協作的重要場景,當團隊成員進行長時間討論時 Copilot 能夠即時提取聊天內容的核心,生成討論要點和未解決問題的清單,確保所有成員都能快速掌握重點,而不必浪費時間翻閱過去的對話。

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例如在處理複雜的專案時,團隊可以通過 Copilot 快速生成過去一段時間內的決策記錄,從而提高項目管理的精確性與效率。

此外,Copilot 還能根據頻道中討論的內容,生成清晰的行動項目並提供相關的問題建議,進一步促進團隊的討論與決策。

Teams電話與Copilot:即時數據與智能決策

Teams 不僅僅是文字與會議的溝通工具,還為電話通話提供了強大的支持。使用者可以在電話中啟動 Copilot,並讓其根據通話內容生成即時摘要和分析。這意味著即使在語音通話中,企業也能保持高效的協作。

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例如當一個跨部門的會議進行時,Copilot 可以根據不同的參與者提問和回應,即時生成不同觀點的對比,讓管理者能夠更好地了解團隊成員的意見差異,並做出更加明智的決策。

無縫整合的數位工作環境:使用 Teams 會議中的 Copilot 插件

隨著 Microsoft Teams 和 Copilot 功能的結合,企業不僅能夠大幅提升協作效率,還能通過使用插件來進一步擴展 Copilot 的功能,使溝通更加智能化與自動化。

Copilot 插件允許團隊成員通過自然語言執行更複雜的任務,根據特定任務需求觸發特定任務。

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總結:從智能協作到持續改善

Teams 在 AI 助手 Copilot 加入後,進一步提升了團隊溝通的效率與精確性,然而隨著這些技術的進化,仍有一些可以改善的地方以及未來可能新增的功能,讓這個「協作星際站」更具智能與靈活性。

可以再改善的

  1. 即時摘要的精確性
    雖然 Copilot 能夠自動生成會議摘要,但在複雜或多面向的討論中,摘要內容有時可能不夠精確或全面。

  2. 行動項目的清晰性與執行性
    Copilot 可以生成會議行動項目,但這些項目有時需使用者進一步調整才能真正實用。

未來或許可以新增的功能

  1. 跨平台與多應用的整合度
    目前 Copilot 與 Teams 的整合主要集中在會議、聊天與通話上,若能擴展至其他 Microsoft 365 應用(如 Excel、PowerPoint 等),將讓 Copilot 成為更全面的工作助手,進一步增強工作流程的協同效果。

  2. 個人化與適應性
    對不同使用者來說,工作風格與需求各異。如果 Copilot 能夠提供更多的個性化選項,讓使用者根據自己的需求微調 AI 提供的建議和操作將大幅提升使用體驗。

透過持續改進和功能擴展,Microsoft Teams 與 Copilot 的結合將進一步強化無縫溝通與協作網絡的構建,讓企業在數位轉型的過程中得以充分發揮 AI 與智能協作工具的優勢,創造更具未來感的工作環境。

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參考來源


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