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DAY 12
1
IT 管理

小店IT管理神話與現實系列 第 12

Day12 辦公室的無紙化的難處與方便性(一)

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辦公室無紙化喊了多年,但在申請和核銷程序時,卻要求以全紙本繳交,反而增加紙的使用量,原因無他,為了審查方便,一方面也為了會計單位審查每一筆金額是否有虛報,然後每一筆的發票或收據的憑證,都是需要蓋章,但其實使用電子簽章已行之有年,並不需要印出再蓋章,也不必親臨現場,目前電子簽章只限於重要性較低,以及非交易行為,無紙化是有限定的範圍,無法全面實施,在於人性的考驗。
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另一點,在收銀機方面,在電子支付出現後,確實減少了紙的使用,但電子支付還需要一段時間的推行,最常使用的信用卡付費,專用印刷紙是消耗最多的,無論有沒有要做為報帳用,領取一張付款授信收據,心裡也會較踏實些,也可作為退換貨的依據。原本最消耗紙的發票,因為雲端發票的推廣,發票專用紙有在緩緩下降中,但要領獎時,卻還要印出實體發票才能兌獎,還是沒省到紙。
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寄領貨物,每個企業的規範不同,比較新的方式是電子感應簽名,電子掃碼降低很多要簽紙本領據,客戶若需要詳細資料,只要往貨箱上的QR CODE一掃,手機便會顯示。在這必須要說明,無紙化並非完全不用到一張紙,只是減少紙的使用,以便於作為手機接收的端點。
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