Line是許多人進行溝通的管道之一，雖然現在市面上已有許多專業的溝通管道，如：Slack、Google Chat、Teams...等，但以後勤部門而言，由於時常需與不同的廠商溝通，因此對於後勤部門而言，Line通常仍是無可避免的一個溝通工具。

而以Line為主進行溝通，除了會有公私混用的問題之外，也還會有以下的困擾/問題：

• 在使用Line溝通公事時，容易被私人訊息影響
• 各類事情開一個獨立的群組，最後不僅難以管理，甚至可能以忘記當初群組的建立目的
• 資料有保存期限，雖能查詢過往紀錄但卻不一定拿的到資料
• 資料匯出格式有限，如果手機容量不足而要刪除紀錄的話將造成資料缺失
• 資料跟著人員的帳號走，如果人員離職的話恐造成資料遺失

雖然部分手機可以額外找方式進行雙開Line，但也仍有許多的不便（如：有新訊息時不一定會跳出通知聲），而我們在以市話聯繫客戶，或是撥打給大型機構(如：學校、政府機關...等)時，通常會以「分機」為主找特定窗口以尋求服務，那為什麼不把分機的概念套用到Line上呢？

官方Line－管理Line的最佳方式

透過官方Line的話，無論人員是否有異動，廠商的資料都能統一對應到特定窗口，公司不但能更全面的進行資料管理與限制，在串接了webhook之後，Line也能與Google sheet...等文書軟體串接，達成辦公自動化的程度！

建議運用方式－以分機為最小單位

有別於私人Line的最小單位是手機/email帳號為(1個帳號=1個人=1個手機/email帳號)，在設定官方Line時，可以將最小單位規劃為分機(1個人=N個使用人=1個分機)，這樣單一帳號就能專注在特定的服務項目內，避免發生資料混雜的狀況。

Line名稱可設為「XX公司OO部(分機YYY/ZZZ)」、「XX公司OO專員(分機YYY)」...等

同場加映－如何讓官方Line與官方Line對話？

A：可以用個人Line把自家的官方Line加入群組後再退出，達到讓官方Line與官方Line 1對1溝通的目的。而如果是多人溝通的話，建議用Google meet、Teams、Zoom...等方式溝通。

實際使用經驗分享

雖然官方Line具有許多優點，但也有部分缺點是無可避免的：

• 千人同意，五人真加：由於官方Line只能被加入，故需要請客戶/廠商主動加入，而有許多人會先同意要加好友，但最終仍等不到新好友的出現。
• 1對1訊息容易被洗掉：由於此為「官方Line」，因此會與行銷用的官方Line放在一起，如果帳號沒有被釘選的話，那很容易就被洗掉了。
• 部分群組無法加入：有些群組會設定官方Line無法加入，以避免垃圾廣告...等入群，這狀況下如果管理人不願意調整相關設定，就也只能乖乖用官方Line了。
• 無法被提及：截至目前(2021.10)官方Line仍無法被提及，所以當群組人數眾多的時候，只能額外用webhook設定，或相對頻繁看訊息，避免看漏通知。
• 無法主動撥通電話：官方Line的通話會以訊息的形式呈現，而不像個人Line一樣會有滿屏畫面，或是上方會有電話的標示跳出來，因此使用上可能需要搭配一般電話，或是耐心等待。

綜上，如果是較為單純的溝通需求，如：日常作業通知...等，那其實可以考慮使用官方Line，不然Line訊息真的不好管理資料啊(嘆)