自動化不是花錢，是投資

你花在行政、學員管理和行銷上的時間值多少錢？
如果這些工作能透過 AI 與自動化系統完成，你知道你的投資回報會是多少嗎？

很多小型企業或自由職業者面臨相同問題：報名確認、付款追蹤、課程提醒、回饋問卷，幾乎每天都要花費大量時間。這些「隱形成本」長期累積下來，可能比你想像的還高。

今天，我們將用ROI（投資回報率）思維來量化自動化與 AI 的價值，幫助你決定哪些流程值得優先開發。

表1：行政作業 vs 自動化流程時間比較

說明：

• 人工處理：每個流程都需要手動確認與追蹤，耗時長且容易出錯
• 自動化處理：透過 n8n + LINE Bot + Google Sheet，流程自動化，節省大量時間

核心概念：什麼是 ROI？

ROI，全名 Return on Investment（投資回報率），是衡量一項投資效益的基本指標。

公式如下：

ROI (%) = (投資淨利潤/ 投資總成本) x 100% 

• 收益：自動化或 AI 節省的人工成本、提升效率帶來的額外收益
• 投資成本：系統開發成本、工具費用、維護成本

小提醒：
ROI 不只看金額，也可計算「節省時間」與「降低錯誤率」的價值。
對教育與運動領域而言，時間與體驗往往比金錢更重要。

┌──────────────┐
│   投資成本    │
│ (系統開發/工具)│
└───────┬──────┘
        │
        ▼
┌──────────────┐
│ 自動化流程    │
│ (報名、付款、 │
│ 課程提醒、回饋)│
└───────┬──────┘
        │
        ▼
┌──────────────┐
│      收益     │
│  節省人工成本 │
│  提升效率/體驗│
└──────────────┘

公式：
ROI = (收益 - 投資成本) ÷ 投資成本 × 100%

說明：
- 投資成本：系統開發、工具、維護
- 自動化流程：實際執行後產生效益
- 收益：節省的人力、時間與提升體驗的價值

圖1：範例流程框架

案例示範：潛水課程自動化 ROI 計算

假設一位潛水教練每月需要人工處理以下流程：

1. 報名確認
2. 付款追蹤
3. 課前提醒
4. 課後回饋

這些流程總共約需40 小時/月，每小時人工成本NT$300，每月成本約NT$12,000。

自動化解法

使用 n8n 串接 Google Sheet、LINE Bot、金流 Webhook，這些流程可以自動完成。

• 系統開發成本：NT$20,000

• 預估節省人工成本：NT$12,000/月

• 套入 ROI 公式計算 6 個月投資回報率：

ROI = (收益總額 - 投資成本) ÷ 投資成本 × 100%  
= (72,000 - 20,000) ÷ 20,000 × 100%  
= 52,000 ÷ 20,000 × 100%  
= 260%

分析結果：6 個月即可回本，之後完全節省人工成本。

表2：人工 vs 自動化成本對照表

說明：

• 人工耗時：教練或行政每月手動完成流程所需時間
• 人工成本：每小時 NT$300 計算
• 自動化耗時：流程透過 n8n + LINE Bot + Google Sheet 自動執行所需時間
• 自動化成本：一次性系統開發成本 NT$20,000，後續幾乎不需額外成本

小教學：快速估算 ROI 的步驟

你也可以自己算出自動化流程的 ROI，只要 5 個步驟：

步驟 1：列出所有流程人工成本

• 報名確認、付款追蹤、課前提醒、課後回饋
• 使用 Google Sheet 或 Excel 列出每個流程所需時間與單價

步驟 2：估算系統開發與維護成本

• n8n 自動化流程開發
• AI 資料檢核與訊息自動化
• 包含維護成本與可能的工具費

步驟 3：計算節省時間帶來的價值

節省時間 x 每小時成本 = 預估收益

步驟 4：套入 ROI 公式

ROI = (收益 - 投資成本) ÷ 投資成本 × 100%

步驟 5：優先排序

• ROI 高的流程優先開發
• ROI 低的可延後

步驟 1：列出人工成本
┌─────────────────────────┐
│ 流程項目   │ 時間(小時) │ 單價(NT$) │
│------------│------------│-----------│
│ 報名確認   │ 10         │ 300       │
│ 付款追蹤   │ 8          │ 300       │
│ 課前提醒   │ 6          │ 300       │
│ 課後回饋   │ 5          │ 300       │
└─────────────────────────┘
                 │
                 ▼
步驟 2：估算系統開發成本
┌─────────────────────┐
│ 系統開發成本：NT$20,000 │
│ 維護/工具費用：NT$0    │
└─────────────────────┘
                 │
                 ▼
步驟 3：計算節省時間帶來的收益
節省時間 x 每小時成本 = 預估收益
                 │
                 ▼
步驟 4：套入 ROI 公式
ROI = (收益 - 投資成本) ÷ 投資成本 × 100%
                 │
                 ▼
步驟 5：優先排序
ROI 高 → 優先自動化
ROI 低 → 延後

圖2：ROI 計算流程圖

練習/小遊戲：自己算一算 ROI

任務：

1. 選一個你目前繁瑣的行政或行銷流程
2. 列出所需時間與人工成本
3. 預估自動化或 AI 系統開發成本
4. 套入 ROI 公式計算投資回報

小挑戰：

• 用 Google Sheet 建立簡單表格
• 標記 ROI 高於 100% 的流程
• 思考優先實作哪些流程

Step 1：選流程
┌─────────────┐
│ 流程名稱     │
│ 1. 報名確認  │
│ 2. 付款追蹤  │
│ 3. 課前提醒  │
│ 4. 課後回饋  │
└─────────────┘

Step 2：列人工成本
┌───────────────┐
│ 流程項目 │ 時間(小時) │ 人工成本(NT$) │ ROI(%) │
│----------│------------│---------------│--------│
│ 報名確認 │ 10         │ 3,000         │ 200    │  高ROI
│ 付款追蹤 │ 8          │ 2,400         │ 180    │  高ROI
│ 課前提醒 │ 6          │ 1,800         │ 90     │
│ 課後回饋 │ 5          │ 1,500         │ 70     │
└───────────────┘

Step 3：套入 ROI 公式
ROI = (收益 - 投資成本) ÷ 投資成本 × 100%

Step 4：優先排序
- ROI 高於 100% → 優先自動化
- ROI 低於 100% → 延後實作


說明：

- 表示 ROI 高於 100%，代表優先開發

- 可用 Google Sheet 或 Excel 將此表格建置成互動版

- 透過這個小遊戲，讀者可以快速找出最值得自動化的流程

圖3：示意圖

商業思維拓展：ROI 不只看錢

ROI 除了金錢，也能反映以下價值：

• 時間自由：教練可專注教學，提升學員體驗
• 錯誤減少：避免遺漏報名、少收款或重複通知
• 資料資產化：累積學員資料，為行銷與課程優化提供依據

小技巧
用 ROI 做流程優先級排序，把資源用在最有效的地方

延伸思考：AI 與自動化的長期價值

• ROI 高的流程，不只是節省時間，也能產生長期效益
• 自動化建立完整資料流，方便日後分析與決策
• AI 可以自動檢核資料、生成提醒訊息、精準分群
• 這些功能提升整體流程效率，最終創造更高商業價值

          ┌─────────────┐
          │ 學員報名入口 │
          │ (LINE / Form) │
          └─────┬───────┘
                │
                ▼
        ┌──────────────┐
        │ 自動化流程樞紐 │  <── n8n
        │ - 資料整理     │
        │ - 金流更新     │
        │ - 課程提醒     │
        │ - 回饋問卷     │
        └─────┬────────┘
              │
  ┌───────────┴───────────┐
  ▼                       ▼
┌─────────────┐       ┌─────────────┐
│ AI 資料檢核 │       │ AI 訊息生成 │
│ - 驗證資料 │       │ - 課前提醒 │
│ - 自動分類 │       │ - 精準分群 │
└─────────────┘       └─────────────┘
              │
              ▼
       ┌─────────────┐
       │  CRM / 報表 │
       │ - 學員資料  │
       │ - KPI 分析  │
       │ - 行銷策略  │
       └─────────────┘

說明：
- 投資自動化流程 + AI 不僅節省人工時間
- 累積資料可做長期分析與行銷策略
- 流程效率提升 → 商業價值增長

圖4：AI + 自動化 CRM 系統架構圖

小結

自動化與 AI 不只是花錢，而是能用 ROI 思維量化的投資。

• 節省時間 → 提升效率 → 改善體驗 → 創造價值

【我的小murmur】
明天預告：Day 23 我們將進入「數據驅使的決策案例」，
實際用數據看出哪些流程值得投資，如何用 AI 協助決策。

開始今天的小練習，把你的流程列出來，套入 ROI 計算公式，發現最值得自動化的流程。

【秘密小樹洞】
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