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DAY 6
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自我挑戰組

簽章戰略!從需求到上線,PM 也懂的電子簽章技術與專案實戰系列 第 6

Let’s 搞懂簽署流程!從文件上傳到簽署完成

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生硬的技術和知識終於啃完了,今天就讓我們回到人間 (?),直接進入實戰世界。

現在,想像你是負責一個重要案子的業務,你要親手發送一份重要的合作備忘錄 (MOU),並跟著這份文件,走完它從草稿到變成具備法律效力文件的完整旅程。


建立文件

第一步:上傳文件與設定

首先,你需要從電腦選擇這份 MOU 的 PDF 檔,並上傳到電子簽章系統。接著,就像寄信要寫收件人一樣,我們需要設定:

  • 誰要簽:指定簽屬人的 Email 或手機。
  • 簽署順序:設定簽署先後順序,看是要依序簽還是同時簽。
  • 簽在哪:用滑鼠進行拖拉,在文件上放置簽名欄、文字欄等等欄位。

在你上傳文件那一刻起,系統就在背景為這份文件進行 Day 4 學到的雜湊 (Hash) 來產生它獨一無二的雜湊值。而這步驟,也是為文件的不可竄改性立下基礎。

發送簽署邀請

第二步:按下發送,或將簽署網址寄送給客戶

當設定完成、確認完畢後,你按下發送按鈕,或是複製簽署文件的網址,附在 Email 中,安全的寄送給客戶。

所有在網路上的傳輸,都應該透過 HTTPS (超文字安全傳輸通訊協定) 來進行。以確保文件在傳送過程中不會被竊聽或攔截。

客戶簽署

第三步:簽署方進行簽署

當客戶收到通知或信件,點開連結,經過身份驗證,看到了文件內容,並在簽名框內簽下他的名字。當他按下完成簽署時,我們前幾天所學到的東西,就都開始動起來了。

  • 系統會利用簽署者獨一無二的私鑰 (Private Key) 去加密這份文件的雜湊值,形成數位簽章 (Digital Signature)。
  • 這個數位簽章 (Digital Signature) 會連同簽署人的數位憑證 (Digital Certificate) 一起附到這份 PDF 文件上。

可以看到之前 Day 4 和 Day 5 介紹的核心技術在此結合,賦予這份有力的文件法律效力。

文件完成與歸檔

第四步:簽署完成與安全歸檔

簽署完成後,由客戶或系統通知包含你在內的關係人已將文件簽署完畢。此時,你可以馬上進入系統,下載一份已簽署完成並具備法律效力的 MOU 文件。

這份完成的文件,他不只是一份有簽名的 PDF。而是包含了數位簽章 (Digital Signature),已及詳細記錄了所有稽核軌跡 (Audit Trail) 的檔案。關於稽核軌跡,我們會在後面提到。


到這邊,你了解到如何利用數位簽章將一份簡單的 PDF 變成一份具有法律效力、安全可靠的數位合約。明天,我們來將第一週做個總回顧,準備迎接第二週的技術實務與整合吧!


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