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2025 iThome 鐵人賽

DAY 13
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Odoo

顧問視角下的 Odoo 導入 30 天挑戰:從產業研究到專案落地系列 第 13

Day 13:銷售訂單的下一站 → 採購訂單(實戰演練:婚顧工作室)- 設定

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🎯 引言

昨天我們在 LongLove 婚顧,看見「銷售訂單」如何讓公司全面啟動。但真實世界不是所有東西都能自己準備好,像新郎西服、花材這些東西,就得靠供應商。

在 Odoo 裡,只要產品主檔設定好,銷售訂單一確認,系統就會自動產生「採購單」,發給合作廠商。這代表婚顧顧問不用再逐一打電話追單,流程會自己跑。

💡 顧問碎碎念

「產品主檔都設好了,但別以為這樣就萬事 OK。系統幫你自動產生採購單很快樂,可是如果 SOP 沒訂好,最後就會變成——採購單自己冒出來一堆,卻沒人敢按『確認』。

顧問要提醒公司:什麼時候才要真的下單? 是簽約後?還是要先收訂金?

還有,誰有權限跟供應商說『Go!』?

不然自動化就會從幫手變成麻煩製造機 🙃」


⚙ 採購、庫存模組設定(操作 / 教學區)

進入模組

  • 採購模組 → 設定

    https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20250902/20178295bONJI0bNa9.png

  1. ✅收貨提醒
    • 功能:自動提醒供應商交貨日期。
    • 婚顧案例:確保西服店在婚期前交貨,避免延遲。
  2. ✅三方匹配
    • 功能:確保只有在收到供應商發票 實際收貨後,才會支付款項。
    • 婚顧案例:避免「錢先付出去了,西服還沒到」。
  3. ✅計量單位及包裝單位
    • 功能:允許不同計量單位下單 & 收貨。
    • 婚顧案例:婚禮小物(喜糖盒 200 個) vs 供應商以「箱」出貨,這功能能自動換算。
  4. ✅直運
    • 婚禮花材:這種東西保存期限短,公司也不想囤貨。
    • 產品主檔 → 設定「直運 (Dropshipping)」。
    • SO 確認後 → 系統不會先進公司庫存,而是自動幫你下採購 → 供應商直接送到指定地點(婚禮場地)。

⚖ 視需求決定

  1. 採購訂單審批
    • 功能:金額超過某門檻時要經過主管批准。
    • 婚顧案例:若公司規模小,可能不需要,但若是「高價婚紗」「大型場地」採購,建議開。
  2. 鎖定確認訂單
    • 功能:防止確認後再亂改。
    • 婚顧案例:避免婚期接近時,員工偷偷修改訂單,導致供應商混亂。
  3. 變體 / 產品變體
    • 功能:不同尺寸 / 款式(例:婚紗 A 款白色、同款粉色)。
    • 婚顧案例:如果婚紗店提供同款不同色或尺寸 → 開。

  • 庫存模組 → 設定

    https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20250902/20178295bopc9NHQ6S.png

  1. ✅顯示要點算得數量 (顯示剩餘數量)
    • 功能:直接在庫存操作中看到剩餘數量。
    • 婚顧案例:避免「婚紗還有沒有?」的盲點。
  2. ✅入庫報表 (Reception Report)
    • 功能:檢視/分配收到的數量。
    • 婚顧案例:供應商送來花材或西服,可以對照採購單確認數量是否正確。

⚖ 視需求決定

  1. 包裝 (Packages)
    • 功能:把多個產品放入一個包裝。
    • 婚顧案例:若喜糖盒一次要 200 個,可以用「包裝」快速處理;若主要是婚紗/西服,不一定需要。
  2. 批次 / 波次 / 群集轉移 (Batch / Wave / Cluster Picking)
    • 功能:倉庫大量出貨時,把多個訂單一起處理。
    • 婚顧案例:婚顧案子多時才有意義,平常小單量可以先不用。
  3. 品質 (Quality)
    • 功能:建立質檢檢查點。
    • 婚顧案例:如果婚紗需要檢查瑕疵/花材品質,可以開,但婚顧公司通常不會做這麼細。

關鍵設定項目

  • 供應商清單 (Vendors):把合作廠商資料先建好(名稱、Email、付款條件)。
    聯絡人模組當中會包含→客戶、供應商、員工資料
    這邊習慣用標籤處理一下分類

    https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20250902/201782958UGq5GylGt.png

    https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20250902/20178295coFa8eVlsy.png

  • 詢價單 → 採購單流程

  • 是否要人工核准才轉成 PO?

  • 還是 SO 確認就直接建立 PO?

  • 自動化設定:決定哪些商品走 MTO(按單採購),哪些走安全庫存(Reordering Rule)。

  1. 婚顧案例-新郎西服(示範設定)

    • 我們將庫存分頁當中的路線→直運(解釋:貨品不經過公司庫存)打勾

      https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20250902/20178295AG4wq95gfa.png

    • 新郎西服 → 設定供應商:合作西服店。

      https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20250902/20178295TWvM8qQZC6.png

    • SO 確認後 → 系統自動產生採購單,寄給西服店。

      https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20250902/201782959tKEHdpTT5.png

  2. 婚顧案例-新娘婚紗(示範設定)

    • 豪華婚紗 - 白紗 A 款 → 設定為「庫存商品 (Storable Product)」,並開啟「追蹤庫存」。

    • SO 確認後 → 系統自動檢查庫存檔期。

      • 若庫存足夠 → 自動預留檔期,避免撞單。

        https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20250902/20178295FZnb1ARNoT.png

      • 若庫存不足 → 示警功能,提示你沒有庫存無法交貨!

        https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20250902/20178295tVjQk05Qin.png

    • 婚期(交貨日期)會寫入交貨單 (Delivery Order),讓顧問在專案排程時可以看到服裝交付的準確時間。

      https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20250902/20178295Sc7Er6kAiE.png

Ruby 碎碎念:

原本信誓旦旦的覺得@30天發文而已,輕鬆啦!
結果更新到第13天就超想死的,每天幾乎在壓秒的線上
突然覺得很佩服所有曾經完賽過得選手們 🥲
齁,我不管是不是情勒,我需要讀到這的你留個言加油或按個讚!
來點互動人家才想繼續下去!/images/emoticon/emoticon46.gif

🔮 明日預告

「下一步,我們就要看供應商送貨後,如何在 Odoo 裡串到庫存交貨單,讓整個婚禮小物與服裝能準時到位,以及剩下的一些專案代辦事項!」


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