利用工具組合產出順暢度圖表：資料正規化

2024 iThome 鐵人賽

DAY 22

Software Development

善用工具，現形你的開發流動系列第 22 篇

16th鐵人賽

月湖 (若虛)

2024-10-06 13:41:47

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第 14 章：資料正規化

資料正規化：數據轉成指標 (1)

由於由 Jira 匯入原始資料的工作表（命名為 Data:Raw）會因為更新，隨著排程定期去覆蓋，所以不適合在上面進行任何更動。所以為了利用這些資料，需要建立其他工作表去讀取予計算。

在繪製圖表前，先將這些屬於數據轉變成指標，再透過指標的趨勢繪製成圖表。所以接下來要進行資料的正規化，預期會有以下步驟。

挑選有用的資料（可略過）
計算資料
挑選圖表要用的資料
繪製成圖表

挑選有用的資料

如果從 Jira 匯入的資料仍有些雜訊，或是希望再透過人工去做點修飾，那筆者建議在計算數據前，建立一個名為 Data:Selected 的工作表作為緩衝（截圖的工作表名稱誤寫成 Date: Selected ，先在這邊提醒讀者，之後會修改）。

挑選方式有可以是：

全部挑選： 直接套用所有來自於 Data:Raw 的資料，不做篩選。好處是未來若需要臨時改成另外篩選的方式，已經建立起這個緩衝區。另外也可以針對原始資料進行一些自動化的樣式處理，取檢查原始資料有沒有要調整的地方。
半自動挑選： 只挑選自己要的資料，為了簡化程序，可以在第一欄輸入 issue 的鍵值，再透過公式補完其餘資料即可。這樣的好處除了可以進一步篩選外，令順序也不會隨著資料更新而變動，可以再自行新增額外的欄位去備註等等（但建議資料集中儲存在 Jira 會更好）。
純手動挑選： 也就是單純的自己複製貼上啦。

🔎 公式（Formula）與函式（Function）

在 Google Sheet 中，公式（formula）泛指在儲存格中以 = 開頭的敘述，例如 =1+2 或是 =COUNTA($B$2:B2) ，而函式（function）則是指 COUNTA() 這種以單詞與括號組成，給予參數後會返回處理過結果的公式元素。

下面會示範怎麼去設定公式協助，請參考下方 Raw: Data 工作表的截圖，以此定位資料欄列的編號去理解公式的含義。若圖片與程式碼方塊的公式有些微差異，則以程式碼區塊為主。

Raw:Data	A	B	C	D	E	F	G	H	I	J	K	L	M	N
1	Issue Type	Key	Summary	Status	Story point estimate	Created	refined at	selected at	began to develop at	developed at	tested at	reviewed at	deployed at	Updated

cacaulate-01

全部挑選可以透過下列公式去獲取。

=ARRAYFORMULA('Data: Raw'!$A:$Z)

cacaulate-02

cacaulate-03

半自動選取的話，可以先在 A1 設定以下公式，自動去對應 Data: Raw 的標題列。

=ARRAYFORMULA('Data: Raw'!$B1:$Z1)

cacaulate-04

接下來預期 Key (A) 欄是由使用者自行輸入，(B) 欄與之後的欄位由公式代為輸入。所以 (B) 欄除了標題列以外都套用下方公式。可以先在 B2 輸入，然後再往下拖曳去套用到其他列。

=IFNA(
  ARRAYFORMULA(
    LAMBDA(row, INDIRECT("'Data: Raw'!$C"& row & ":$O" & row))
    (
      MATCH($A2,'Data: Raw'!$B$1:$B, 0)
    )
  ), 
)

![cacaulate-05.png](https://prod-files-secure.s3.us-west-2.amazonaws.com/f2af1f08-

cacaulate-06

之後只要在 Key (A) 欄複製 Raw: Data 那種包含超連結的鍵值，或是純文字輸入鍵值，就會自動幫忙對應該 issue 的資料到後面的欄位了。

cacaulate-07

但這種方式可能會有個困擾是，忘記 Raw: Data 工作表中還有哪些 issue 是沒有選取過的，這時候就可以在 Raw: Data 工作表設定 Data validation（資料驗證）去協助示意。照樣沒有選取過的就會在儲存格的右上角有個紅色的警示符號。

cacaulate-08

首先選取 Raw:Data 的 B 欄中的資料，通常是 B2 到 B1000 ，接著點擊選單列 Data 中的 Data validation（資料驗證），等到右邊出現其設定面板時，點擊 Add rule。在設定驗證規則的頁面中，設定驗證方式為 Dropdown (from a range) （下拉式選單 (來自某範圍)），並且在下方輸入框輸入要比對的範圍，也就是 ='Date: Selected'!$A$2:$A$1000 ，意即 Data: Selected (A) 欄中的資料，如此便大功告成。會使用 Data validation 而不是 Condition Formatting 的原因在於這種方式不會被 Jira Cloud for Sheets 更新資料時洗掉。

cacaulate-09

計算指標的前置作業

接著再建立一個名為 Data: Computed 表作為計算用的。在這裡筆者有一個原則，為了方便編寫，以及更容易維護，所有計算應該都直接在這個工作表進行，不要再參照到其他工作表；而若圖表要參照相關資料，也應當不用再計算，透過 ARRAYFORMULA() 函式直接使用即可。

所以在這裡一樣會再參照一次 Data: Selected 工作表的資料，不過這裡可以再作點變化，不是直接透過 ARRAYFORMULA() 進行引用，而是透過 SORT() ，讓引用的資料按照指定欄位去排序。

這裡的考量是與未來製作圖表有關，比如說 Lead Time Run Chart 是按照交付的順序去排序，那如果在 Data: Computed 就先以這樣的順序排序，再對照檢視時會更加方便。

首先一樣透過 ARRAYFORMULA() 引用標題列，但這裡引用的是 Data: Selected 工作表。

=ARRAYFORMULA('Data: Selected'!$A1:$Z1)

cacaulate-10

接著透過 SORT() 進行排序，這裡排序的方式除了上面提過的已交付順序排序為，也參考自 Kanban 的標語：「停止啟動，聚焦完成」（stop starting start finishing），讓越該先被完成的放上面，包括越後面的階段，同階段則是越早開始的，一路從 deployed at、reviewed at、tested at、developed at、began to develop at、selected at，讓這些已經開始投入心力，客戶開始等待的 issue，越接近完成、時間戳越早發生的排越前面，力求讓 lead time 越短越好。

而 refined at 和 created at 這類還沒則反過來，越晚發生的排越前面，因為越新的資訊重要性通常越高，越舊的 issue 通常也不急於一時，所以就往後排。

SORT() 函式中的數字代表是指定範圍中的第幾個欄位，TRUE 為遞增，FASLE 為遞減。

=SORT('Data: Selected'!A2:P, 12, TRUE, 11, TRUE, 10, TRUE, 9, TRUE, 8, TRUE, 7, TRUE, 6, FALSE, 5, FALSE)

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	1	12	13
Key	Summary	Status	Story point estimate	Created	refined at	selected at	began to develop at	developed at	tested at	reviewed at	deployed at	Updated

![cacaulate-11.png](https://prod-files-secure.s3.us-west-2.amazonaws.com/f2af1f08-

但這時候會發現 refined at 順序並不如預期，照理說有數值的列應該會比空白還更前面，但這裡卻是先空白再來是數值。

cacaulate-12

這就是一個小細節了，眼睛看到的空白，對於 Google Sheet 來說不一定等於空白，如果讀者這時候透過 ISBLANK(cell) 指向儲存格，會發現回傳的數值是 FALSE ！這是為什麼呢？

其實那些看似空白的儲存格，實為是空字串，而空字串就不是空白儲存格（empty cell），對於 ISBLANK() 來說，在儲存格中放了空字串，還是有放東西，那就不是空的（empty）。顯示沒東西和是否為空是兩回事。這就是與 "" 的差異。空白儲存格在型別上也會被判定是 Number，而空字串則是 Text。

![cacaulate-13.png](https://prod-files-secure.s3.us-west-2.amazonaws.com/f2af1f08-

所以為了解決排序的問題，這邊筆者先採取一個簡單暴力的做法——另外建立一個工作表 Data: Trim ，透過下列公式去清理空字串。也就再透過 ARRAYFORMULA() 函式引用時，會檢查每一個值是否為空字串，是空字串則返回空值，若不是則返回原值）

=ARRAYFORMULA( IF('Data: Raw'!A:Z="", , 'Data: Raw'!A:Z) )

![cacaulate-14.png](https://prod-files-secure.s3.us-west-2.amazonaws.com/f2af1f08-

並且將 Data: Selected 中參照的工作表從 Data: Raw 改成 Data: Trim 。

cacaulate-15

這時候回到 Data: Computed 就會發現按照預期的方式排序了。這樣做的好處也是預防未來邊寫公式時，再度踩到空值與空字串難以識別的坑。

cacaulate-16

另外針對各資料型別透過 SORT() 函式排序，筆者也做了點實驗去求解，如圖。排序大致是：

Number / 數字
Text (Empty) / 空字串
Text / 字串
Boolean / 布林值
Other / 圖片或其他元素
Error / 錯誤型別
Number (Empty) / 空值

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排序解決，往下進行。

剛剛在建立計算指標要參照的資料時，或許覺察力敏銳的讀者可能已經發現筆者刻意將 (A) 欄空下，這邊的確是有所圖的。筆者建議這邊放上排序順序的編號，並且可以按照其狀態上色。這樣做的考量是因為預期 Data: Computed 會是一個欄位超級多、寬度廣闊的工作表，看久了會不知道這一列是哪一個 PBI，所以需要凍結前幾欄去示意，這邊選擇的是順序編號、issue 編號與標題。

這裡使用的是 COUNTA(range) ，用計算個數的方式來取得順序編號。搭配鎖定字元 $ ，就可以得知從 $B$2 到某列的順序編號。 IF() 則是讓 (A) 欄只會在 (B) 欄有值時去取得順序編號。