承上篇，如果說無紙化是理想，那麼微軟系統的網路芳鄰以及現在流行的雲端硬碟，就是無紙化實施相當有利的辦公室應用連結，也是降低使用USB拔來拔去，一來分享檔案來共同作業，二來還可以遠距來進行討論，如果再搭配個視訊，例如LINE以及Windows Teams、Google Meet，要不要出現在公司辦公，其實也是看公司規定，後疫情時代所建構的雲端遠距辦公模式，已成為風潮，但唯一就要看個人的網路頻寬是不是夠力。

但雲端硬碟是需要定期備份和清理，以騰出空間來讓雲端辦公模式能夠順暢，但光這定期備份和清理，很多人是覺得麻煩，不如順應雲端硬碟廠商所提出的購買方案，講實在確實也不貴，如果你的辦公室討論是海量檔案在進行，是個懶人模式的方法，但未備份或未整理的情況下，找尋所需的檔案就需要彼此有默契，或者花更多時間去找尋。

電子檔案管理與調閱成為公司部門相當重要的一環，多數的文件是可以依循及參考格式，不需要重新構思與設計，乃至於收銀櫃台的逐日營收資料，只要有建構好，之前前面篇章所寫的問題，多數是可以解決，以避免在業務上的衝突，放假的交辦流程也能順利進行，但前提是要有一個專人在處理，以及教所有同事怎麼統一檔案編排，但這還是最基礎的建置，後續會依照不同類型來說明。