This article introduces common English terms and useful phrases for writing professional emails.

Salutation / 稱呼

To whom it may concern

信件開頭，意思是「致相關人士」、「敬啟者」。

主要用在你不知道收件人是誰的正式信件中（例如：推薦信、求職信、投訴信），或是寫給公司、機構。

Dear Sir/Madam

信件開頭，不知道對方姓名時使用。

Hi/Hello + name

較輕鬆且不正式，適合用在與熟人、朋友等信件當中。

Dear 比較正式點。

Mr. 先生

Mister 的簡稱，通常使用在男性，無論已婚、未婚皆可使用。

Mrs./Ms./Miss

• Mrs. 為 Mistress 的簡稱，用在已婚的女性上。
• Ms. 用在未知對方婚姻狀態時，或是對方並不喜歡被提及她的婚姻狀態。
• Miss 則使用在未婚女性。

Opening lines / 開場白

I hope this email finds you well.

電子郵件問候語，希望你能順利收到這封信。

I hope all is well with you.

電子郵件問候語，希望你一切都好。

As discussed, ...

如先前討論的...

範例：

As discussed, we will proceed with the testing phase starting next Monday.

如同我們之前討論的，我們將從下週一開始進入測試階段。

I wanted to follow up on...

適合用來確認和更新之前討論過的事。

範例：

I wanted to follow up on the proposal I sent last week to see if you had a chance to review it.

我想跟進一下我上週寄出的提案，想知道您是否已經有機會審閱。

I’d love to connect regarding...

我很樂意針對...與您聯繫。

範例：

I’d love to connect regarding potential collaboration opportunities between our companies.

我很希望能就我們公司之間潛在的合作機會與您交流。

I’m reaching out with a genuine interest in...

我帶著對...的真誠興趣來聯繫您。

範例：

I’m reaching out with a genuine interest in joining your research team on AI development.

我是真誠地希望能加入您在人工智慧開發方面的研究團隊，因此特地來聯繫您。

Body / 正文

First of all, ...

首先...，用來條列內容，通常後面還會有 Secondly... / Finally... 來做條列。

範例：

First of all, I would like to thank you for taking the time to meet with us yesterday.

首先，我要感謝您昨天撥空與我們會面。

for your information (FYI)

意思是提供資訊給你，提供對於對方有價值的資訊。

範例：

For your information, the meeting has been rescheduled to 3 p.m. tomorrow.

提供您參考，會議已改期至明天下午三點。

for your reference (FYR)

也是提供資訊，只是提供的資料相對來說是比較偏輔助、非必要、可選擇採用的參考資料。

範例：

For your reference, I have attached last year’s financial report.

供您參考，我已附上去年的財務報告。

Attached is...

隨信附上...，句子主語是附件本身。

範例：

Attached is the meeting agenda for tomorrow.

隨信附上明天會議的議程。

I've attached...

隨信附上...，句子主語是「我」，強調「我已附上」。

範例：

I’ve attached the user manual in PDF format.

我已附上 PDF 格式的使用手冊。

Closing lines / 結尾、結論語句

I look forward to hearing from you.

期待您的回覆。

I'll keep you updated.

我會與你保持聯絡。

Please let me know if you need any further information.

若您需要任何進一步的資訊，請告訴我。

Please get back to me as soon as possible.

請盡快回覆我。情況較緊急的時候用。

Sign-off / 結尾祝頌語

Best regards

謹上問候。

Sincerely

誠摯地、真誠地。

Yours faithfully

謹致敬意。

可用在你不知道收件人是誰的正式信件中（例如：推薦信、求職信、投訴信），或是寫給公司、機構。

Others / 其他

Forward(Fwd/Fw)

表示「轉寄」。

Carbon copy(CC)

表示「副本」。

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