今日主題

今日先回頭寫n8n，剛好今天手上研究案，需要重複寄送給中獎者，於是回頭把之前預設的流程實際執行一次。如果沒問題，一個工作流可同時適用不同專案，只要名單更新 = 大量完成 Gmail 草稿。

原以為流程夠簡單，不會有什麼雷坑，但還是踩到了XD，並紀錄在最後「遇到的挑戰」，提醒自己可以優化的地方，以及果然雷坑都在最小的細節裡。

為什麼想做

• 遇到大量寄信時，不要人工作業，希望把「原始名單」到「信件寄出」都不用假我手
• 但正式寄出去如果錯了就悲劇，所以流程是設定為「原始名單」到「自動寫好草稿」
• 草稿要包括所有欄位都已完成：收件者、標題、內容，甚至夾帶檔案，寄出前人類是最後驗收的甲方
• 以後遇大量 Email，有現成模板直接使用，不用每次刻一個

怎麼做

流程目標：當 google Sheet 有名單更新時，自動寫好一封完整草稿信
使用工具：

• Google Sheets
• n8n

基本流程

• Google Sheets Trigger

  • 設定為 anyUpdate = 只要試算表有更新 = 自動啟動 Workflow
  • 今天工作例子是 20 筆資料。

• Edit Fields

  • Google Sheets 拉出來需要的欄位資料整理成想要的格式
  • 例如欄位改名、抽出需要的資訊
  • 處理完之後一樣還是 20 筆
  • 有這步資料輸出到下一個節點會相對單純一點，但若是沒設定，另一個方式應該也可直接在 system message 設定好抓取欄位

• AI Agent

  • OpenAI Chat Model，讓每一筆資料經過處理 = 產生信件內容
  • 這步大概就最重要步驟，Google Sheets 只是資料，但「草稿文字」需要 Agent

• Create a draft in Gmail

  • 不是直接設定在 Agent 之後的節點，是直接設定 Agent Tool

成果驗收

• 預期完成度：99% (1% 差在重複尚須排除)
• 正確率：100%
• 20封信件：抓取資料到完成草稿 2m 23.261s
  

今日總結

我做了什麼

• 設定工作流
• 準備一份之後都可重複使用的 google Sheet

工具幫我最多的地方

• n8n 前：如果需要帶“變數”，是設定好欄位，字串組合形成完整的內容，最後 copy and paste 到信件寄出。
• n8n後：
  • 工作流：最明顯的就是不用再copy and paste = 草稿一次性完成
  • 其次：現在第一封信件內容也不是自己寫
  • 加乘後：可以兩分半完成
  • 最後，是心理上：盯著介面看到草稿刷一排出現，說不出的療癒XD
    

遇到的挑戰

• AI Agent System message 穩定性：
  • 狀況：在 System message 提供我需要的內容風格或需求後，品質都不差，但如果只是想輕度優化，直接在System message 補充，下一版反而改掉了原本覺得不錯的文案或格式。
  • 解法：第一版信件微調後，在 System message 指定內容後，比起補充說明來的穩定
• AI Agent 重複呼叫：
  • 狀況：只有 20 items 輸入 → 草稿超過20封，有部分信件重複寫，且每次重複數不等
  • 原因： GPT 是解釋 AI Agent 在節點內啟用 Create a draft in Gmail tool，會自己決定何時、重複幾次呼叫工具。結果就是：一筆輸入，有時被 Agent 視為需要多次執行工具（或重試），典型「Agent fan-out」。
    • Agent fan-out：Agent 不是單純地把輸入轉輸出，是 「思考 → 呼叫工具 → 再思考 → 再呼叫工具」。每一次呼叫工具，都會產生一個新item。所以如果 Agent 決定多試幾次，或同一筆資料重複觸發工具，會導致輸出 item 比輸入 item 還多。
  • GPT給我的解法：拆分節點
    • 寄信用「獨立 Gmail 節點」，不要透過 Agent
    • 在 Gmail 前加一個 Item Lists → Remove Duplicates（或 Merge 節點的 Remove Duplicates），key 選「信箱」。
  • 我自己選的解法：不想增加節點複雜度，改用關鍵字在 system message 說明，這次版本多補上一句：

工作流程：以「信箱」作為唯一鍵。每個信箱在本次 workflow 執行期間，只能建立一次草稿。

• 結果是：沒成功XD 重複數量雖然變少了，只有重複一封信，但這次因為只有20封，相對人工好處理，但若是上百封，解法顯然就是失敗的，所以打蓋就是真的要設定節點排除重複，比較科學(吧?

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